Herausforderungen
Die Herausforderungen und Ziele des Hotels lagen vor allem in der Verbesserung bereits etablierter operativer Abläufe. So wünschten sich die Inhaber insbesondere eine schnellere Kommunikation sowohl innerhalb als auch zwischen den einzelnen Abteilungen. Auch das Aufgabenmanagement in den verschiedenen Abteilungen des Hauses sollte optimiert werden.
Implementierung & Testphase
Die Digitalisierung von täglichen Übergaben im Bereich Rezeption und die einfache Verwaltung von routinemäßig wiederkehrenden Aufgaben konnte in diesem Zeitraum bereits problemlos umgesetzt werden. Überzeugt von der intensiven Nutzung, wurde hotelkit kurz darauf für alle Mitarbeiter aktiviert. Diese Vorgehensweise half auch dabei, hotelkit zum Teil der täglichen Arbeitsroutine werden zu lassen, wodurch sich die hohe Akzeptanz von Seiten der Mitarbeiter begründen lässt. Das Reparaturen Tool und Checklisten werden besonders gut genutzt und werden für standardisierte Prozesse und strukturiertes Arbeiten in allen Abteilungen eingesetzt.
Die Checklisten helfen uns dabei, die täglichen Arbeiten schnell und effizient zu erledigen und dadurch mehr Zeit für den Gast zu gewinnen.
Ergebnisse
Der erfolgreiche Einsatz von hotelkit im Hotel Erb lässt sich hervorragend an der intensiven Nutzung und Begeisterung des Teams ablesen. Entsprechend positiv fällt auch das Fazit der Direktorin Xenia Erb aus: „Seit wir hotelkit nutzen, hat sich die Kommunikation in unserem Hotel deutlich verbessert: jeder Mitarbeiter wird sofort erreicht und man kann nachvollziehen, wann was besprochen wurde. Die Motivation und Effizienz sind enorm gestiegen. Das ganze Team wird eingebunden und wir sind alle begeistert!“ Den absoluten Spitzenplatz unter den hotelkit Tools nimmt im Hotel Erb der Bereich Übergaben ein: Im Schnitt werden täglich 6 Übergaben geschrieben, was in Summe 190 Übergaben pro Monat sind. Zudem gibt es pro Tag 95 sich wiederholende Aufgaben, welche strukturiert von den verantwortlichen Mitarbeitern abgearbeitet werden können. Auch die Checklisten spielen seit der Einführung eine zentrale Rolle im täglichen Hotelablauf. Heute arbeitet das Team mit 14 Checklisten für die jeweils unterschiedlichen Abteilungen, die sich täglich wiederholen. Damit wird sichergestellt, dass keine regelmäßig anfallenden Aufgaben vergessen werden. Das hotelkit Handbuch ist ebenfalls zum festen Bestandteil der täglichen Arbeit geworden und wächst kontinuierlich. Heute umfasst es bereits über 611 Wissensartikel für alle Abteilungen. So wird Schritt für Schritt ein immer größerer Wissenspool aufgebaut, auf den alle Mitarbeiter jederzeit und von überall Zugriff haben.
Die Motivation und Effizienz sind seit der Einführung von hotelkit enorm gestiegen.
