Warum ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, dein Prozessmanagement zu überdenken?
Knock, knock! Die Wiedereröffnung steht vor der Tür: endlich. Am liebsten würdest du deine Pforten vor lauter Vorfreude gleich mit vollem Elan aufreißen. Doch halt! Da sind noch einige Dinge, die erledigt werden sollten, bevor der erste Gast die Türschwelle überschreitet. Mitarbeiter müssen bezüglich aktueller Sicherheitsauflagen geschult, Reinigungs- und Hygienemaßnahmen wieder aufgenommen, ein Konzept für die Kontrolle von Corona-Tests aufgesetzt werden. Und da waren doch auch noch diverse Umstrukturierungen, die du gerne vor der Wiedereröffnung im Team- und Prozessmanagement vorgenommen hättest. Ja, ob du es glaubst oder nicht, nun ist der ideale Zeitpunkt, um verstaubte Prozesse in deinem Hotel nochmals zu überdenken und in neuem Glanz in die bevorstehende Zeit zu schreiten.
Voller Tatendrang greifst du dir also deine papier-schwangeren Ordner, unter deren Last die alten Regalböden ächzen und knarren, bist schon im Begriff, die schweren Trümmer weiter mit Material zu füttern. Du fährst PC und Drucker hoch, E-Mails müssen versandt, Checklisten ausgedruckt werden. Langsam weicht der anfängliche Schwung einer bedrückenden Ermüdung. Du merkst, wie viel Aufwand hinter deinem ambitionierten Vorhaben steckt und fragst dich: Geht das nicht klüger, effizienter, einfacher, kompakter, nachhaltiger? Ja, mein lieber Freund, es geht. Hierfür gibt es eine digitale Hotel-Operations-Plattform mit dem einprägsamen Namen hotelkit.
Die optimale Hotel-Operations-Plattform für deine Wiedereröffnung
Durch die Digitalisierung der täglichen Abläufe können die Herausforderungen in deinem Hotel einfacher und schneller bewältigt werden. Zudem erfährt die Kommunikation innerhalb deines Teams eine wesentliche Optimierung: Das sorgt nicht nur für effiziente Prozesse, sondern stärkt auch den Zusammenhalt unter deinen Mitarbeitern. Alle notwendigen Informationen, neuen Maßnahmen, Erklärungen und wiederkehrende Aufgaben können einmal in hotelkit hinterlegt und dann für das ganze Team via Smartphone, Tablet oder PC transparent zugänglich gemacht werden. Die Zettelwirtschaft ist damit Geschichte. An ihre Stelle tritt transparente, papierlose Kommunikation. “Klingt schön, das kann mir aber jeder erzählen”, denkst du dir jetzt vielleicht. Wir wollen dir aber keinen Bären aufbinden, deshalb hier Näheres zu den essentiellen Tools für deinen Arbeitsalltag:
Alle notwendigen Informationen, neuen Maßnahmen, Erklärungen und wiederkehrende Aufgaben können einmal in hotelkit hinterlegt und dann für das ganze Team über jedes Endgerät zugänglich gemacht werden.
Zielgerichtete Kommunikation – Übergaben und News
Die Kommunikation innerhalb des Hotels oder eines Gastronomiebetriebs gleicht ja oftmals einem Hürdenlauf. Bis eine Information von A nach B gelangt, müssen viele Hindernisse überwunden werden und nicht selten heißt es am Ende: “Die E-Mail habe ich übersehen”, “Mein Handy hatte keinen Akku mehr” oder “Der Zettel war nicht mehr da”. Und ja, Hürdenläufe sind eine spannende Angelegenheit – in der Leichtathletik. hotelkit sorgt für transparente Kommunikation, so dass die Informationen auch verlässlich am Ziel angelangen und die Aufgaben erledigt werden. Statt verschiedenste Informationskanäle wie WhatsApp, Notizzetteln oder E-Mails zu nutzen, kannst du alles in einem einzigen Tool bündeln und deine Mitarbeiter mit Übergaben und News auf dem Laufenden halten. Wichtige Informationen gehen so nicht verloren und sind jederzeit nachvollziehbar. Informiere dein Team rasch über neu eingeführte Maßnahmen, erstelle Checklisten und füge Videos oder Bilder hinzu. Du hast zudem die Übersicht, wie viele Mitarbeiter und wer die Übergabe oder News in hotelkit schon gelesen hat. Das Ergebnis: Optimierte Kommunikation, die alle Hindernisse überwindet, und das ohne adonische Waden.
