Success Story

„Was ich besonders schätze, ist die digitale Kommunikation mit dem ganzen Team“ – hotelkit im Reischlhof

Während seines zweijährigen Aufenthalts in Österreich konnte Dominik Reischl einen reichen Erfahrungsschatz im Hotelgewerbe sammeln. Zurückgekehrt im familieneigenen 4,5 Sterne Wellnesshotel im Bayerischen Wald, wollte der Junior Chef vor allem eines nicht mehr hinnehmen: Dysfunktionale Kommunikation und die damit einhergehenden Fehlerquellen. Papier musste weg, hotelkit her. Mehr hierzu im Interview.

Was waren die größten Herausforderungen für Sie als Inhaber, bevor hotelkit implementiert wurde?

Bevor effiziente digitale Kommunikation in unserem Betrieb den Arbeitsalltag eroberte, herrschte dort das, was man auf gut Bayrisch eine „Zettelwirtschaft“ nennt. Das Resultat dieses nicht funktionierenden Informationsflusses war eine hohe Fehleranfälligkeit in unseren alltäglichen Routinen. Oftmals tauchten Fragen auf, etwa ob eine Reparatur erledigt worden ist oder wer sich dieser Sache angenommen hat. Zudem konnte es vorkommen, dass auf Papier festgehaltene Information einfach verschwand, etwa in Schubladen. Bis vor wenigen Jahren, als unser Betrieb noch wesentlich kleiner war, konnten wir die Qualität trotzdem in einem zufriedenstellenden Maß aufrechterhalten. Waren wir damals noch auf „Urlaub am Bauernhof“ spezialisiert, ist es nun das gehobene Segment, in dem wir operieren. Dieser Fehleranfälligkeit wollten wir deshalb ein für alle Mal ein Ende setzen.

Warum habt ihr euch für hotelkit als Lösung für die digitale Kommunikation entschieden?

Klar war für uns, dass wir eine intuitiv anwendbare Software brauchen, hinter der das ganze Team steht. Es hat wenig Sinn, einem großen Team von 145 Mitarbeiter*innen ein Tool aufzudrängen. Es soll ja nicht das Ziel sein, jemanden zu frustrieren, sondern ein Mehrwert für alle kreiert werden. Bei hotelkit wusste ich bereits, was uns erwartet, da ich während meines zweijährigen Aufenthalts in Österreich schon mit der Software gearbeitet hatte. Die Entscheidung für hotelkit zur Ermöglichung digitaler Kommunikation in unserem Betrieb war für mich daher nur naheliegend.

Es hat wenig Sinn, einem großen Team von 145 Mitarbeiter*innen ein Tool aufzudrängen. Es soll ja nicht das Ziel sein, jemanden zu frustrieren. Aus diesem Grund fiel unsere Entscheidung auf hotelkit.

Dominik Reischl Junior Chef

Wie ist die Implementierungsphase verlaufen? 

Alle starteten mit unterschiedlichen Voraussetzungen. Die jüngeren Mitarbeiter*innen standen hotelkit natürlich aufgrund ihrer hohen Affinität zu neuen Medien von Anfang an positiv gegenüber, während manche unserer älteren Teammitglieder durchaus ein wenig reserviert waren. Deshalb entschieden wir uns bewusst dazu, hotelkit strukturiert, Schritt für Schritt einzuführen, um niemanden zu überfordern. Wir begannen mit den Kommunikations-Tools News und Übergaben und erweiterten unser Nutzungsspektrum alle paar Wochen um ein weiteres Werkzeug. Dabei achteten wir stets darauf, positive Anreize für die Nutzung zu schaffen. So durften etwa Urlaubs- und Freizeitanträge nur mehr in Form von Übergaben in hotelkit übermittelt werden.

Unsere Strategie fruchtete bald: Nach den ersten Wochen der Nutzung war das ganze Team von dem Mehrwert, den uns die digitale Kollaborationsplattform im täglichen Arbeitsalltag bringt, überzeugt. Digitale Kommunikation war ja in gewisser Weise nichts Neues in unserem Betrieb, jedoch erfolgte diese vormals chaotisch und intransparent über bekannte Gratis-Apps. Bis man jemanden erreichte, dauerte es seine Zeit. hotelkit brachte nicht nur Struktur, sondern auch Effizienz in den Informationsfluss unseres mit 145 Mitarbeiter*innen doch gar nicht so beschaulichen Teams. Nach 3 Monaten war der Prozess der Implementierung finalisiert, seitdem sind wir hochzufriedene hotelkit-Nutzer*innen.

Wir entschieden uns dazu, die Implementierung von hotelkit Schritt für Schritt vorzunehmen. Nach den ersten Wochen der Nutzung war das ganze Team von dem Mehrwert, den uns die digitale Kollaborationsplattform im täglichen Arbeitsalltag bringt, überzeugt.

Dominik Reischl Junior Chef

Was hat sich verändert, seit Sie und ihr Team mit hotelkit arbeiten?

Gewandelt hat sich vor allem unsere Art zu kommunizieren. So können unsere Mitarbeiter*innen nun alle wichtigen Informationen, die sie für ihren Dienst benötigen, in hotelkit finden und rasch mit ihren Kolleg*innen Kontakt aufnehmen. Die ersten fünf Minuten einer Schicht sind in unserem Betrieb auch stets dafür reserviert, sich über hotelkit auf den Stand der Dinge zu bringen. Das persönliche Gespräch bleibt hierbei aber nicht auf der Strecke, ganz und gar nicht. Durch hotelkit habe ich nun mehr Zeitressourcen zur Verfügung, um meine Mitarbeiter*innen für einen Plausch aufzusuchen.

