9 geheime Hacks wie du hotelkit noch besser nutzt

hotelkit will be there for you. Denn wie einfach machen wir dein Arbeitsleben auf einer Skala von 1-10? Natürlich 17. Wir haben in unserem eigenen hotelkit eine Idee erstellt, um für dich einige persönliche Hacks und Tricks zur Verwendung von hotelkit zu sammeln.

1. Pilot-Folge: The one with all the birthdays

Fangen wir mit einem Social Hack an! Verwende das Dashboard-Modul des Kalenders und wähle den Geburtstagskalender aus, um nie mehr die Geburtstage deiner Kollegen zu vergessen. Du kannst diesem Modul sogar einen individuellen Namen geben. So verpasst du keine Chance, jemandem aus der Arbeitsfamilie ein Ständchen zu singen und vermeidest peinliche Momente im Hotel oder Büro, weil du einen Geburtstag vergessen hast.

by Barbara
Team Lead Customer Success Management

YouTube — by Barbara
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2. The one who doesn’t touch the mouse

Programmierer sind berüchtigt dafür, jeden Kontakt mit der Maus tunlichst zu vermeiden. Da schauen wir uns was ab! Wenn du einen Kommentar schreibst, kannst du STRG+EINGABE drücken, um ihn abzuschicken. Mausbenutzung erfolgreich umgangen! Dasselbe funktioniert auch mit vielen anderen Tasks, wie zum Beispiel bei Übergaben. Wenn du etwas von einer anderen Website oder einer E-Mail in hotelkit kopieren und einfügen willst, bleiben oft bunte Farben, wahnwitzige Schriftgrößen oder ein außerirdisches Format übrig. Mit STRG+UMSCHALT+V (statt nur STRG+V) fügst du den Klartext mit der Zielformatierung ein. Es gibt auch viele andere nützliche Tastenkombinationen, die du zum Formatieren von Text verwenden kannst:

STRG+B für fettgedruckten Text
STRG+I für kursiven Text
STRG+U für unterstrichenen Text

3. The one with the best view

In neun von zehn Fällen schlägst du im Handbuch einen Artikel aus der Kategorie Rezeption nach? Oder willst du beim Scrollen durch die Übergabe möglichst alles auf einen Blick sehen? Anstatt immer wieder Filter auszuwählen, kannst du auf das Tool klicken und deine Standardansicht definieren, indem du den gewünschten Filter als Standardfilter speicherst. Damit werden jedes Mal, wenn du auf das Handbuch klickst, alle Inhalte aus der Front-Office-Kategorie direkt angezeigt.

Diese 9 Hacks helfen dir, hotelkit noch effizienter zu nutzen. — by Christina
Customer Success Manager

4. The one without the notifications

Du kannst die Option „Benachrichtigungen deaktivieren“ für alle Einträge verwenden, die deine Arbeit nicht direkt betreffen oder die du einfach nicht im Auge behalten musst. Damit werden unnötige Störungen vermieden und du kannst dich voll und ganz auf deinen Job konzentrieren. Wenn man deinen Input dann doch braucht, können deine Kollegen dich markieren und du bist sofort wieder auf dem neuesten Stand.

5. The one with all the tasks

Das Tasks-Tool eignet sich perfekt, um Aufgaben an Kollegen oder an verschiedene Departments zu delegieren. Eine der besten Möglichkeiten, dieses Tool zu verwenden, besteht jedoch wahrscheinlich darin, sich selbst Aufgaben zuzuweisen. Selbst ist der hotelkit-User! Du kannst eine Checkliste oder eine Deadline hinzufügen, damit du auch sicher nichts vergisst. Wenn eine Kollegin, ein Kollege deinen Fortschritt im Auge behalten soll, kannst du auch jederzeit einen Beobachter hinzufügen.

6. The one with the good memory

Wann immer es eine Aufgabe, Übergabe oder Idee gibt, die du dir für später merken beziehungsweise später daran arbeiten möchtest, kannst du ihr ein Schlüsselwort oder das jeweilige Thema hinzufügen. Dann wird alles, was mit einem bestimmten Thema verbunden ist, in einem Modul direkt auf deinem Dashboard angezeigt. Auf diese Weise findest du leicht alles wieder, indem du einfach den Abschnitt zu bestimmten Themen aufrufst. Diese Art von Struktur macht es einfach, effizient zu arbeiten!

7. The one for the protocol

Erstelle eine Vorlage für jede Art von Meeting. Die Struktur ist immer dieselbe, aber du kannst beliebige Empfänger hinzufügen. Solange die Standardempfänger in der Vorlage definiert sind, hast du nur einen minimalen Aufwand und jeder, der im Meeting anwesend oder anderweitig beteiligt war, erhält das Protokoll. So hast du immer die Gewissheit, dass alles am richtigen Ort gespeichert und konsequent dokumentiert wird.

8. The one with all the lists

Um einen guten Überblick über eigene oder all jene Aufgaben, die du im Auge behalten möchtest, zu bekommen, kannst du deine Aufgaben einer Liste zuweisen und diese dann als Modul zum Dashboard hinzufügen (bearbeite dafür das Aufgabenmodul und füge diese Liste hinzu), so siehst du deine Aufgaben auf einen Blick. Der perfekte organisatorische Hack für all deine Aufgaben!

9. Letzte Folge: The one with the small pictures

Wenn man einen neuen Eintrag erstellt, etwa im Handbuch, der viele Fotos enthält, erweist es sich manchmal als kompliziert, schnell das richtige Bild für die richtige Textstelle zu finden. Wenn du deine Maus über den Titel des Fotos bewegst, erscheint eine Miniaturansicht davon. Damit weißt du sofort, um welches Bild es sich handelt.

10. Bonus-Folge: The one that’s only for admins

Wenn neue Mitarbeiter zum Team stoßen, erstellst du wahrscheinlich neue Benutzer für sie. Damit das hotelkit-Dashboard für diese neuen Mitarbeiter nicht nur gut aussieht, sondern auch alle relevanten Infos zeigt, kannst du eigene Abteilungs-Dashboards erstellen. Je nachdem, in welchen Bereichen die neuen Teammitglieder beginnen, kannst du sie einer Gruppe hinzufügen und das vordefinierte Gruppen-Dashboard wird den neuen Kollegen automatisch zugewiesen. Natürlich kann jeder Mitarbeiter das Dashboard zu einem späteren Zeitpunkt anpassen und personalisieren. Zumindest in den ersten Arbeitswochen haben sie allerdings mit dem entsprechend auf die Abteilung zugeschnittenen Dashboard weniger Mühe, sich einzuarbeiten.

Pssst! Alle streng geheimen hotelkit-Hacks findest du auch im Tutorial-Bereich unter „Info“ in deinem hotelkit.