Datenschutz für Bewerber*innen

Im Folgenden erklären wir dir gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO, welche Informationen wir während des Online-Bewerbungsprozesses erfassen und wie deine entsprechenden Daten verarbeitet werden. Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, wie die hotelkit GmbH (nachfolgend: hotelkit) personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess verarbeitet. Sie beschreibt auch die geltenden Datenschutzrechte, einschließlich deines Rechts, gegen einen Teil der Verarbeitung, welche hotelkit durchführt, Widerspruch zu erheben. Weitere Informationen über diese Rechte und wie diese auszuüben sind, werden im Abschnitt „Deine Rechte“ behandelt. Die Betroffenenrechte sind dabei für alle Betroffenengruppen identisch. Wir weisen dich darauf hin, dass jeder Betroffene (also Website-Besucher, Kandidaten und Mitarbeiter) die dargestellten Betroffenenrechte hat. Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung, in der konkrete Informationen enthalten sind, wie wir mit deinen personenbezogenen Daten im Rahmen des Webseitenbesuchs oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen umgehen. Zu beachten ist, dass die hotelkit GmbH als interner Dienstleister für die hotelkit Technik UG als Partnerunternehmen den gesamten Bewerbungsprozess verwaltet. Im Übrigen erfolgt eine Weitergabe deiner Bewerbungsdaten an Dritte nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet oder es wurde ausdrücklich von dir eingewilligt.

1. Allgemeines zur Bewerbung

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist zur Erreichung der genannten Zwecke erforderlich und ein wesentlicher Teil vorvertraglicher und gegebenenfalls späterer vertraglicher Pflichten gegenüber hotelkit. Das Nichtbereitstellen deiner personenbezogenen Daten kann dazu führen, dass der Bewerbungsprozess nicht begonnen werden kann oder abgebrochen werden muss und deine Bewerbung dann möglicherweise keine weitere Berücksichtigung findet. Sollte hotelkit darüber hinaus personenbezogene Daten von dir aufgrund einer erteilten Einwilligungserklärung erhalten und verarbeiten, gilt das Recht, diese Einwilligung ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO, Art. 4 Nr. 11 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf der Einwilligung erfolgten Verarbeitungen bleibt unberührt. Deine Widerrufserklärungen, welche sich auf den Bewerbungsprozess beziehen, sendest du bitte an work@hotelkit.net.

2. Bewerbung mit der Bewerberplattform

Unser Online-Bewerbungsportal wird in technischer Hinsicht von unserem Dienstleister Workwise GmbH, Erbprinzenstraße 27, 76133 Karlsruhe, (nachfolgend: Workwise) betrieben. Workwise stellt nur Software und Rechenkapazitäten zur Verfügung und nimmt auf das Bewerbungsverfahren im Übrigen keinen Einfluss. Die Bearbeitung der Bewerbungsdaten ist Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DS-GVO. Die Personalvermittlung nach Auftrag von Stellensuchenden oder Arbeitgebern ist keine Auftragsverarbeitung, sondern die Inanspruchnahme einer fremden Fachleistung eines eigenständig Verantwortlichen. Workwise ist vertraglich dazu verpflichtet, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen den Schutz von deinen personenbezogenen Daten sicherzustellen. So werden Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind.

2.1. Registrierung bei Workwise

Du kannst deine Bewerbung im Portal von Workwise direkt verwalten und so jederzeit auch auf die weiteren Workwise-Dienstleistungen zugreifen. Werden von dir Dienstleistungen von Workwise genutzt, so ist innerhalb dieser Kundenbeziehung Workwise für sämtliche personenbezogenen Datenverarbeitungen verantwortlich. Es gelten dann die Datenschutzbedingungen von Workwise, die du hier findest: Workwise Datenschutz. Auf diese wirst du auch zum Zeitpunkt der Registrierung bei Workwise hingewiesen.

3. Bewerbung durch E-Mail-Kontakt

Für deine Bewerbung auf eine von hotelkit ausgeschriebene Stelle ist es nicht notwendig, dass ein Kundenkonto über Workwise erstellt werden muss. Die Bewerbung kann gleichermaßen direkt an work@hotelkit.net geschickt werden. Die Verarbeitung der von dir übermittelten personenbezogenen Daten mittels E-Mail erfolgt ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, worin auch die Rechtsgrundlage der Verarbeitung liegt (Anbahnung eines Vertrages, Art 6 Nr. 1 b DSGVO). Gleichermaßen werden deine personenbezogenen Daten die im allgemeinen Bewerbungsprozess auftauchen (Bspw. Telefonate oder Video-Call) behandelt.

3.1. Verantwortliche

Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten i.S.d Art. 4 (7) DSGVO ist die hotelkit GmbH, Marie-Andeßner-Platz 1, 5020 Salzburg, Österreich.

