Infos zum Kunden & Herausforderungen
Das Hotel Am Wartturm ist ein feines Boutiquehotel im schönen Speyer. Mit 17 Zimmern, sowie sieben Serviced-Apartments bietet das Hotel das perfekte Ambiente für alle, die sich in der Domstadt wie zu Hause fühlen möchten. Christian und Michaela Heck kümmern sich persönlich um das Wohlergehen ihrer Gäste. Und auch die Mitarbeiter des behaglichen 3-Sterne Hotels sind Gastgeber aus Leidenschaft.
Eine besondere Herausforderung von privatgeführten Hotels ist, dass die Inhaber meist die wichtigsten Wissensträger des Hotels sind und somit im Normalfall jederzeit erreichbar sein müssen. Deshalb war Familie Heck auf der Suche nach einer Möglichkeit, das Wissen des gesamten Betriebes zu dokumentieren um damit das selbständige Arbeiten der Mitarbeiter zu fördern – ihnen also auch größere Entscheidungsfreiheiten, basierend auf fundierten Informationen, zu gewähren.
Auch für unser kleines Team bringt hotelkit viele Vorteile in der täglichen operativen Arbeit und ist so ein ganz zentraler Baustein geworden. Wir können heute eigentlich nicht mehr ohne und sind große Fans.
Damit aber auch sonst vor und hinter den Kulissen alles reibungslos funktioniert, wünschte man sich ein optimiertes Aufgabenmanagement mit besserer Struktur für tägliche Prozesse sowie transparentere Kommunikation im ganzen Team.
Implementerungs- & Testphase
Aufmerksam geworden auf die Software war man durch eine wissenschaftliche Arbeit, welche Digitalisierungsprozesse in kleinen, inhabergeführten Hotels untersuchte. Christian Heck hatte anfänglich Bedenken, dass sein Unternehmen mit rund 6 Mitarbeitern zu klein für die Arbeit mit hotelkit ist. Nach einer ersten Evaluierungsphase entschied man sich Mitte 2013 für eine Testphase. Diese kostenfreie Phase nutzte das Team, um hotelkit auf Herz und Nieren zu prüfen. Der Einsatz der Mitarbeiter-Software im täglichen Gebrauch sollte zeigen, ob die Digitalisierung der Arbeitsabläufe zu positiven Veränderungen für das gesamte Team führt.
Ergebnisse
Das Hotel Am Wartturm ist inzwischen seit Mitte 2013 hotelkit-Kunde und Christian Heck ein überzeugter Fan. „hotelkit ist zu einem der zentralen Bausteine unsers Unternehmens geworden. Alle Prozesse sind dort abgebildet, unsere Mitarbeiter können eigenständig arbeiten und uns als Inhaber damit natürlich enorm entlasten. Wir fahren heute viel entspannter auf Veranstaltungen oder in den Urlaub!“, erklärt er begeistert. Von Anfang an haben sich Familie Heck und das rund 6-köpfige Team mit Begeisterung in die hotelkit-Nutzung gestürzt. So wurden im Laufe der Jahre mehr als 16.500 Aktivitäten durchgeführt, was im Schnitt etwa zwölf Aktivitäten pro Tag entspricht. Die größte Erleichterung bringt heute das Handbuch, welches in rund 340 Artikeln alles Wissen umfasst, das man für die tägliche Arbeit im Hotel Am Wartturm benötigt. Das Handbuch wächst monatlich um rund 7 Artikel und bestehendes Wissen wird kontinuierlich aktualisiert.
In bisher 1.270 Übergaben findet die tägliche Kommunikation statt und 8 Newsbeiträge pro Monat helfen dabei, das Team über große Änderungen up-to-date zu halten. Egal ob Mitarbeiter dienstfreie Tage haben oder sich im Urlaub befinden – nach ihrer Rückkehr stehen alle wichtigen Informationen zentral bereit. Events und Meetings werden in 6 Kalendern für die verschiedenen Abteilungen mit insgesamt 390 Terminen übersichtlich koordiniert.
Alle wichtigen Informationen sind zentral verfügbar, wodurch wir viel schneller & effizienter geworden sind.
Aber auch operativ bringt hotelkit dem Team in Speyer täglich eine Entlastung. Bisher wurden rund 1.600 Aufgaben gemeinsam abgearbeitet und mit Einführung des Checklisten Tools Mitte 2016 stehen 6 wiederholende Checklisten zu unterschiedlichen Intervallen bereit. Mit dem neuen Reparaturen Tool (seit Anfang 2015 im Einsatz) wurden insgesamt 90 Schadensfälle dokumentiert und in regelmäßigen Abständen erledigt. Dies gibt den Inhabern einen hervorragenden Überblick für zukünftige Investitionen.
„Ich liebe es, mit dem hotelkit Team zu arbeiten“, erklärt Heck. „Dort finde ich neben der innovativen Software auch immer ein offenes Ohr für Ideen und sehr individuelle Fragen. Unsere Account Managerin kennt den Betrieb und weiß sofort, wo sie weiterhelfen kann. Das ist ein Service, den man in der Softwarebranche nur sehr selten erlebt!“
Über die Autorin
Julia Stiefsohn
Tobt sich gerne dabei aus, Webseiten ein attraktives Gesicht zu verleihen, auch dieser Blog trägt zum Teil ihre kreative Handschrift. Apropos Handschrift: Hie und da, wenn sie die Muse küsst, schreibt sie auch.
