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Mit NFC-Tags smart und sicher durch den Hotelalltag

NFC-Tags, oder genauer gesagt Near Field Communication-Tags, sind für viele Hotels längst nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Die smarte Technologie ist ein Garant für komplette Transparenz und hundertprozentige Sicherheit. Doch wie genau wird ein NFC-Tag in der Praxis eingesetzt und welche Abläufe im Hotelalltag werden dadurch optimiert? Mehr dazu in folgendem Beitrag.

NFC-Tags sind die smarten Helferlein im Hotelalltag.

NFC ist gleich “Nur für Coole”? Nein, aber gewissermaßen cool bist du durchaus, wenn du dich für die Nutzung der cleveren Near Field Communication – dafür steht die Abkürzung nämlich wirklich – entscheidest. Wenig überraschend werden NFC-Tags in Kombination mit hotelkit, der ebenso intelligenten digitalen Kollaborationsplattform für Hotel-Teams, bereits seit Jahren für alltägliche Hotelroutinen wie Wartungen oder Kontrollgänge eingesetzt. Doch was ist ein NFC-Tag jetzt eigentlich? Es handelt sich hierbei um einen Informationsspeicher in Chipform, der an Schlüsselstellen in deinem Hotel angebracht werden kann. Durch das Scannen des Tags wird bestätigt, dass die Stelle, an der sich der Chip befindet, auch wirklich passiert wurde. Darüber hinaus kannst du NFC-Tags gezielt dazu nutzen, deinen Mitarbeiter*innen hilfreiches Wissen an der richtigen Stelle zukommen zu lassen. Smartphones verfügen mittlerweile über Background-Tag-Reader. Das Erfassen des Chips erfolgt also unaufwändig, ohne dass eine App aktiviert werden muss.

Wie kann ich NFC-Tags in meinem Hotel einsetzen? 

So ehrlich dürfen wir sein: Manche Dinge müssen einfach ausnahmslos erledigt werden. NFC-Tags sind deine Garanten dafür, dass sich der Sache auch wirklich jemand angenommen hat.

Du hast wichtige Wegpunkte, die auf den täglichen Rundgängen unbedingt kontrolliert werden müssen? Dann positioniere genau dort einen NFC-Tag. So ist garantiert, dass auch wirklich jemand da war und du brauchst dir keine Sorgen zu machen, dass der Checklistenpunkt anderswo abgehakt worden ist.

Wir bei Tristar verwenden NFC-Tags hauptsächlich für Sicherheitsrundgänge in der Nacht. Die Rundgänge sind dadurch effizienter und die NFC-Tags geben uns Sicherheit, da man nachvollziehen kann, wer, wann, welchen Punkt kontrolliert hat. Alle 30 Tristar Hotels haben NFC-Tags in Verwendung. Wir haben mittlerweile ca. 840 Chips im Einsatz.

Die Tristar Hotels nutzen erfolgreich Near Field Communication
Christian Stein-Kalesky Director HR, Tristar Hotels

Ja, es gibt Aufgaben, die aufwendig und komplex sind. Es besteht die Gefahr, dass etwas vergessen wird. Durch das Anbringen eines NFC-Tags kannst du dem zuvorkommen, denn der clevere Informationschip kann direkt mit dem dazugehörigen Handbuchartikel in deinem hotelkit verknüpft werden. Es bedarf also nur eines Scans, um zur benötigten Information zu gelangen.

Doch der Einsatz von NFC-Tags ist nicht auf regelmäßig wiederkehrende Aufgabenbereiche beschränkt. Auch dort, wo täglich neue Herausforderungen anstehen, sind die kleinen Unterstützer sinnvoll. Du kannst sie je nach Bedarf mit neuen Aufgaben in hotelkit verknüpfen.

Praktische Beispiele zur Nutzung von NFC-Tags im Arbeitsalltag 

Klassische Kontrollpunkte auf den Sicherheitsrundgängen durchs Hotel sind Feuerlöscher, Notfallbeleuchtung und die Liftanlage. Was auch immer es in deinem Hotel noch gibt, das unbedingt regelmäßig inspiziert werden muss: Versehe es mit einem NFC-Tag. Dadurch bist du stets im Bilde, ob die für den Rundgang verantwortliche Person auch überall gewesen ist.

Dein Betrieb ist bekannt für seine ausgezeichnete Küche. Eine Reihe hochmoderner Küchenmaschinen unterstützt dein grandioses Team bei seiner täglichen Arbeit. Doch die Bedienung der Gerätschaften ist kein Kinderspiel. Positioniere NFC-Tags direkt an den Küchengeräten und verknüpfe diese mit Bedienungsanleitungen in deinem hotelkit-Handbuch. So heißt es in deiner Küche auch weiterhin: Alles in Butter!

