Jasper – ansonsten ein sehr ausgeglichener, friedlicher Mann, der seinen Arbeitstag stets mit einem fünfminütigen Sonnengruß beginnt – zückt sein Smartphone und durchforstet das Internet nach Lösungen. Das überwältigende Angebot lässt seinen Atem stocken: Wie soll ich bei dieser Fülle an Möglichkeiten jemals die richtige Entscheidung treffen? Was muss ich bedenken? Hilfe!
Analyse: Was will ich in meinem Hotel verändern?
Zunächst gilt es zu analysieren, was man im eigenen Hotel verändern will. Was hat Jasper derart zur Weißglut getrieben?
Da ist einmal die grassierende Papierseuche: Ein Handbuch, nicht selten mehrere hundert Seiten dick, erschwert ihm und seinen Mitarbeiter*innen, die gewünschten Informationen schnell zu finden. Bis man an der gewünschten Stelle angelangt, ist der Artikel oft gar nicht mehr aktuell.
Darüber hinaus ist in Jaspers Betrieb zwischen verschiedenen Kommunikationskanälen und Etagen eine Art Bermuda-Dreieck entstanden, in dem Informationen nur im Glücksfall und über lange Wege an der richtigen Adresse ankommen. Vor allem die schichtübergreifende Kommunikation verläuft oftmals intransparent, nicht selten werden Nachrichten im E-Mail-Postfach oder auf WhatsApp übersehen oder zu Opfern des Stille-Post-Effekts bei mündlicher Weitergabe. Die Kritzeleien im handgeschriebenen Übergabebuch sehen zwar oft kunstvoll und ausgefallen aus, bei ihrer Entzifferung hätte jedoch selbst der erfahrenste Archäologe seine Probleme.
Bei so vielen Komplikationen können trotz Sonnengruß am Morgen die Nerven schon einmal blank liegen. Was es braucht, ist eine digitale Plattform, die Kommunikation, Wissens-, Qualitäts- und Prozessmanagement ermöglicht und dabei noch auf die individuelle Bedürfnislage eines Hotels eingeht.
Bevor du dich für ein Software-Produkt entscheidest, solltest du dir darüber bewusst werden, was du in deinem Hotel ändern willst.
Was sind die Merkmale einer guten Software-Lösung?
Nun weiß Jasper schon einmal, was er gerne ändern würde. Doch was muss er bei der Wahl der richtigen Software beachten?
Allen voran stellt sich die Frage nach dem Preis-Leistungs-Verhältnis eines Produkts. Wichtige Indizien dafür, dass es sich bei der Lösung nicht um eine sündhaft teure Mogelpackung handelt, sind ein breiter Kundenstamm und positive Erfahrungsberichte. Ein besonderes Augenmerk verdient auch der Support durch den Anbieter, denn die Unterstützung durch Expert*innen ist für die erfolgreiche Implementierung eines digitalen Tools von größter Bedeutung.
Am Ende muss das Produkt die Mitarbeiter*innen des Hotels überzeugen. Um dies herauszufinden, eignet sich eine kostenfreie Testphase. Die Bedienung des Tools darf dabei keine Raketenwissenschaft sein. Selbst Nutzer*innen, die weniger vertraut mit digitalen Werkzeugen sind, sollten ohne Probleme damit umgehen können.
Was gilt es noch zu beachten? Natürlich muss garantiert sein, dass mit verarbeiteten Daten gemäß der Gesetzeslage umgegangen wird. Darüber hinaus sollte die Software nicht nur über PC und Laptop, sondern über jedes Endgerät abrufbar sein. Nur dann ist gesichert, dass alle Mitarbeiter*innen im Hotel überall erreicht werden können. Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Schnittstellen-Möglichkeiten, die die Lösung bietet. Eine Integration mit gängigen PMS ist naheliegend, ideal ist jedoch, wenn auch andere hilfreiche Hotel-Technologie-Produkte mit der Software gekoppelt werden können.
Gute Rezensionen, intuitive Nutzung, Support durch den Anbieter, Datenschutzkonformität, Abrufbarkeit über verschiedene Endgeräte – All das sind Indizien dafür, dass es sich um eine gute Software-Lösung handelt. Letztendlich muss jedoch dein Team von dem Produkt überzeugt sein.
Was ist für den Test einer neuen Software zu beachten?
Zunächst gilt es festzustellen, welches Produkt einen am meisten überzeugt hat, denn zum Ausprobieren unzähliger Software-Lösungen fehlt oft nicht nur die Zeit, auch die Mitarbeiter*innen werden irgendwann die Geduld und Motivation verlieren. Stichwort Zeit: Auch der Zeitpunkt muss mit Bedacht gewählt werden. Wenn nicht genügend Kapazitäten für eine gründliche Testphase vorhanden sind, hat eine solche wenig Sinn.
