Success Story

Effiziente Koordination von mehreren Apartments in verschiedensten Stadtteilen

Für SmartRentals Madrid ist hotelkit die Lösung – dank der umfassenden Tools können alle Mitarbeiter und Aufgaben zeitgleich auf denselben Stand gebracht werden. Die besonderen Herausforderungen liegen bei diesem Hotelkonzept auf der Hand.

Smartrental Madrid Cover Image

„Besser als ein Hotel“ – mit diesem Motto will SmartRentals Madrid seinen Städteurlaubern die Vorzüge eines eigenen, voll ausgestatteten Apartments in Kombination mit umfassendem Service näherbringen. Eine Besonderheit: Die unterschiedlich großen Apartments liegen in verschiedenen Stadtteilen, so dass jeder Gast die für ihn passende Umgebung findet.

Die besonderen Herausforderungen liegen bei diesem Hotelkonzept auf der Hand: So wünschte sich das Management eine Möglichkeit, die Kommunikation für das gesamte Team einheitlich und einfach zu gestalten. Bisher war es schwierig gewesen, Informationen an alle Mitarbeiter zeitgleich weiterzugeben und Informationen sowie Aufgaben zu koordinieren. Hierzu zählten insbesondere auch die Reparaturen. Diese sollten für das gesamte, mobile Technik-Team übersichtlich und strukturiert dokumentiert werden können.

Schließlich wünschte man sich auch eine Lösung, die Gewissheit über die zuverlässige Erledigung diverser Aufgaben und To-Dos ermöglicht. Da das Team teils räumlich voneinander getrennt arbeitet, ist es wichtig zu wissen, wo beispielsweise ein Kollege kurzfristig unterstützt werden kann, ohne dass dieser durch Anrufe etc. seinen Arbeitsfluss unterbrechen muss.

Implementierungs- & Testphase

Das Hotel hatte erstmals Mitte Januar 2018 mit hotelkit Kontakt und nur innerhalb einer Woche wurde alles für die Schulung vorbereitet, so dass die Testphase mit dem gesamten Team gleich Anfang Februar starten konnte. Im direkten Anschluss an die Testphase wurde SmartRentals Madrid offizieller hotelkit-Kunde.

Das gesamte Team war in den ersten beiden Wochen sehr aktiv in hotelkit – insgesamt wurden mehr als 1.000 Kommentare verfasst, 200 Reparaturen dokumentiert und 300 Übergaben geschrieben. Die Tipps vom hotelkit Customer Success Team zur Optimierung der Nutzung wurden sehr positiv aufgenommen. Nach weiteren zwei Wochen hatte sich die Zahl der Übergaben sowie Aufgaben beinahe verdoppelt. Auch in den folgenden Monaten wurde die Nutzung immer weiter intensiviert. In diesem Zeitraum führte hotelkit mehrere Telefonkonferenzen durch, um gemeinsam mit dem Hotelmanagement die Implementation weiterer Prozesse zu besprechen sowie auch diverse Vorlagen anzulegen.

Ein Grund für den schnellen Erfolg von hotelkit liegt sicherlich auch in der tollen Nutzung: Das gesamte Team war von Anfang an sehr gut involviert und wurde in alle Schulungen einbezogen.

Wir sind wirklich sehr glücklich mit dem Tool, unsere interne Kommunikation hat sich stark verbessert und während wir es nutzen, entdecken wir neue Anwendungsmöglichkeiten dafür.

Josh Fairweather
Josh Fairweather Guest Experience Manager

Ergebnisse

Bereits während der Testphase zeigte sich eine beachtliche Nutzung. Diese konnte im Anschluss nochmals deutlich gesteigert werden. Insgesamt gibt es seit Beginn an ganze 25.000 Aktivitäten – das sind 2.780 Aktivitäten pro Monat oder 92 pro Tag. Vor allem mit dem Tool Übergaben werden tägliche Prozesse der SmartRentals weitaus einfacher gestaltet: Hier werden rund 550 Übergaben pro Monat erstellt. Platz zwei der beliebtesten Tools nehmen die Aufgaben mit Checklisten ein. Insgesamt wurden ganze 590 Checklisten integriert, die das Team in allen Prozessen und Bereichen unterstützen. Beispielsweise können so wichtige Aufgaben für den Frühdienst an der Rezeption oder tägliche Housekeeping To Do’s effizienter abgewickelt werden. So kann das Hotel einen gleichbleibend hohen Standard in allen Apartments gewährleisten.

Platz drei nehmen die Reparaturen ein, die über hotelkit direkt an die Techniker gesendet werden. Diese erhalten alle erstellen Reparaturaufträge direkt auf ihr Tablet und können sofort mit der Erledigung beginnen. Auch die übrigen Tools sind sehr beliebt: Über die News halten sich alle Mitarbeiter gegenseitig auf dem Laufenden, die Ideen werden rege diskutiert, und auch die Gästewünsche können dank hotelkit schnell und effizient abgearbeitet werden.

hotelkit hat uns ermöglicht jederzeit miteinander zu kommunizieren, unabhängig davon in welchem unserer verschiedenen Häuser wir uns befinden. Damit haben wir es geschafft einen qualitativ hochwertigen Service in unseren Apartments zu garantieren.

Josh Fairweather
Josh Fairweather Guest Experience Manager

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