Información sobre el cliente y sus retos
El hotel Don Gregory by Dunas es un complejo vacacional de 4 estrellas ubicado en Maspalomas (Gran Canaria) que no se conforma con ofrecer sólo alojamiento a sus huéspedes, sino que quiere dotarles de una experiencia inolvidable. En la oferta se incluye el propio spa del hotel, pero también se ofrecen servicios especiales, como una cena a la luz de las velas.
Se enfrentaba a un problema común en otros hoteles, las órdenes de reparación y las solicitudes de los huéspedes solían perderse internamente, o no se documentaban adecuadamente. Ahora, gracias a hotelkit ésta y muchas otras áreas pudieron ser completamente reestructuradas y funcionan de una manera eficaz.
hotelkit nos ha ayudado a mejorar la comunicación interna y a ser mucho más productivos: hemos digitalizado todas las reparaciones, las solicitudes de huéspedes, las reclamaciones, trabajamos con tareas, etc. Además, podemos consultar cualquier duda en los manuales, compartimos ideas, etc. Todo desde una sola plataforma también disponible para móviles. Es muy fácil de usar y además te guían en todo momento. Os animo a que hagáis la prueba, merece la pena.
Este hotel es un clásico negocio de temporada con 241 habitaciones, los retos eran palpables. Debido a su gran tamaño, la información sobre las reclamaciones solía perderse y además, la documentación era confusa. Lo mismo solía suceder con la comunicación interna, el hotel quería un sistema para transmitir información sobre las tareas a realizar o las solicitudes de los huéspedes. Solucionando dichas acciones, la dirección y otros empleados pudieron concentrarse por completo en el objetivo del hotel: ofrecer a sus huéspedes una estancia relajada y libre de estrés, lejos del trajín diario.
Fase de implementación y prueba
La fase de prueba duró desde principios de julio hasta principios de agosto de 2018. Inmediatamente después de la fase de prueba, el hotel se hizo cliente de hotelkit. Hoy en día, entorno a 30 empleados utilizan la herramienta. El equipo de Don Gregory by Dunas ha participado desde el principio en el desarrollo del sistema, aportando sus propias ideas para mejorar la comunicación interna. El hotel, por ejemplo, adquirió antes de la fase de prueba, tablets y smartphones para todos los empleados del hotel. De esta manera, todos podían tener acceso a hotelkit en cualquier momento. hotelkit acompañó constantemente en el proceso, resolviendo así las dudas que fueron surgiendo por el camino. La fase de prueba comenzó después de las jornadas de formación en junio y julio.
En aquel momento estaba claro cuáles iban a ser la herramienta más utilizada: Reparaciones, con más de 600 realizadas en las dos primeras semanas. De esta manera se demostró que la documentación de las reparaciones es un elemento clave para el buen funcionamiento del hotel. El equipo quedó muy satisfecho con hotelkit, afirmando que la herramienta de Reparaciones era muy sencilla y fácil de usar.
Resultados
Reparaciones fue, y sigue siendo, la herramienta más usada en el hotel. Hasta la fecha en el que se realizó este caso de éxito, ya se habían documentado un total de 5.862 reparaciones, lo que corresponde a 1.500 al mes y casi 50 al día. Incluso el 74 % de las reparaciones pudieron ser solventadas por el equipo técnico en solo 2 horas.
Desde el principio había en total más de 8.400 actividades, es decir, un total de 70 actividades al día. Después de Reparaciones, la segunda herramienta más utilizada fue Solicitudes de huéspedes, seguida de Tareas. Sería imposible el buen funcionamiento de un hotel, sin el apoyo de otras herramientas como las Notas (donde se intercambia información indispensable) o el Manual (herramienta que incluye artículos imprescindibles para todos los departamentos). Para realizar actividades que se repitan en ciclos mensuales o diarios, existe la herramienta de Tareas. Además, para permitir a los empleados del hotel intercambiar sugerencias e iniciativas y de esta manera implementar las mejores, se utiliza el módulo de Ideas. Cabe destacar, la facilidad de familiarizarse con hotelkit, beneficiándose así los nuevos empleados y participando plenamente desde el principio.
