Infos zum Kunden & Herausforderungen
Zu Living Hotels gehören 17 Hotels in insgesamt acht deutschen sowie österreichischen Städten. Es werden vor allem Long-Stay-Gäste angesprochen, die auch außerhalb ihres Zuhauses in Ruhe leben und arbeiten möchten – in einer Umgebung mit persönlichem Flair, und für alle Bedürfnisse geeignet. Es stehen Serviced Apartments als auch Hotelzimmer zur Wahl, die sowohl für kürzere als auch für ausgedehnte Aufenthalte alle Annehmlichkeiten eines Hotels kombinieren – mit der Behaglichkeit der eigenen vier Wände.
hotelkit erleichtert nicht nur unsere täglichen Routinen in den einzelnen Hotels, sondern ermöglicht es uns auch, häuserübergreifend effizient zu kommunizieren.
Eine besondere Herausforderung stellte die Verbesserung der häuserübergreifenden Kommunikation dar, wobei der individuelle Charakter der einzelnen Living Hotels nicht verändert werden sollte. Nicht nur eine transparente Kommunikation, sondern auch die Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen waren wichtige Aspekte, welche implementiert werden sollten. Beispielsweise sollte der Gäste-Service, aber auch die Ausstattung auf einen einheitlichen Standard gebracht werden.
Implementierungs- & Testphase
Living Hotels gehört zu den ersten Kunden, die hotelkit nicht nur von Anfang an nutzten, sondern auch durch stetiges Feedback aktiv bei der Weiterentwicklung der Multi-Property-Lösung mitwirkten. Das technische Set-Up erfolgte 2012 für alle damals noch 14 Häuser zum gleichen Zeitpunkt, und wurde dann nach und nach auf die jetzt 17 Living Hotels erweitert. Innerhalb von nur 25 Tagen Testphase konnten alle Mitarbeiter geschult werden, alle Betriebe starteten gemeinsam mit der Nutzung von hotelkit.
Ein wichtiger Punkt bei der Implementierung von hotelkit war die Schaffung von mehreren Ebenen: Jedes Hotel sollte intern mit der Software arbeiten können, um tägliche Abläufe und Prozesse effektiver zu gestalten. Gleichzeitig wurde eine Dachebene geschaffen, über welche die unterschiedlichen Hotels miteinander verbunden sind, um das häuserübergreifende Arbeiten problemlos zu ermöglichen.
Auf der Dachebene hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf das zentrale Handbuch von Derag, das von der Zentrale gepflegt wird – Änderungen werden automatisch in die hotelkits aller Häuser synchronisiert. Mitarbeiter können sich über diese Ebene häuserübergreifend austauschen, unter anderem Feedback geben, Fragen stellen oder gemeinsam Ideen diskutieren. Gleichzeitig kann die Zentrale über diese Ebene ganz einfach Informationen zielgruppenspezifisch verteilen, zum Beispiel an alle Mitarbeiter oder an bestimmte Gruppen, so wie die Direktoren aller Hotels. Insgesamt arbeiten innerhalb der Hotelgruppe rund 500 Mitarbeiter mit hotelkit.
Ergebnisse
Das Ziel, die häuserübergreifende Kommunikation zu verbessern und Prozesse zu standardisieren, wurde nicht nur vollends erreicht, sondern in vielen Bereichen sogar übertroffen: Ganz nebenbei stellte sich hotelkit für die Mitarbeiter als viel genutztes soziales Netzwerk heraus. Insgesamt wurden bereits 1.800 Artikel alleine auf der Dachebene erstellt. Somit verfügt die Hotelgruppe inklusive aller Häuser bereits über einen enormen Wissenspool mit insgesamt 9.500 Artikeln. Die Kommunikation funktioniert intern wie auch über mehrere Living Hotels hinweg mit 65 Übergaben und News pro Tag einwandfrei.
Innovationen werden mithilfe von hotelkit viel schneller vorangebracht und jeder Mitarbeiter kann sich an Diskussionen beteiligen.
Rund 3.260 Kommentare werden pro Monat von den Mitarbeitern zu den unterschiedlichsten Beiträgen geschrieben.
Nicht zuletzt hat sich hotelkit als hervorragendes Tool für die häuserübergreifende Innovation herausgestellt: Im Schnitt werden drei neue Ideen pro Monat erstellt, die von allen Mitarbeitern kommentiert und weiter bearbeitet werden können – und das konstant über einen Nutzungszeitraum von inzwischen sechs Jahren. Von der Gästebefragung bis zur Diskussion über Designvorschläge für Weihnachtskarten und Gästegeschenke werden hier alle, die sich beteiligen möchten, in die Entscheidung miteinbezogen.
Über die Autorin
Julia Stiefsohn
Tobt sich gerne dabei aus, Webseiten ein attraktives Gesicht zu verleihen, auch dieser Blog trägt zum Teil ihre kreative Handschrift. Apropos Handschrift: Hie und da, wenn sie die Muse küsst, schreibt sie auch.