Mit Übergaben und News kannst du dein Team stets bequem über ein Tool am Laufenden halten. Somit geht nichts verloren und E-Mails, Notizzettel oder andere Kommunikationsmedien gehören in deinem Hotelalltag der Vergangenheit an.
Optimiertes Service – Aufgaben, Checklisten und Reparaturen
Und check! Jeder liebt es Dinge abzuhaken, vor allem solche, die einfach erledigt werden müssen. Nicht umsonst haben wir uns stolz “Get sh*t done” auf die Fahnen geschrieben, denn genau dabei wollen wir dir helfen. Doch wie sieht das im Detail aus? Templates für Aufgabenstellungen, die ich meinen Mitarbeitern anschließend per Mail zukommen lassen kann? Druckvorlagen für Checklisten aller Art, um die ohnehin bereits vollen Ordner weiter zu mästen? Eben genau so nicht.
Falls du bereits graue Haare haben solltest, nicht so schlimm: Die sehen bei George Clooney auch fantastisch aus. Falls nicht, lass es nicht soweit kommen und nutze das Aufgaben-Tool in hotelkit. Auf diesem Weg kannst du ToDos direkt an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen übermitteln und deren Fortschritt mitverfolgen. So bleibst du stets im Bilde und sorgst dafür, dass alles verlässlich erledigt wird. Das sorgt auf der einen Seite für Arbeitserleichterung, auf der anderen Seite für glückliche Gäste.
Die perfekte Ergänzung zum Aufgaben-Tool: digitale Checklisten für all deine Prozesse. Somit standardisierst du nicht nur alle Abläufe innerhalb deines Hotels, sondern tust auch etwas Gutes für Mutter Erde, indem du Unmengen an Papier sparst. Ein weiterer Benefit: Diese Checklisten sind ideal zur Einschulung neuer Mitarbeiter sowie für standardisierte und sich wiederholende Aufgaben wie die Frühschicht an der Rezeption, HACCP, den Rundgang im Nachtdienst und vieles mehr.
Check! Kombiniert mit Checklisten ist das Aufgaben-Tool das perfekte Werkzeug, um ToDos zielgerichtet zu übermitteln, regelmäßig anfallende Aufgaben zu standardisieren und den Arbeitsfortschritt immer im Auge zu behalten.
Die Wiedereröffnung ist bereits im Gange und du bemerkst, dass der Wasserhahn in Zimmer 343 tropft? Hier wäre unser Reparaturen-Tool das richtige Werkzeug, um zu einer schnellen Lösung zu gelangen. Dieses schlägt dir nicht nur den geeigneten Auftragsempfänger automatisch vor, sondern ermöglicht, den Schaden über Bildanhänge transparent festzuhalten. So wird die Schraube an der richtigen Stelle gedreht und die Ressourcen innerhalb deines Hotels perfekt genutzt.
Dein hoteleigenes Wikipedia – Handbuch
Du bist ein wissbegieriger Mensch und schlägst gerne Fakten in Wikipedia nach? Wenn dir jedoch einmal ein Prozess innerhalb deines Hotels entfallen ist, musst du dich durch Ordner, dick wie ein Baumstamm, kämpfen. “Wäre doch nett, wenn es auch hierfür ein digitales Nachschlagewerk gäbe”, denkst du dir missmutig. Auch hier dürfen wir dir verkünden: So etwas gibt es. Mit dem Handbuch-Tool kuratierst du eine hauseigene Sammlung von SOPs, Tutorials, Fotos, Videos und vielem mehr. So steht deinem Team rund um die Uhr ein kompletter Info-Hub zur Verfügung und das Wissen deines Unternehmens geht nicht verloren.
