Success Story

Digitalisierung von Standardprozessen und transparente Kommunikation im Novotel Breda

Das niederländische Stadthotel ging äußerst motiviert in die Testphase und arbeitet heute intensiv mit allen hotelkit Tools. Tägliche Routinearbeiten sind dadurch einfacher geworden und die Erwartungen des Teams konnten sogar übertroffen werden.

Herausforderungen

Das Novotel Breda ist ein 4-Sterne-Hotel und befindet sich in der gleichnamigen niederländischen Stadt nahe der belgischen Grenze. Dabei verbindet es den Komfort der Accor-Hotelgruppe mit dem persönlichen Charme eines Stadthotels in idyllischer Umgebung. Sowohl Geschäftsreisende als auch Familien fühlen sich hier schnell zu Hause. Damit auch hinter den Kulissen alles reibungslos klappt, hat sich das Management einige Ziele gesetzt: So sollte die interne Kommunikation verbessert werden, ebenso wie die Koordination der jeweiligen Termine im Team. Durch eine zentrale Wissensplattform soll zukünftig jeder Mitarbeiter einfach auf wichtige und für ihn relevante Inhalte zugreifen können. Tägliche Routine-Aufgaben sollen effizienter bearbeitet werden, um mehr Zeit für den Gast zu gewinnen.

Implementierung & Testphase

Bereits vor dem Ende der Testphase im März 2017 stand die Entscheidung für hotelkit fest. Der reibungslose Übergang von der Implementierung in die dauerhafte Nutzung deutete sich früh an: Schon die Einführung von hotelkit verlief sehr unkompliziert. So dauerte die Set-Up Phase inklusive Schulungen aller Mitarbeiter nur zehn Arbeitstage. Dies war nur möglich, da es das Ziel des hotelkit-Teams ist, den Start einfach und unkompliziert zu gestalten. Für die Hotels entsteht somit wenig bis gar kein Aufwand. Das Hotel kann jederzeit mit der Testphase starten und auch das Set-Up lässt sich innerhalb eines Arbeitstages realisieren.

Im Novotel Breda prüfte man während der Testphase die Funktionen von hotelkit auf Herz und Nieren. Dabei wurden alle Tools von Anfang an intensiv und gut genutzt. Unter anderem wurden wiederkehrenden Aufgaben und Checklisten sehr schnell implementiert, wodurch hotelkit sofort in die täglichen Arbeitsroutinen mit aufgenommen wurde.

Unser Team ist begeistert und arbeitet äußerst aktiv mit hotelkit.

Digitalisierte Standardprozesse sind ein Muss für transparente Kommunikationsabläufe. Im Novotel Breda setzt man hierfür auf hotelkit.
Jeroen Schipper General Manager

Ergebnisse

Jeroen Schipper war bereits zu Beginn sehr positiv eingestellt – und trotzdem konnten seine Erwartungen noch übertroffen werden: „Ich hatte von der ‘Lösung aus Österreich’ über Kollegen erfahren und konnte mir sofort vorstellen, dass dies auch bei uns im Hotel gut funktioniert. Das Ergebnis ist dabei noch besser, als wir erwartet haben“, erklärt der General Manager des Hotels. Wichtig war ihm, dass die Lösung auch bei den Mitarbeitern gut ankommt: „Unser Team ist begeistert und arbeitet äußerst aktiv mit hotelkit. Es ist schön zu sehen, wie uns die Digitalisierung von Standardprozessen die Arbeit erleichtert und den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, unseren Gästen noch mehr Aufmerksamkeit zu schenken.“

Die intensive Nutzung wird auch anhand der Zahlen sichtbar – das Hotel arbeitet erst seit rund sechs Monaten mit hotelkit. In diesem Zeitraum wurden bereits weit über 3.000 Aktivitäten erfasst. Dies entspricht einem Durchschnitt von zirka 630 Aktivitäten pro Monat oder 21 Aktivitäten pro Tag.

Besonders häufig genutzt werden dabei die Übergaben, von welchen rund drei Stück täglich erstellt werden – dies entspricht einer Gesamtzahl von bisher 500 Übergaben. Mit 75 Newsbeiträgen wird das Team kontinuierlich up-to-date gebracht. Aber auch das Aufgaben-Tool trifft auf Begeisterung und umfasst heute rund 250 Aufgaben. Zu einmaligen Aufgaben kommen täglich, wöchentlich und monatlich wiederkehrenden ToDo’s, die in hotelkit bestens abgearbeitet werden können. In diesen Aufgaben befinden sich auch 15 Checklisten für unterschiedliche Zwecke. Zudem werden die Abteilungen durch 5 Kalender unterstützt, in welchen Events, Meetings und Urlaube mit 260 unterschiedlichen Terminen koordiniert werden. Die Kommunikation rund um Reparaturen ist im Novotel Breda ebenfalls einfacher geworden und es werden rund 50 neue Reparaturen pro Monat in hotelkit bearbeitet. Auch das Handbuch wurde in den letzten Monaten nach und nach befüllt und umfasst heute 261 Wissensartikel für die unterschiedlichen Abteilungen.

Termine, Reparaturen, tägliche Dienstübergaben, Routine-Aufgaben, Checklisten und vieles mehr laufen im Novotel Breda heute über hotelkit. Unser Arbeit ist dadurch um vieles einfacher geworden.

Digitalisierte Standardprozesse sind ein Muss für transparente Kommunikationsabläufe. Im Novotel Breda setzt man hierfür auf hotelkit.
Mark Nieuwendijk Front Office Manager

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