Infos zum Kunden & Herausforderungen
Das Ringhotel Birke in Kiel verspricht Wohlfühlen auf norddeutsche Art: Im familiengeführten Business- und Wellnesshotel der 4-Sterne-Superior Kategorie werden Eleganz und Behaglichkeit mühelos miteinander vereint. Inspiration für die 93 Zimmer im Hotel sowie die Apartments im Traditionshaus Waldesruh ist die Schiffskoje: Genauso gemütlich mit warmen Hölzern und zarten oder erdigen Farben sind die Räume gestaltet – bloß sehr viel großzügiger, komfortabler und im Gegensatz zur Fahrt auf hoher See wunderbar ruhig.
Gästewünsche über alle Kanäle, Excel-Übergaben in den Abteilungen, Zettelwirtschaft und ein Reparaturbuch haben zu viel von unserer Zeit gekostet, die wir lieber am Gast verbringen. So waren wir auf der Suche nach einer Softwarelösung und haben mit hotelkit eine hervorragende Wahl getroffen.
Um den Gästen ein noch perfekteres Erlebnis zu ermöglichen, wünschte man sich eine Möglichkeit, die interne Kommunikation zu verbessern. Der Geschäftsführer Florian Buchebner beschreibt die Situation wie folgt: „Der Kommunikation in unserem Hotel messen wir einen sehr hohen Stellenwert bei, denn ein mangelhafter Informationsaustausch führt zwangsläufig zu Missverständnissen und Konflikten. Darüber hinaus gehen potenziell interessante Ideen und Verbesserungsvorschläge unter, was wiederum den Fortschritt hemmen kann.“ Dabei galt es, noch eine weitere Hürde zu meistern: Denn obwohl der Wunsch nach Optimierung vorhanden war, standen anfangs ganze 40% der Belegschaft – oder „Mitgastgeber“, wie alle Mitarbeiter im Haus liebevoll genannt werden – hotelkit skeptisch bis ablehnend gegenüber. Auch diese galt es also, während der Testphase zu überzeugen.
Implementierungs- & Testphase
Die Testphase verlief mit rund 35-40 Nutzern, wovon nicht wenige, wie bereits oben beschrieben, den Tools durchaus kritisch gegenüberstanden. Letztlich waren aber auch sie überzeugt: Seit Ende März 2016 ist das Ringhotel Birke offizieller hotelkit Kunde.
Während der täglichen Arbeitsprozesse wurden Übergaben und Aufgaben von Beginn an am intensivsten genutzt. Das Tool Reparaturen hingegen wurde erst nach einigen Monaten Nutzung implementiert, und das Tool Checklisten wurde im Mai 2016 eingeführt und wird seitdem kontinuierlich genutzt und vor allem auch für wiederholende To-Dos wie die Sauberhaltung der Kaminbar eingesetzt.
Ergebnisse
Von einer zu Beginn eher skeptischen Belegschaft zu durch und durch begeisterten Mitarbeitern: Die Ergebnisse der Arbeit mit hotelkit können sich wirklich sehen lassen. Insgesamt wurden seit der Implementierung nun über 5.200 Aktivitäten durchgeführt, das entspricht einem Schnitt von 13 Aktivitäten pro Tag.
hotelkit wird inzwischen vom ganzen Team intensiv genutzt und die Zahlen sprechen für sich. Die anfangs sehr wenig verwendeten Reparaturen haben sich mit insgesamt 627 Einträgen, das sind rund 46 pro Monat, zu einem der meistgenutzten Tools entwickelt.
Mit rund 85 Übergaben pro Monat – das entspricht etwa drei Übergaben täglich – verläuft die interne Kommunikation reibungslos und effektiv zugleich. Die täglichen Routinearbeiten und kontinuierlichen Prozesse konnten mit insgesamt 455 Aufgaben bisher sehr strukturiert abgearbeitet werden.
Durch vereinfachtes und effizientes Kommunizieren ist es nahezu unmöglich wichtige Informationen zu verlieren – einem optimalen Arbeitsablauf steht also nichts mehr im Wege.
Und auch alle anderen Tools werden aktiv genutzt: Seit Freischaltung der Checklisten im Mai 2016 arbeitet die Rezeption mit einer sich täglich wiederholenden Liste. Hinzu kommen über 30 Newseinträge zu Presseberichten oder Veranstaltungen pro Monat. Der Kalender bietet einen optimalen Überblick über alle Veranstaltungen, im Schnitt etwa 13 pro Monat. Auch das Handbuch wurde stetig befüllt und umfasst heute 454 Wissensartikel für alle verschiedenen Abteilungen. Somit wurden seit Ende der Testphase durchschnittlich 34 Artikel pro Monat erstellt – das Handbuch wird so Schritt für Schritt zu einem enormen Wissenspool. Für Geschäftsführer Florian Buchebner sind die Herausforderungen in jedem Fall gemeistert worden: „Um für einen reibungslosen Informationsfluss zu sorgen und alle Mitarbeiter aktiv in die Ideenentwicklung mit einzubeziehen, ist hotelkit für uns einfach die perfekte Lösung!“
Über die Autorin
Julia Stiefsohn
Tobt sich gerne dabei aus, Webseiten ein attraktives Gesicht zu verleihen, auch dieser Blog trägt zum Teil ihre kreative Handschrift. Apropos Handschrift: Hie und da, wenn sie die Muse küsst, schreibt sie auch.
