Herausforderungen
Das SIDE Design Hotel Hamburg ist ein stylisches Hotel im Herzen Hamburgs, das sich die Symbiose aus urbanem Design und hanseatischer Gastlichkeit auf die Fahnen geschrieben hat. Es gehört zur Gruppe der Seaside Hotels und ist Mitglied der Design Hotels. Außergewöhnlicher Look und individueller Service treffen hier aufeinander – die zentrale Lage, das hauseigene „beste Steakrestaurant der Stadt“ und ein erstklassiger SPA Bereich runden das Angebot ab.
Die Herausforderungen lagen beim SIDE Design Hotel vor allem im Bereich der internen Kommunikation. Man wünschte sich ein einfaches Tool, welches es erlaubt, schnell und einfach mit allen Mitarbeitern sowie innerhalb der Abteilungen zu kommunizieren und Verantwortungen für alle anfallenden Aufgaben klar zuweisbar zu machen. Man versprach sich davon, etwaigen Informationsverlust bei unterschiedlichen Dienstzeiten ganzheitlich zu vermeiden und den Service am Gast weiter zu optimieren.
Implementierung & Testphase
Die hotelkit Testphase verlief im SIDE Design Hotel von Anfang Mai bis Anfang Juni 2016 mit insgesamt 50 Mitarbeitern. Das Team legte einen rasanten Start hin und es konnten bereits vor offiziellem Nutzungsstart über 800 Aktivitäten in hotelkit verzeichnet werden. Nach nur zwei Wochen waren bereits die ersten Ergebnisse im Bereich Reparaturen Management & Kommunikation klar zu erkennen und das Management sowie das Team überzeugt. Deshalb entschied man sich dazu noch während der Testphase alle 100 Mitarbeiter in die Arbeit mit hotelkit einzubinden.
Ich nutze hotelkit täglich und es macht wirklich Spaß, sich auf diesem Weg mit dem Team zu den unterschiedlichsten Themen auszutauschen!
Ergebnisse
Im SIDE Hotel Hamburg werden heute alle Funktionen von hotelkit mit großer Freude genutzt. Über 500 Reparaturen werden pro Monat dokumentiert – der Gesamtdurchschnitt der Erledigungszeit konnte nach nur einem halben Jahr auf unter 24h gebracht werden. Für alle Kollegen im Haus ist es heute ganz einfach geworden, das Technik Team bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Dabei stellte sich die Dokumentation von Reparaturen anhand von selbst gemachten Fotos, welche direkt über die hotelkit App an Schadensfälle angehängt werden, als äußerst hilfreich heraus.
Im Fokus stand zunächst die Optimierung der gesamten Kommunikation im Hotel, was eindeutig gelungen ist. Zeitgleich haben wir es aber auch geschafft, Prozesse wie Reparaturen Management zu vereinfachen.
Zudem stehen in diesem Bereich auch Statistiken zu Auswertungszwecken zur Verfügung und helfen bei etwaigen Investitions-Entscheidungen.
Auch der General Manager Alex Obertop gehört zu den Top hotelkit Usern: „Interne Kommunikation in Echtzeit, ganz einfach gestaltet und für alle unsere Mitarbeiter zugänglich – das war eigentlich unser Ziel. Mit hotelkit haben wir aber weit mehr bekommen, denn das Tool bildet heute bereits eine Vielzahl unserer operativen Prozesse ab. Hinzu kommt, dass das Team rund um hotelkit uns mit seinen regelmäßigen Neuerungen ganz neue Wege zur Verfügung stellt, um uns selbst noch einfacher zu organisieren!“
Aber auch was regelmäßige Aufgaben betrifft, bleibt im SIDE heute nichts mehr liegen. Dafür sorgen im Monat rund 80 Aufgaben, welche das Team beispielsweise an Lampen-Checks, Ausdruck von Wochenübersichten, Bestellung von frischen Blumen und diverse Abrechnungen in allen Abteilungen erinnern. Die tägliche Kommunikation wird in über 137 Übergaben pro Monat abgebildet, wobei jede Übergabe im Schnitt mehr als einmal für Ergänzungen und Fragen von den Kollegen kommentiert wird. Auch Bestellungen, Buchhaltungsthemen, Beschwerdemanagement und diverse hausinterne Änderungen werden über hotelkit kommuniziert. Dazu erstellt das Team monatlich 120 News, was rund 4 Beiträgen pro Tag entspricht. Die Empfänger der unterschiedlichen News und Übergaben unterscheiden sich natürlich sehr stark – je nach Abteilung, Zuständigkeit und Verantwortungen erhalten die Mitarbeiter für sie persönlich zugeschnitten alle Infos, die sie für den Arbeitsalltag benötigen.
Zu Beginn des Jahres 2018 stehen im SIDE Renovierungsarbeiten an. Auch dabei wird hotelkit eine Rolle spielen, denn man hat sich zum Ziel gesetzt, die Kommunikation mit externen Baufirmen und Lieferanten direkt über die beliebte Lösung zu führen.
Über die Autorin
Julia Stiefsohn
Tobt sich gerne dabei aus, Webseiten ein attraktives Gesicht zu verleihen, auch dieser Blog trägt zum Teil ihre kreative Handschrift. Apropos Handschrift: Hie und da, wenn sie die Muse küsst, schreibt sie auch.
