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Der Einsatz von Digitalisierung im Mitarbeiter*innen-Onboarding – 5 Gründe, wieso es Sinn macht

Der Grundstein für Mitarbeiterbindung wird in der Einarbeitungsphase gelegt. Doch nur allzu oft fehlt die Zeit, für eine gründliche Einschulung. Unter unzulänglichem Onboarding im Schnelldurchlauf leiden sowohl die neuen Mitarbeiter*innen als auch die Arbeitsqualität im Betrieb. 5 Gründe, weshalb man gerade deshalb digitale Kommunikations-Tools als Unterstützer im Onboarding einsetzen sollte, präsentieren wir dir hier.

Das Dilemma mit dem Personal-Onboarding

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne. Dieses bekannte Zitat von Hermann Hesse, das gerne von Politiker*innen bei Antrittsreden verwendet wird, kann zweifelsohne auch auf den Onboarding-Prozess bezogen werden. Denn die Magie der Einarbeitungsphase entscheidet über nicht weniger als das Wohlbefinden sowie den Verbleib neuer Mitarbeiter*innen im Betrieb und ist maßgebend dafür, wie sich jene an ihrem zukünftigen Arbeitsplatz zurechtfinden. So viel ist sicher, strukturiertes Onboarding benötigt Zeit. Zeit, die in Hotelbetrieben nur allzu oft fehlt, nicht zuletzt aufgrund Personalmangels. Doch trifft diese Annahme in unserer modernen Welt noch vollkommen zu? Kann der Einsatz von Digitalisierung im Onboardingprozess für mehr Effizienz sorgen?

5 Gründe, wie digitale Kommunikations-Tools das Mitarbeiter*innen-Onboarding unterstützen können

Wenn es zum Thema Onboarding kommt, können digitale Kommunikations-Tools die strukturierte und effiziente Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen effektiv unterstützen. Gemeint sind nicht jene Gratis-Apps, die sich lediglich für die Planung des nächsten Familienausflugs eignen und oftmals für ein heilloses Durcheinander sorgen. Es handelt sich hierbei um digitale Plattformen mit Werkzeugen, die speziell auf die Bedürfnisse von Hotel-Teams zugeschnitten sind und zielgerichtete Kommunikation sowie effiziente Prozesse ermöglichen. So können auch zusätzliche Verpflichtungen wie die Einschulung neuer Mitarbeiter*innen neben dem Alltagsgeschäft bewältigt werden, ohne unnötig Überstunden aufzubauen. Wir nennen dir hier fünf weitere Gründe, weshalb der Einsatz von Digitalisierung im Onboarding Sinn macht:

Grund 1: In App-Form verfügbar schaffen Kommunikations-Tools Vertrauen

Egal, ob jung oder alt: Apps gehören inzwischen zu unseren Begleitern im Alltag. So gut wie jeder/jede ist mit deren Gebrauchsweise vertraut. Digitale Plattformen, die auch in App-Form auf dem Smartphone verfügbar sind, zeichnen sich in der Regel durch eine benutzerfreundliche, intuitive Handhabung aus. Das sorgt für Vertrauen, besonders bei jungen Arbeitnehmer*innen. Kommt es zum Thema Employer-Branding, bevorzugen besonders jüngere Personen einen Arbeitsplatz, an dem digitale Tools bereits im Einsatz sind.

Grund 2: Digitale Checklisten für Struktur und Standardisierung

Insbesondere wenn mehrere Personen in die Einschulung involviert sind, besteht die Gefahr, dass neue Mitarbeiter*innen nicht einheitlich mit Prozessstandards vertraut gemacht werden. Mit digitalen Tools kann der Onboarding-Prozess in Form einer Checkliste abgebildet werden. Dies sorgt nicht nur für Struktur, sondern auch für eine unmissverständliche Kommunikation von Standards. Darüber hinaus bieten digitale Tools oftmals die Möglichkeit, Zeitfenster für die Erledigung von Checklistenpunkten zu definieren, sowohl für die neuen Mitarbeiter*innen als auch jene, die den Onboarding-Prozess begleiten.

Grund 3: Informationen sind leicht zu finden

Ist das digitale Tool über das Smartphone und andere Endgeräte verfügbar, werden die für das Onboarding benötigten Informationen immer und überall zugänglich. Dadurch können etwaige Unklarheiten, die einen in der oft fordernden Anfangszeit plagen, in Ruhe zu Hause nachgelesen werden. Auch am neuen Arbeitsplatz ist dies eine entscheidende Hilfestellung, da Informationen nicht immer bei Kolleg*innen, die eventuell gerade beschäftigt sind, eingeholt werden müssen. Darüber hinaus, können theoretisch auch Mitarbeiter*innen, die remote oder in einer anderen Zweigstelle arbeiten, in den Einarbeitungsprozess eingebunden werden. So entsteht ein einheitlicher Onboarding-Prozess über Betriebs-, Filial- und sogar Landesgrenzen hinweg.

Grund 4: Klar strukturiertes Onboarding sorgt für Mitarbeiterbindung

Mitarbeiter*innen, die von Tag eins an klar und strukturiert in ihre Tätigkeit eingeschult werden, fühlen sich wohler am Arbeitsplatz. Zudem ermöglicht digitale Einarbeitung neuen Mitarbeiter*innen, sich bei Unklarheiten über digitale Checklisten und Handbuchartikel selbst weiterzuhelfen. Natürlich spart das auch Zeit, wenn nicht immer ein Kollege/eine Kollegin als Hilfestellung zugegen sein muss. Diese Autonomie stärkt die Selbstständigkeit, Eigeninitiative und nicht zuletzt auch das Selbstbewusstsein. Digitale Tools bieten des Weiteren unzählige Möglichkeiten, die Teambindung von Anfang an zu stärken (Buddy-Programme; Quiz-Touren durch das neue Unternehmen; Vorstellung über eine Nachricht an das ganze Team). So wird die Mitarbeiterbindung gestärkt.

Grund 5: Von Tag eins an Teil des Teams

Digitale Tools ermöglichen neuen Mitarbeiter*innen, sich von Tag eins an mit allen SOPs am neuen Arbeitsplatz vertraut zu machen: So ist man von Beginn an im Geschehen und kennt die Aufgaben, die gerade in der Abteilung anstehen. Können diese nach Priorität geordnet werden, weiß man auch, was gerade dringend zu erledigen ist. So ist man am selben Stand wie die anderen Kolleg*innen und fühlt sich auch als Neuzugang als Teil des Teams.

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Michael Santner ist Text Content Manager bei hotelkit.

Über den Autor

Michael Santner

Berichte von verarmten Dichtern während seines Studiums bewogen ihn dazu, seiner Passion an einem festen Arbeitsplatz nachzugehen. Im Marketing von hotelkit kümmert er sich darum, die Ideen seiner Kolleg*innen in spannende Geschichten zu verpacken.

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