Hat man einen Entschluss gefasst und den idealen Zeitraum gefunden, gilt es ein Team zu bestimmen, welches die Testphase übernimmt. In diesem wiederum sollte es Verantwortliche geben, die sich um die Beantwortung von Fragen kümmern und einen genaueren Einblick in die Anwendungen der Software haben. Hat man diese ersten Schritte gesetzt, kann man die Software im Arbeitsalltag auf die Probe stellen. Nun heißt es testen, testen und noch mehr testen.
Eine optimale Testphase ist dann garantiert, wenn das richtige Produkt gewählt und der ideale Zeitraum sowie ein Test-Team festgelegt wurden.
Von der Testphase zur Entscheidung
Es ist soweit: Jasper und sein Team haben sich für die digitale Kollaborations-Plattform hotelkit entschieden, ein vielseitiges Tool, welches einem die Abwicklung aller Prozesse, ein umfassendes Wissens- und Qualitätsmanagement sowie unternehmensinterne Kommunikation auf digitalem Weg ermöglicht und dabei eine Vielzahl an Schnittstellen-Möglichkeiten bietet. Die vielen positiven Rezensionen sowie der begleitende Support waren eine wichtige Hilfestellung bei der Entscheidungsfindung. Vom ersten Tag an ist das Test-Team von der intuitiven Nutzung der digitalen Tools beeindruckt.
Als besonders hilfreich erweist sich der kontinuierliche Support durch einen Customer-Success-Manager der hotelkit GmbH, welcher Jasper und seinen Mitarbeiter*innen all ihre Fragen geduldig und nachvollziehbar beantwortet. In Online-Terminen wird die Anwendung einzelner Funktionen transparent über Screen-Sharing demonstriert. Zudem erhält Jasper über Reportings von seinem Customer-Success-Manager laufend Feedback darüber, wo die Nutzung der Software bereits optimal verläuft und wo noch Verbesserungspotential besteht.
Die 30-tägige Testphase vergeht wie im Flug. Ehe sich Jasper versieht, ist der Moment der Entscheidung da. Als mittlerweile geübter hotelkit-User erstellt er eine Umfrage und befragt die involvierten Mitarbeiter*innen, ob hotelkit die digitale Lösung für den Betrieb werden soll. Wenig überraschend ist die Software für Jasper und seine Kolleg*innen nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Die intensive Nutzung während der Testphase hat sich bezahlt gemacht. Nun werden auch die Mitarbeiter*innen außerhalb der Testgruppe im Umgang mit der digitalen Kollaborations-Plattform geschult und die Implementierung der Software in Jaspers Hotel abgeschlossen.
Die Features von hotelkit sind intuitiv und laden zum Ausprobieren ein. Die Customer-Success-Manager*innen stehen den Kund*innen beratend zur Seite und demonstrieren die Nutzung von Funktionen nachvollziehbar via Screen-Sharing. Reportings geben Aufschluss darüber, welche Funktionen bereits optimal genutzt werden und wo noch Aufholbedarf besteht.
Ist die gewünschte Veränderung eingetreten?
Mit einem tiefen Atemzug richtet sich Jasper aus dem Lotussitz auf und faltet die Hände vor dem Brustkorb: Namaste. Der morgendliche Yoga-Flow ist beendet, der Workflow kann beginnen. Zufrieden blickt Jasper in sein Hotel und realisiert, dass die Zeit der papierlastigen Arbeit ein Ende gefunden hat. Über die hotelkit-App verschafft er sich ein Bild von den Vorgängen in seinem Betrieb. Schmunzelnd stellt er durch die Häkchen auf der Checkliste “Warenannahme” fest, dass diese Aufgabe von Norman bereits erledigt wurde. Auch das priorisierte Zimmer 404 ist schon gereinigt, Baron Münchhausen und seine Familie können kommen. Simon von der Rezeption hat in hotelkit Moments ein Bild vom türkisblauen Meer gepostet: Daumen hoch, Simon. Es sei dir vergönnt. Betty aus dem Housekeeping-Team fragt in einer Übergabe, wie die Zimmerdesinfektion vonstatten gehen muss. Reflexartig greift Jasper ins Regal, im Begriff, den schweren Handbuch-Ordner herauszuholen. Doch er greift ins Leere. Sein Missgeschick zaubert ihm ein breites Lächeln ins Gesicht. Kurz darauf übermittelt er Betty den digitalen Handbuchartikel mit allen hinterlegten Infos zum Desinfektionsvorgang.
Ja, die Digitalisierung der Prozesse mit hotelkit hat sich in Jaspers Betrieb mehr als bezahlt gemacht. Möglicherweise kommst jetzt auch du ins Grübeln. Mach dich schlau über die perfekte Lösung für dein Hotel und revolutioniere auch du deinen Arbeitsalltag für dich und dein Team!
Über den Autor
Michael Santner
Berichte von verarmten Dichtern während seines Studiums bewogen ihn dazu, seiner Passion an einem festen Arbeitsplatz nachzugehen. Im Marketing von hotelkit kümmert er sich darum, die Ideen seiner Kolleg*innen in spannende Geschichten zu verpacken.
