Success Story

hotelkit: elemento centrale per i 6 membri dello staff dell’hotel

L’affascinante boutique hotel è uno dei primissi clienti di hotelkit. Per il titolare Christian Heck e il suo team, hotelkit è diventato uno strumento irrinunciabile per svolgere le loro attività giornaliere. Non c’è quindi da meravigliarsi se accolgono sempre con entusiasmo tutte le novità di hotelkit.

Le sfide dell’hotel

L‘Hotel Am Wartturm è un elegante boutique hotel situato nell’incantevole città di Spira. Con 18 camere e sette appartamenti, l’hotel offre un ambiente perfetto per coloro che desiderano sentirsi a casa nella città del duomo. Christian e Michaela Heck si prendono cura personalmente del benessere degli ospiti. Anche i dipendenti di questo accogliente hotel 3 stelle superior svolgono le loro mansioni con molta passione.

Una sfida particolare degli hotel a conduzione familiare è che i titolari sono i principali depositari di tutte le informazioni sulla gestione dell‘albergo e che quindi devono essere sempre reperibili. Per tale ragione, la famiglia Heck ha cercato una soluzione per documentare le informazioni sulla struttura alberghiera e per invitare i dipendenti a lavorare in maniera più autonoma, concedendo loro anche una maggiore libertà decisionale, possibile grazie alla disponibilità di tali informazioni.

Affinché tutto funzioni senza alcun intoppo, sia davanti che dietro le quinte, si è optato per una gestione delle attività ottimizzata con una struttura migliore per tutti i processi quotidiani e una comunicazione più trasparente tra i tutti i membri dello staff.

La fase d’implementazione

Mi piace molto lavorare con il team di hotelkit. Oltre a usare un software innovativo, trovo anche persone disposte sempre ad ascoltare idee e domande molto individuali. La nostra account manager conosce l’attività e sa subito come aiutarci. Questo servizio difficilmente è offerto nel settore dei software!

Hotel am Wartturm
Christian Heck Proprietario

Il software ha attirato l’attenzione di Christian e Michaela Heck a seguito di un lavoro scientifico basato sull‘analisi dei processi di digitalizzazione nei piccoli alberghi gestiti dai titolari. Inizialmente, Christian Heck era dell’idea che la sua azienda fosse troppo piccola per lavorare con hotelkit. Dopo un periodo di valutazione iniziale, a metà 2013, ha scelto di provarlo.

Questa fase di prova gratuita è stata sfruttata da tutto lo staff per esaminare a fondo l’hotelkit. L’uso del software nello svolgimento delle attività giornaliere da parte dei dipendenti, aveva lo scopo di mostrare se la digitalizzazione dei processi di lavoro avrebbe potuto portare dei cambiamenti positivi per tutto il team.

I risultati finali

Da allora l‘Hotel Am Wartturm è cliente di hotelkit e Christian Heck ne è un fan convinto. “hotelkit è diventato un elemento centrale della nostra azienda. In esso sono contenuti tutti i processi e i nostri dipendenti possono lavorare in maniera autonoma alleggerendo il lavoro di noi titolari. Oggi possiamo partecipare a eventi o andare in vacanza con maggiore tranquillità” dice con entusiasmo.

Fin dall’inizio, la famiglia Heck e il team di circa 6 membri hanno usato hotelkit con grande gioia. Così, nel corso degli anni, sono state effettuati oltre 16.500 compiti che corrispondono a una media di circa dodici compiti al giorno. Oggi il lavoro è facilitato dal manuale contenente circa 340 articoli che trattano tutte le conoscenze utili per svolgere le attività giornaliere nell’Hotel am Wartturm. Il manuale si arricchisce ogni mese di circa 7 articoli e i contenuti esistenti vengono continuamente aggiornati.

Tutte le informazioni importanti sono a portata di mano ed è questo che ci permette di essere più veloci ed efficienti.

Jenny Grießhaber Specialista in ospitalità

Nella consegna delle note, fino a questo momento 1.270, ha luogo la comunicazione giornaliera e gli 8 articoli mensili aiutano a tenere aggiornato il team sui principali cambiamenti. Sia che i dipendenti abbiano il giorno libero o si trovino in vacanza, al rientro avranno a disposizione tutte le informazioni necessarie. Eventi e incontri sono organizzati in maniera chiara in 6 calendari in base ai diversi reparti per un totale di 390 appuntamenti.

Anche dal punto di vista operativo, hotelkit alleggerisce quotidianamente il team situato a Spira. Finora, sono stati svolti circa 1.600 compiti e grazie all’introduzione, da metà 2016, di uno strumento di controllo, si hanno a disposizione 6 check-list ricorrenti a intervalli diversi. Con il nuovo strumento per la documentazione delle riparazioni (in uso da inizio 2015) sono stati documentati e gestiti, complessivamente 90 danni. Ciò dà la possibilità al titolare di avere un ottimo quadro sugli investimenti futuri.

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