“Heute schafft jede Reinigungskraft im Schnitt ein Zimmer mehr pro Tag – das macht für uns einen enormen Unterschied.”
Dmitrij Zakharchuk
Rooms Division Manager
The Mandala Hotel
Mitten im Herzen Berlins, am Potsdamer Platz, setzt das renommierte 5-Sterne-Hotel The Mandala seit über 20 Jahren Maßstäbe in Servicequalität und Gästeerlebnis. Doch selbst in einem Haus dieser Kategorie war das Housekeeping-Team lange mit denselben Herausforderungen konfrontiert, die viele Hotels kennen: aufwendige Kommunikation, zeitintensive Planung und wenig Transparenz darüber, was im Zimmer gerade passiert.
Seit der Einführung von hotelkit Housekeeping hat sich das Bild grundlegend gewandelt. Heute erleichtern digitale Tools den Arbeitsalltag der 27 Mitarbeitenden im Bereich Rooms Division und sorgen dafür, dass die Abläufe schneller, transparenter und koordinierter laufen. Im Gespräch mit Dimitrij Zakhkarchuk, Rooms Division Manager, wird deutlich, wie stark die positiven Effekte im Alltag spürbar sind – und warum sich das Tool längst bezahlt gemacht hat.
Herausforderung
Vor hotelkit war die Koordination im Housekeeping zwar bereits auf 5-Sterne-Niveau, doch es gab Raum für Verbesserung: Decktelefone, ständige Laufwege und viele Rückfragen prägten den Alltag. Anweisungen mussten teils persönlich überbracht werden, Informationen gingen leicht verloren. Für das Team bedeutete das unnötige Verzögerungen und fehlende Transparenz darüber, was in welchem Zimmer gerade geschieht.
Lösung
Mit der Einführung von hotelkit Housekeeping – als Ergänzung zur bereits bestehenden Collaboration-Lösung – wurde ein weiterer zentraler Bereich digitalisiert. Damit sind nun alle wichtigen internen Prozesse zentral auf einer Plattform abgebildet. Nicht nur die Abläufe in Front Office, Haustechnik und HR sind digital und transparent, auch das Housekeeping wurde damit auf das nächste Level gehoben.
Planung, Priorisierung und Freigaben erfolgen jetzt digital – direkt auf den Smartphones der Mitarbeitenden. Dank der Two-Way-PMS-Schnittstelle werden Abreisen in Echtzeit aus dem PMS an hotelkit übertragen und erscheinen unmittelbar in der App. Damit sieht jede Reinigungskraft live, welche Zimmer frei sind und mit welcher Priorität sie gereinigt werden sollen. Gästepräferenzen und Zusatzinformationen wie VIP-Status oder Sonderwünsche fließen automatisch in diese Priorisierung ein.
Über die App können Mitarbeitende zudem Fotos oder kurze Videos hochladen – etwa, um eine Reparatur zu melden oder eine Rückfrage zu klären. Dadurch lassen sich Sprachbarrieren im Team mühelos überwinden, und Kommunikation, Planung und Ausführung greifen heute nahtlos ineinander.
„Die Infos gehen nicht verloren. Einmal eingetragen, kümmert sich jemand darum – ohne fünf Zwischenschritte.“ – Dmitrij Zakharchuk – Rooms Division Manager.
Konkrete Use Cases im Housekeeping Alltag
1. Effizienz in der täglichen Reinigungs-Planung
Die Tagesplanung, die früher wertvolle Minuten beanspruchte, ist nun digital. Abreisen und Prioritäten werden automatisch angezeigt. So entfallen Laufwege und Rückfragen – jede Reinigungskraft spart täglich etwa eine Stunde.
2. Transparenz durch Checklisten
Digitale Checklisten für die Reinigung und Inspektion der Zimmer zeigen jederzeit, wer welche Aufgabe erledigt hat. Für das Management bedeutet das volle Nachvollziehbarkeit und die Möglichkeit, sofort gegenzusteuern, wenn Qualitätsstandards nicht erfüllt werden.