Der Heiztank sorgt für Wärme bis in die hintersten Winkel deines Hotels. Weniger bequem ist seine Wartung, die mit unzähligen Schritten verbunden ist. Hier macht es Sinn, einen NFC-Tag zu positionieren und diesen mit dem dazugehörigen Handbuchartikel zu verknüpfen. So gelangt dein Handwerker schnell und einfach zu den Informationen, die er für die Wartung benötigt.

Dein Hotel verfügt über einen Spielplatz, der sich bei Kindern höchster Beliebtheit erfreut? Das soll auch so bleiben. Positioniere an den Geräten NFC-Tags, so kannst du dir sicher sein, dass alles regelmäßig gewartet wird und dies in deinem hotelkit transparent nachvollziehen.

Die Informationschips können auch in vielen anderen Bereichen eingesetzt werden, beispielsweise der Personalplanung. Verbinde einen NFC-Tag mit deiner Personalmanagement-Software. Mitarbeiter*innen können sich so bequem mittels eines Scans ein- und austragen.

Was sind die Vorteile der NFC-Tags? 

Verwundert siehst du einen Gast, der mit nachdenklicher Miene einen QR-Code studiert, den du in der ersten Etage angebracht hast. “Helfen Sie mir, bitte. Welcher Künstler hat dieses abstrakte Bild angefertigt?”, fragt er dich. Da wären wir schon bei einem ersten großen Vorteil der NFC-Tags: Diese kannst du wunderbar vor den Augen deiner Gäste verstecken, da sie ungleich den QR-Codes nicht abfotografiert werden müssen.

Nicht nur das Versteckspiel beherrschen sie besser als die QR-Codes, sie sind auch wesentlich verlässlicher. Während man QR-Codes einfach ablichten und an jedem beliebigen anderen Ort auf der Welt einscannen könnte, ist dies bei NFC-Tags nicht möglich. Ihre Erfassung ist ortsgebunden, es muss also tatsächlich jemand aus Fleisch und Blut dort gewesen sein. Das ist natürlich bei Versicherungsfällen von großer Bedeutung.

Kinderleicht ist das Scannen des Chips: Das Smartphone muss bloß in der Nähe des Tags positioniert werden, die Informationsübermittlung erfolgt in weiterer Folge über Radiowellen mittels RFID-Technik. Mit der Erfassung des NFC-Tags wird der Checklistenpunkt in hotelkit abgehakt oder der mit dem Chip verbundene Handbuchartikel abgerufen. Ein geringerer Aufwand ist kaum möglich. Auch die Kosten halten sich in Grenzen. Bei hotelkit kannst du bereits voll einsatzfähige Tags um € 2 erwerben.

Da wir ein TÜV-geprüfter Betrieb sind, müssen wir regelmäßige Kontrollen und Rundgänge jederzeit nachweisen können. Um die Umwelt und Mitarbeiter-Ressourcen zu schonen, haben wir uns für die NFC-Tags entschieden. Einmal angebracht und in einer virtuellen Checkliste hinterlegt, geht man einfach mit dem Handy diese Punkte ab. Die Mitarbeiter*innen werden über hotelkit erinnert, wann die Aufgabe fällig ist und auch ich als Verantwortlicher erhalte eine Benachrichtigung mit dem Ergebnis. Da man durch NFC-Tags praktisch dazu gezwungen ist, sich tatsächlich vor Ort zu befinden, haben wir auch eine Sicherheit, dass alles richtig kontrolliert wurde. NFC-Tags sind wirklich eine große Hilfestellung für uns.

NFC-Tags sind ein Garant für Sicherheit, dies bestätigt auch das Familotel "St. Johanner Hof".
Marek Vlach Betriebsleiter, Familotel Central & St. Johanner Hof

Wie programmiere ich einen NFC-Tag? 

Du musst kein Computer-Genie sein, um einen NFC-Tag programmieren zu können. Im ersten Schritt weist du diesen einem bestimmten Ort in deinem Hotel zu, beispielsweise der Notfallbeleuchtung in der ersten Etage. Weiterfolgend kannst du den NFC-Tag mit Wegpunkten in Rundgängen, Checklistenpunkten oder Handbuchartikeln in hotelkit verknüpfen. Darüber hinaus kann der Informationschip so programmiert werden, dass er unterschiedliche Informationen liefert, je nachdem, wer ihn scannt. So bekommt ein Gast sein Wellness-Programm und deine Mitarbeiter*innen die ToDos im ersten Stockwerk.

NFC-Tags und hotelkit: einfach smart  

Michael Santner ist Text Content Manager bei hotelkit.

Über den Autor

Michael Santner

Die abschreckenden Berichte von verarmten Dichtern und Denkern während seiner Studienzeit haben ihn dazu bewogen, seiner Leidenschaft an einem festen Arbeitsplatz nachzugehen. Als Teil des kreativen Marketing-Teams von hotelkit kümmert er sich darum, die vielen Ideen seiner Kolleg*innen in spannende Geschichten zu verpacken.

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