Infos zum Kunden & Herausforderungen

Das 4-Sterne Hotel Meierhof befindet sich in idealer Lage in Zürich, verkehrsgünstig und mit direktem Blick über den Zürichsee. Es verfügt über 108 elegante Zimmer und verspricht seinen Gästen folgendes: „Bei uns sollen Sie sich nicht wie zu Hause fühlen – sondern entspannter.“ Gemäß diesem Motto legt das Hotelmanagement viel Wert auf herausragenden Service mit persönlicher Note und eine Ausstattung, die keine Wünsche offen lässt. So bietet das Haus neben modernen Seminarräumen die auch die „Lounge & Bar au Lac“ direkt am Zürichsee.

Uns begeistert auch der Service und die regelmäßigen Neuerungen die uns das hotelkit Team mit seiner Lösung bietet.

Pascal Rhyner
Pascal Rhyner Ehemaliger General Manager

Die Herausforderungen und Ziele, die mit der hotelkit-Nutzung verknüpft wurden, waren von der Geschäftsleitung klar formuliert. So wollte man keine Infos mehr am Front Office verlieren – ein Problem, das beim Schichtwechsel bekanntlich schnell einmal passieren kann. Alle Mitarbeiter des Hauses sollten schnell auf den gemeinsamen Stand der Dinge gebracht werden, die Kommunikation zwischen sowie auch innerhalb der Abteilungen sollte schneller und transparenter gestaltet werden. Schließlich wünschte sich das Management eine strukturierte Erfassung von Aufgaben sowie eine Abbildung täglicher Routine-Abläufe und eine klare Verteilung von Verantwortungen und Zuständigkeiten im Team.

Implementierungs- & Testphase

Bereits während der Testphase wurde hotelkit sehr intensiv genutzt. Die Testphase verlief von Mitte Oktober bis Mitte November 2014 wobei insgesamt 23 Mitarbeiter in die Nutzung von hotelkit eingebunden wurden. Die Anzahl der Nutzer hat sich seit dem Start nur gering auf 25 erhöht.

Eine interessante Herausforderung waren die „Skeptiker“ unter den Mitarbeitern – diese konnten aber schnell von den vielen Vorteilen, die hotelkit für die Arbeit im Hotel Meierhof in kürzester Zeit mit sich brachte, überzeugt werden.

Ergebnisse

Ehemaliger General Manager Pascal Rhyner fasst zusammen, warum hotelkit für den Meierhof genau die richtige Wahl ist: „Seit der Einführung von hotelkit konnte die Kommunikation im Hotel entscheidend optimiert werden. Dieses Tool ist für uns eine echte Verbesserung im Qualitäts- und Prozessmanagement!“ Ganz besonders hervorheben möchte er dabei den „tollen Support und die stetige Weiterentwicklung“ durch das hotelkit-Team, das seinen Kunden während aller Phasen der Nutzung immer zur Seite steht.

Wie gut hotelkit auch von den Mitarbeitern des Hotels angenommen wird, zeigt sich aber vor allem in den Nutzungszahlen. Innerhalb der 30-tägigen Testphase gab es bereits 1.792 Aktivitäten zu verzeichnen – und das exklusive Reparaturen, Checklisten und Gästewünsche, die zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht integriert waren. Insgesamt wurden bis heute über 52.300 Aktivitäten ausgeführt davon 16.200 Übergaben geschrieben. Dies entspricht in etwa 19 Übergaben pro Tag. Nach den Übergaben zählen die Aufgaben zu den meistgenutzten hotelkit Tools (8 Aufgaben pro Tag ohne Wiederholungen) und helfen bei der Vorbereitung wöchentlicher Meetings, der Erstellung von täglichen Pick-Up Listen und als Erinnerung an die kontinuierliche Ablage von diversen Korrespondenzen.

Wir sind im Front Office heute rundum digital organisiert. Checklisten, Aufgaben, Übergaben & Kalender helfen uns dabei alles im Blick zu behalten und dem Gast einen guten Service zu bieten.

Tamara Zivkovic
Tamara Zivkovic General Manager

Das Team des Hotel Meierhof arbeitet mit 11 sich täglich wiederholenden Checklisten im Bereich Front Office und organisiert damit den gesamten Tagesablauf. Über den Kalender werden gemeinsam Termine zu den Themen Veranstaltungen, Geburtstage, Housekeeping und anderen in 11 Themenkalendern verwaltet. Das Wissen des Hotels haben die Mitarbeiter in über 1.430 Handbuchartikeln festgehalten, welches heute jedem als zentraler Wiessenspool dient. Wenn sich im Hotel Meierhof Änderungen ergeben oder zu diskutierendes Gästefeedback eintrifft, wird dies in rund 34 News pro Monat an alle Mitarbeiter versendet. Zudem werden im Monat rund 43 Reparaturen vom Haustechnik Team abgearbeitet.