Success story

Numérisation des processus standards et communication transparente à l’hôtel Novotel Breda

L’hôtel urbain néerlandais commence la phase de test avec une forte motivation et travaille aujourd’hui de façon intensive avec tous les outils de hotelkit. Ainsi, les travaux de routine quotidiens sont facilités et les attentes de l’équipe ont même pu être dépassées.

Défis

Le Novotel Breda est un hôtel 4 étoiles situé dans la ville néerlandaise du même nom, proche de la frontière belge. De fait, il allie le confort du groupe hôtelier Accor au charme personnel d’un hôtel urbain dans un environnement idyllique. Les voyageurs d’affaires et les familles s’y sentent très vite comme chez eux.

.Afin que tout se passe pour le mieux, les responsables se sont fixé quelques objectifs : la communication interne doit être améliorée, tout comme la coordination des différents rendez-vous au sein de l’équipe. Via une plateforme de connaissances centralisée, chaque collaborateur doit, à l’avenir, pouvoir avoir accès à des contenus importants et pour lui pertinents. Les tâches quotidiennes de routine doivent être traitées de façon plus efficace afin de gagner du temps auprès du client.

Phase d’essai

Déjà avant la fin de la phase de test en mars 2017, l’utilisation de hotelkit était attestée. Le passage sans heurt de son implémentation à son utilisation durable s’est annoncé très tôt : L’introduction de hotelkit s’est déroulée sans problèmes. La phase de mise en place incluant des formations de l’ensemble des collabora-
teurs n’a duré que dix jours ouvrés. Cela n’a été possible que parce que l’équipe de hotelkit a toujours pour objectif d’organiser le lancement de façon simple. Les hôtels n’ont donc que peu, voire rien à débourser. L’hôtel peut démarrer la phase de test à tout moment, de même que l’implémentation peut être réalisée en un jour ouvré.

Au Novotel Breda, pendant la phase de test, les fonctionnalités de hotelkit ont été examinées sous toutes leurs coutures. Ce faisant, tous les outils ont été bien exploités, et ce de façon intensive, dès le début. Entre autres, des tâches et des checklists redondantes ont été très rapidement implémentées, ce qui explique que hotelkit ait été immédiatement adopté dans les routines de travail quotidiennes.

Notre équipe est enthousiaste et travaille de façon très active avec hotelkit.

Jeroen Schipper Directeur Général

Résultats

Dès le début, Jeroen Schippers était très positif – et pourtant, ses attentes ont pu être dépassées : « J’avais été informé de la ‘solution autrichienne’
par des collègues et je me suis tout de suite dit que cela pourrait bien fonctionner dans notre hôtel. Le résultat est encore mieux que ce que nous avions
imaginé », raconte le directeur général de l’hôtel. Ce qui lui importait, c’était que la solution soit également bien accueillie par les collaborateurs : « Notre équipe est enthousiaste et travaille de façon extrêmement active avec hotelkit. Il est agréable de voir comment la numérisation des processus standards nous simplifie le travail et donne la possibilité aux collaborateurs de prêter encore plus d’attention à nos hôtes. »

Son utilisation intensive se voit également à travers les chiffres – l’hôtel travaille avec hotelkit depuis seulement six mois. Pendant ce laps de temps, plus de 3 000 activités ont déjà été recensées. Cela correspond à une moyenne d’environ 630 activités par mois, soit 21 activités par jour. Les passations, créées au nombre d’environ trois chaque jour, sont très souvent utilisées – à l’heure actuelle, cela correspond en tout à 500 passations. Avec 75 messages d’information, l’équipe se met sans arrêt à jour. Mais même l’outil de gestion des tâches est très bien accueilli et comprend aujourd’hui à peu près 250 tâches. S’ajoutent quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement aux tâches unique des choses indispensables à faire qui peuvent être traitées au mieux sur hotelkit. Ces tâches contiennent également 15 checklists avec différents objectifs. De plus, les différentes sections disposent de cinq calendriers dans lesquels sont coordonnés les événements, les meetings et les congés, soit en tout 260 rendez-vous différents. La communication au sujet des réparations s’est également simplifiée au Novotel Breda, rendant possible 50 nouvelles réparations par mois sur hotelkit. Même le manuel a été rempli petit à petit lors des derniers mois et comprend aujourd’hui 261 articles pour les différents services.

Au Novotel Breda, les rendez-vous, les réparations, les passations de service, les tâches de routine, les checklists et bien d’autres sont aujourd’hui sur hotelkit. Cela nous a grandement simplifié notre travail.

Mark Nieuwendijk Front Office Manager

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