3. Reparaturen direkt via App melden
Defekte oder notwendige Reparaturen werden vom Housekeeping-Team direkt im Zimmer per Foto in der hotelkit App erfasst. Die Meldung wird automatisch als To-do an das Haustechnik-Team weitergeleitet. Alle offenen Tickets sind für alle sichtbar – nichts geht verloren, und Probleme werden deutlich schneller behoben.
5. Gästewünsche in Echtzeit
Früher mussten Gästewünsche telefonisch weitergegeben oder persönlich an die Reinigungskraft überbracht werden. Heute werden sie direkt in hotelkit erfasst und automatisch dem entsprechenden Zimmer zugeordnet. Zum Beispiel: Ein extra Kissen, das im Front Office als Wunsch aufgenommen wird, erscheint der Hausdame sofort als To-do in der App.
6. Green Option für mehr Nachhaltigkeit
Wenn Gäste auf die Zimmerreinigung verzichten, wird dies über hotelkit gemeldet und automatisch berücksichtigt. Auch wenn die Anzahl der Opt-ins im The Mandala überschaubar ist, unterstützt das Team damit aktiv die Nachhaltigkeit.
7. Performance Monitoring
Supervisoren im The Mandala bewerten die Leistung der Reinigungskräfte mit Noten von 1 bis 5. Die Daten fließen in monatliche Auswertungen ein und bilden die Basis für Boni, Trainings oder langfristige Personalentscheidungen.
Ergebnis
Heute schafft jede Reinigungskraft im Schnitt ein Zimmer mehr pro Tag. Inklusive schnellerer Kommunikation entspricht das rund einer Stunde Zeitersparnis pro Person – oder einer ganzen Schicht, die das Team bei durchschnittlich acht aktiven Cleanern täglich einspart.
Alle Abläufe sind zentral in hotelkit dokumentiert: Reparatur-Meldungen werden direkt im Zimmer per Foto erfasst und automatisch als To-do an das Haustechnik-Team weitergeleitet. Gästewünsche – etwa zusätzliche Kissen oder besondere Reinigungen – werden vom Front Office digital eingetragen und erscheinen sofort auf den Smartphones der zuständigen Mitarbeitenden. Und über digitale Checklisten sehen Hausdame und Team jederzeit, welche Zimmer bereits gereinigt oder geprüft wurden. So bleiben alle Bereiche miteinander vernetzt, nichts geht verloren und Aufgaben werden deutlich schneller erledigt.
Für die Gäste bleibt die Qualität auf konstantem 5-Sterne-Niveau – intern arbeitet das Team schlicht schneller, transparenter und koordinierter.
ROI: Schnell amortisiert
Besonders beeindruckend ist der messbare wirtschaftliche Effekt: Durch die Zeitersparnis von rund 8 Stunden pro Tag gewinnt das Housekeeping-Team von The Mandala fast 3.000 Arbeitsstunden pro Jahr zurück. Bewertet mit durchschnittlichen Personalkosten entspricht das einem Mehrwert von über 49.000 € jährlich.
Dem gegenüber stehen die Investitionskosten für hotelkit Housekeeping. Das ergibt einen ROI von mehr als 750 % – und bedeutet: Die Investition amortisiert sich bereits nach wenigen Wochen.
Fazit
Bessere Kommunikation, schnellere Planung und volle Transparenz – das sind die drei großen Vorteile, die The Mandala mit hotelkit Housekeeping erlebt. Für das Team bedeutet das weniger Stress und mehr Effizienz, für das Hotel eine spürbare Zeitersparnis von fast 3.000 Stunden pro Jahr.
Oder wie Dimitrij es auf den Punkt bringt:
„Ein Zimmer mehr pro Tag, pro Reinigungskraft – das ist für uns ein enormer Unterschied.“
