Infos zum Kunden & Herausforderungen
Das Hampton by Hilton Berlin City West ist ein beliebtes Stadthotel im Bezirk Charlottenburg-Wilmersdorf. Die Lage im Westen der Metropole eignet sich insbesondere als Ausgangspunkt für Shopping-Trips, aber auch für kultur- und geschichtsinteressierte Reisende. Als 3-SternevHaus bietet das Hotel seinen Gästen modernen Komfort mit sämtlichen Annehmlichkeiten. Die speziellen Herausforderungen liegen bei dieser Hotelgröße mit täglich an- und abreisenden Gästen sowie 214 Zimmern auf der Hand: Insbesondere die Weiterleitung und Koordination des Zimmerstatus sollte reibungslos und für alle beteiligten Abteilungen gleichzeitig einsehbar funktionieren. Insgesamt sollte ein Weg gefunden werden, um die abteilungsübergreifende Kommunikation effizienter zu gestalten. Diese Lösung sollte, so der Wunsch, so modern und zeitgemäß sein wie das Hotel selbst.
Wir wünschten uns ein modernes Tool, um vor allem abteilungsübergreifend einfach zu kommunizieren – hotelkit bietet mit seinen Tools für den täglichen Hotelalltag bei weitem mehr als nur das und hat unsere Routinen ungemein erleichtert!
Implementierungs- & Testphase
Schon während der 30-tägigen Testphase von Ende Mai bis Ende Juni 2018 wurden wichtige Aufgaben integriert, so dass man mit dem offiziellen Start von hotelkit im direkten Anschluss an die Testphase voll durchstarten konnte. Auch die Anzahl der hotelkit-Nutzer insgesamt wurde schon weitestgehend während der Testphase festgelegt: Hier nutzten bereits 28 Mitarbeiter hotelkit, heute sind es 29. So konnte das gesamte Team die Tools von Anfang an auf Herz und Nieren prüfen und sich mit den Abläufen vertraut machen. Man begann auch gleich begeistert damit, die Zimmerfreimeldungen mit dem Tool Übergaben handzuhaben – auf diese Weise konnte das Hampton by Hilton City West bereits am Anfang zwei Key-Abteilungen in hotelkit direkt einbinden – und das mit großem Erfolg.
Ergebnisse
hotelkit wurde von Anfang an begeistert angenommen und intensiv genutzt. So gab es innerhalb von 30 Tagen bereits 1.792 Aktivitäten – und das noch ganz ohne der Nutzung von Reparaturen, Checklisten und Gästewünschen! Insgesamt wurden bis heute über 17.000 Aktivitäten erstellt, das entspricht einem Durchschnitt von rund 3.700 pro Monat oder 123 täglich.
Den ersten Platz der beliebtesten Tools nehmen die Reparaturen ein: Allein in diesem Bereich werden durchschnittlich 281 pro Monat beziehungsweise neun pro Tag erstellt – und das bedeutet hier: Eingetragen und dann natürlich auch abgearbeitet. Dabei zeigt sich, dass die Abarbeitung mit hotelkit sehr schnell erledigt werden kann. Der Großteil aller Reparaturen wird bereits innerhalb von 24 Stunden umgesetzt. Reparaturen mit höchster Priorität können sogar oft innerhalb von acht Stunden erledigt werden.
Durch digitales Erfassen von Reparaturen können wir diese in kürzester Zeit wieder erledigen – ein unglaublicher Vorteil für das gesamte Team!
Ebenfalls sehr wichtig für die täglichen Arbeitsabläufe: Die Übergaben. Insgesamt wurden bisher rund 950 erstellt, entsprechend 210 monatlich oder zirka sieben Übergaben pro Tag. Vor allem wird dieses Tool genutzt, um die Zimmerfreimeldungen zu kommunizieren.
Drei sich täglich sowie zwei sich monatlich wiederholende Aufgaben, diverse News-Einträge, Handbucheinträge und Kalender mit wechselnden Terminen vervollständigen die tägliche hotelkit-Nutzung im Betrieb.
Über die Autorin
Julia Stiefsohn
Tobt sich gerne dabei aus, Webseiten ein attraktives Gesicht zu verleihen, auch dieser Blog trägt zum Teil ihre kreative Handschrift. Apropos Handschrift: Hie und da, wenn sie die Muse küsst, schreibt sie auch.