Du hättest gern ein eigenes Wikipedia für dein Hotel? Das Handbuch-Tool ermöglicht dir, das gesamte Wissen deines Hotels zu sammeln.
Innovation und Team-Spirit – Ideen, Umfragen und Moments
Die Corona-Krise hat nicht unbedingt dafür gesorgt, dass sich die Leute näher gekommen sind. Kurzarbeit und Social Distancing haben funktionierende Teams auseinanderdriften lassen. Höchste Zeit also, um den Team-Spirit zu reaktivieren! hotelkit-Moments bietet deinem Team die Möglichkeit, besondere Momente miteinander zu teilen: ein eigenes internes Social Media also, das deine Mitarbeiter über den beruflichen Kontext hinaus zusammenschweißt.
Du hast es satt, Ideen über Monate hinweg auf unterschiedlichsten Wegen zu diskutieren, bis diese sich letztlich im Sand verlaufen? Über das Ideen-Tool in hotelkit kannst du und jeder andere Mitarbeiter seine Einfälle mit dem gesamten Team diskutieren. Auf diesem Weg entsteht Innovation innerhalb deines Hotels und jeder wird in die Verbesserung des Arbeitsalltags mit eingebunden. Über Umfragen hast du zudem die Möglichkeit, die Meinung deiner Angestellten zu verschiedensten Themen einzuholen. Dies ist nicht nur ein Ausdruck von Wertschätzung gegenüber jedem einzelnen Mitarbeiter, sondern sorgt auch für eine höhere Arbeitsmotivation.
Teile denkwürdige Erlebnisse mit deinen Kollegen über hotelkit-Moments, diskutiere Ideen mit dem ganzen Team mit dem Ideen-Tool oder hole die Meinung aller über eine Umfrage ein.
Housekeeping leicht gemacht – Housekeeping-Tool
Nun, da du erfahren hast, dass es so viel einfacher gehen kann, packt dich wieder die Freude an der Sache. Kurzerhand greifst du einen der schweren Ordner wahllos aus dem Regal und schleuderst ihn in die Mülltonne. Während sich die monumentale Papieransammlung noch im Sinkflug befindet, erhaschst du die Beschriftung der dicken Mappe: Zimmer-Reinigung u. -Desinfektion. Die Erde beginnt leicht zu beben, als der Ordner im Papierkorb detoniert. Verzweifelt raufst du dir die Haare: “Meine Housekeeping-Prozesse, oh nein!”
Sachte, mein Freund, sachte! Auch hierfür gibt es eine digitale Lösung mit dem Namen hotelkit Housekeeping. Dieses benutzerfreundliche Organisationstool sorgt für eine reibungslose Kommunikation zwischen deinem Housekeeping-Team und allen anderen Abteilungen. Wie das geht? Na, ganz einfach. hotelkit Housekeeping ist nahtlos mit deinem PMS verknüpft. Dadurch erhältst du Aktualisierungen des Zimmerstatus in Echtzeit, kannst Priorisierungen von Zimmern vornehmen, Checklisten hinterlegen, externe Nutzer einbinden und vieles mehr! Hat dich die Neugierde gepackt? Erfahre hier noch mehr über hotelkit Housekeeping.
Auf der Suche nach einem benutzerfreundlichen Organisationstool für deine Housekeeping-Prozesse? Dann ist hotelkit Housekeeping das richtige Werkzeug für dich!
Beeindruckt von den vielen hilfreichen Tools von hotelkit?
Über den Autor
Michael Santner
Berichte von verarmten Dichtern während seines Studiums bewogen ihn dazu, seiner Passion an einem festen Arbeitsplatz nachzugehen. Im Marketing von hotelkit kümmert er sich darum, die Ideen seiner Kolleg*innen in spannende Geschichten zu verpacken.