Die Aufgaben und Checklisten werden intensiv genutzt. Wo spielen diese beiden Werkzeuge eine besonders große Rolle? 

Checklisten nutzen wir besonders an der Rezeption und im Servicebereich, wiederholende Aufgaben überall dort, wo alltägliche Routinen anfallen. Für unsere Mitarbeiter*innen sind Checklisten ein hervorragender Leitfaden, um die anfallenden ToDos strukturiert abzuarbeiten. Ich als Führungskraft wiederum habe die Transparenz, die mir garantiert, dass auch wirklich alles den Vorgaben entsprechend gemacht wurde. Wir sehen, dass mit der Etablierung digitaler Checklisten ein verändertes Verantwortungsgefühl Einzug gehalten hat. Das Pendant aus Papier wurde in der Vergangenheit nicht selten blind abgehakt, ganz nach dem Motto: Dieses Prozedere ist mir ohnehin bekannt, das muss ich mir nicht noch einmal anschauen. Die Notwendigkeit, aktiv ein Häkchen in der digitalen Checkliste zu setzen, steht offensichtlich in Zusammenhang mit einem bewussteren Erledigen der Aufgabe. Dies wiederum hat zur Folge, dass dort, wo digitale Checklisten in unserem Betrieb eingesetzt werden, kaum noch Fehler geschehen.

Für unsere Mitarbeiter*innen sind Checklisten ein hervorragender Leitfaden, um die anfallenden ToDos strukturiert abzuarbeiten. Ich als Führungskraft wiederum habe die Transparenz, die mir garantiert, dass auch wirklich alles den Vorgaben entsprechend gemacht wurde.

Dominik Reischl Junior Chef

Seit der Implementierung von hotelkit ist Papier in unserem Arbeitsalltag eine Rarität geworden. Das ist nicht nur aus Nachhaltigkeitsgründen begrüßenswert. Als Inhaber muss ich mir keine Sorgen mehr darüber machen, dass auf Zetteln festgehaltene Aufgaben spurlos verschwinden. Sollte es Änderungen an einer Routine geben und ein neuer Checklistenpunkt ergänzt werden, wird dies dem gesamten Team automatisiert über hotelkit mitgeteilt. Das aufwändige Umändern papierner Druckvorlagen gehört der Vergangenheit an und ich empfinde keinerlei Nostalgie, wenn ich daran zurückdenke.

Das Reparaturen-Tool ist bei euch sehr rege im Einsatz. Was hat sich in der Technik-Abteilung mit der Implementierung von hotelkit verändert?

Früher war es nicht selten, dass unsere Haustechniker bei Dienstantritt um 7 Uhr mit einem Berg an Zetteln konfrontiert waren. In weiterer Folge galt es erst herauszufinden, was dringend erledigt werden muss und wo man sich mehr Zeit nehmen konnte. Nun finden unsere Mitarbeiter*innen in hotelkit bereits einen vorgefertigten Plan für den Tag vor, da durch die Möglichkeit der Priorisierung von Aufträgen immer klar ist, was Vorrang hat.

Auch das News Tool nutzen Sie sehr frequent, um das Team über Benefits und Aktuelles auf dem Laufenden zu halten. Was wird da zum Beispiel kommuniziert?  

News waren für uns nicht nur in der Corona-Zeit ein praktischer Weg, alle Mitarbeiter*innen rasch über Neuigkeiten in Kenntnis zu setzen. Wir nutzen dieses Tool als unsere interne Nachrichtenplattform, auf der wir besondere Ereignisse in unserem Betrieb hervorheben. Das kann etwa ein Bericht über eine Laufveranstaltung sein, an der wir teilgenommen haben, ein Verweis auf eine Erwähnung unseres Hotels in der Zeitung oder eine besonders charmante Bewertung eines Gastes.

Mit dem hotelkit News Tool informieren wir unsere Mitarbeiter*innen über alles Wissenswerte, das in und rund um unseren Betrieb geschieht.

Dominik Reischl Junior Chef

Über 10.000 Kommentare deuten auf eine sehr rege Kommunikation eures Teams hin. Wo in hotelkit ist der Austausch besonders groß?

Eine besonders intensive Nutzung der Kommentarfunktion findet an der Rezeption statt, die in einem eigens dafür geschaffenen Kalendereintrag festhält, was alles über den Tag hinweg passiert ist, Erfreuliches und weniger Erfreuliches. Das wiederum wird an uns in der Führungsetage in Form einer Übergabe späterfolgend übermittelt, sodass wir immer über die Vorgänge im Bilde sind.

Was sind Ihrer Meinung nach die größten Vorteile von hotelkit?  

Was ich an hotelkit besonders schätze, ist die Möglichkeit, die digitale Kommunikation dazu zu nutzen, mit dem ganzen Team rasch Kontakt aufzunehmen. Persönlich bin ich auch ein großer Liebhaber der Merken-Funktion, die garantiert, dass ich nichts vergesse. Die erfreulichste Auswirkung, die die Implementierung jedoch nach sich zog, ist sicherlich die markante Verringerung von Fehlerquellen in unserem Unternehmen.

Was würden Sie einem Hotelier empfehlen, der sich für die Einführung von hotelkit entschieden hat?

Es ist wichtig, keine Angst vor der Digitalisierung des Betriebs zu haben. Selbst, wenn sich diese zu Beginn ungewohnt anfühlt. Bereits nach kurzer Zeit stellen sich erste Erfolge ein und wird der Mehrwert des Systems für den Arbeitsalltag spürbar. Die Skepsis mancher Mitarbeiter*innen wird sich spätestens dann in Luft auflösen.

Wie würden Sie hotelkit mit drei Worten beschreiben?

Einfach, innovativ, effizient.

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