3.2. Datenerhebung

Im Rahmen des Auswahlverfahrens können folgende Kategorien von personenbezogenen Daten erhoben oder verarbeitet werden:

Kontaktdaten im Bewerbungsprofil (z.B. Vor- und Nachname, Land, E-Mail, Telefonnummer).
Angaben zum Gehaltswunsch, Motivation, ggf. Angaben zur Behinderung (nur sofern relevant für die ausgeschriebene Position).
Bewerbungsunterlagen (darunter fallen z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Daten zur beruflichen Entwicklung, Qualifikationen und Sprachkenntnisse).
Ergebnisse von Online-Verfahren wie z.B. Videointerviews.
Ggf. Referenzen, die zur Verfügung stehen

3.3. Art und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Deine personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
Um dich zu kontaktieren, falls du für eine alternative Stelle in
Betracht kommen solltest.
Sofern du uns deine Einwilligung erteilt hast, um dich nach deiner Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozesses zu befragen.
Um dich aufgrund deiner Initiativbewerbung zu kontaktieren.
Um dir entsprechend deiner abgegebenen Einwilligung personalisierte Informationen über offene Stellen bei hotelkit zuzusenden.

3.4. Rechtsgrundlagen

Deine personenbezogenen Daten werden erhoben oder verarbeitet, um ausgeschriebene Stellen anzubieten und das Auswahlverfahren durchführen zu können. Die Angabe von persönlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist dabei freiwillig. Die Angabe personenbezogener Daten ist jedoch für die Bearbeitung deiner Bewerbung oder für den Abschluss eines Arbeitsvertrages mit uns erforderlich. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) f) DSGVO in Verbindung mit Art. 9 (2) e) DSGVO. Weiterhin können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 b) und f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

3.5. Empfänger der Daten, keine Datenübertragung in das Nicht-EU-Ausland

Personenbezogenen Daten können an mit uns verbundene Unternehmen übermittelt werden, soweit dies im Rahmen der unter o.g. dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Es findet keine Übermittlung deiner personenbezogenen Daten an Dritte statt, wenn es keinen Bezug zum Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren hat. Eine Datenübertragung an Stellen oder Personen außerhalb der EU findet nicht statt und ist nicht geplant. Wir behalten uns im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung vor, Informationen über dich offen zu legen, wenn die Herausgabe von rechtmäßig handelnden Behörden oder Strafverfolgungsorganen von uns verlangt wird. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Nr. 1 c) DSGVO.

3.6. Verwendung und Schutz deiner Bewerbungsdaten

Das Unternehmen hat technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um deine Bewerbungsdaten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen und gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen. Die Übertragung deiner Daten erfolgt verschlüsselt nach dem aktuell anerkannten Stand der Technik. Im Recruiting-Prozess erfolgt ein Zugriff auf die Bewerbungsdaten nur durch diejenigen Personen, die mit dem Recruiting-Prozess betraut sind. Dies sind in diesem Fall die Personalabteilung und die für das Stellenangebot zuständige Führungskraft.

3.7. Aufbewahrungsfrist

Wir speichern persönliche Daten für die Dauer von 6 Monaten nach der Bewerbungs-Entscheidung. Dies ist erforderlich für die Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Sollte deine Bewerbung für weitere Stellen innerhalb der hotelkit GmbH oder Partnerunternehmen in Frage kommen, erfolgt eine weitergehende Nutzung der Daten nur dann, wenn hierzu deine Einwilligung ausdrücklich erteilt wurde. Wenn deine Bewerbung erfolgreich ist, speichern wir entsprechende persönliche Daten während der gesamten Dauer des Arbeitsverhältnisses gemäß der Datenschutzerklärung für Mitarbeitende, die wir dir bei Annahme der Anstellung zukommen lassen.

3.8. Widerspruch oder Widerruf einer Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Falls eine Einwilligung von dir (Art. 6 Nr. 1 a DSGVO) zur Verarbeitung von Daten erteilt wurde (z.B., wenn an einer Befragung zur Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess teilgenommen wird), kann diese jederzeit von dir widerrufen werden. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten, nachdem diese gegenüber uns ausgesprochen wurden. Soweit die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung gestützt wird (Art. 6 Nr. 1 f DSGVO), kann Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt werden. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um deine Darlegung der Gründe, weshalb personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeitet werden sollten. Im Falle eines begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

3.9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist.

4. Fragen und Hilfestellungen

Hast du technische Probleme beim Versenden der Online-Bewerbung? Hast du inhaltliche Fragen zur Bewerbung auf eine angebotene Stelle? Hast du generelle Fragen oder Anregungen zur Online-Bewerbung? Oder hast du weiterführende datenschutzrechtliche Fragen? Dann schreib uns an: work@hotelkit.net - wir werden mit dir Kontakt aufnehmen, um dein Problem schnellstmöglich zu beheben oder deine Fragen zügig zu klären.