Success Story

hotelkit ersetzt Legacy Software im InterContinental Wien

Das InterContinental Vienna war auf der Suche nach einer effizienten Kommunikationssoftware, die seinen Ansprüchen gerecht wird. Die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sollte optimiert werden, etwa um rascher auf Gästewünsche reagieren zu können. Mit hotelkit wurde das 5-Sterne-Haus der renommierten InterContinental Hotelgruppe fündig. Director of Rooms Sandra Hösl spricht mit uns im Interview.

Intercontinental Wien

Das InterContinental Vienna ist ein Stadthotel der Luxuskategorie. Das 5-Sterne-Haus gehört zur renommierten Hotelgruppe IHG und bietet mit seinen 458 Zimmern sowohl Privatreisenden als auch Business- und Tagungsgästen umfassende Annehmlichkeiten. Die zentrale Lage, der ausgezeichnete Service und die hauseigene Gastronomie sind ganz auf die Bedürfnisse anspruchsvoller Gäste zugeschnitten.

Umso wichtiger also, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen reibungslos funktioniert. Mit der Software, für die man sich anfänglich im Haus entschieden hatte, konnte man die vielen Herausforderungen des Arbeitsalltags nicht bewältigen. Als moderne Hotel Operations Software hat hotelkit das vorhandene System ersetzt. Dank des exzellenten hotelkit Supports klappte die Umstellung reibungslos, wie uns Director of Rooms Sandra Hösl im Interview erläutert:

hotelkit ersetzt Legacy Software

Ihr habt zuvor mit einem anderen Hotel-Kommunikations-Tool gearbeitet. Warum habt ihr euch für den Umstieg auf hotelkit entschieden? Was sind die Vorteile im Vergleich?

Das Tool, das bei uns zuvor im Einsatz war, konnte unseren Bedürfnissen im Arbeitsalltag ganz einfach nicht gerecht werden. Zwar konnte man Arbeitsaufträge an die Mitarbeiter*innen über einen Pager übermitteln, sobald diese jedoch mehr als 5 Zeichen umfassten, war das System heillos überfordert. Das verstehe ich nicht unter “effizient” und “praxistauglich”. Unser Ziel war reibungslose Kommunikation zwischen Technikabteilung und Housekeeping sowie eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche.

Wir hielten Ausschau nach einem neuen System und wurden von den renommierten Sacher Hotels und AICR auf die Kollaborationsplattform hotelkit aufmerksam gemacht.

Sandra Hösl Director of Rooms

Reibungslose Implementierungsphase

Wie ist die Implementierungsphase verlaufen?

Die Implementierungsphase verlief angenehm unaufgeregt. Die Arbeitsaufträge aus unserem alten System übernahmen wir, indem wir sie in unser hotelkit transferierten. Im Nachhinein betrachtet, würde ich das aber nicht mehr so machen, da wir erkannten, dass wir viele dieser Vorlagen nie wirklich einsetzten. Deshalb meine Empfehlung an Hotels, die mit hotelkit starten: Gebt lieber alles, was ihr im Arbeitsalltag benötigt, neu in das System ein. Das geht spielend leicht und spart am Ende Ärger und Aufwand.

Einfache Anwendung überzeugt Mitarbeiter*innen

Wie haben die Mitarbeiter*innen die neue Lösung angenommen?

Es ist völlig nachvollziehbar, dass unsere langjährigen Mitarbeiter*innen nicht von Anfang an begeistert von dieser Veränderung waren. Viele von ihnen, besonders im Housekeeping, mussten davor noch nie mit einem Handy oder Tablet arbeiten. Durch die intuitive und benutzerfreundliche Handhabung von hotelkit schwenkte diese anfängliche Skepsis aber sehr schnell in Begeisterung um.  Durch zusätzliche Trainingseinheiten mit dem Customer Success Team von hotelkit wurden nicht nur unsere Supervisors, sondern auch viele andere Teammitglieder zu wahren hotelkit-Expert*innen.

Effiziente Umsetzung von Hygienemaßnahmen während der Pandemie

Die Pandemie hat der Hotellerie sehr zugesetzt. Wie hat euch hotelkit während der Corona-Krise unterstützt?

Während der Pandemie gab es für uns zwei Hauptaugenmerke. Als Arbeitgeber waren wir uns der besonderen Belastung, die diese Krise für unsere Mitarbeiter*innen mit sich brachte, bewusst. Deshalb nahmen wir die Verantwortung für das Wohlbefinden unseres Personals wahr, reduzierten den Druck und beschränkten uns für die Dauer dieses Ausnahmezustands auf einen User-Account pro Abteilung. So konnten sich die vielen Mitarbeiter*innen in Kurzarbeit zu Hause voll und ganz dem Aufladen ihrer Energiereserven widmen.

Im Betrieb wiederum galt es, die vielen Hygienevorschriften umzusetzen, wobei uns hotelkit diese Herkulesaufgabe entschieden erleichterte: Wir passten die vorhandenen digitalen Checklisten für unser Housekeeping-Team an die aktuellen Vorlagen an, intensivierten die Desinfektion, auch in den öffentlichen Bereichen des Hotels und übernahmen alles, das uns von IHG in Bezug auf Hygiene übermittelt wurde, in unser hotelkit. So hatten wir auch nie ein Problem, die Einhaltung der aktuellen Vorschriften bei Kontrollen zu belegen.

Gleiche Arbeitslast, weniger Stress: hotelkit macht es möglich

Personalmangel ist ein großes Problem der Hotellerie. Wie hilft hotelkit dabei die Gästezufriedenheit zu erhalten, wenn weniger Mitarbeiter zur Verfügung stehen?

hotelkit hat den einen großartigen Effekt, dass es Stress im Arbeitsalltag reduziert. An Stelle des ständig läutenden Telefons, den Papierlisten und der mündlichen Kommunikation im Vorbeigehen tritt ein einziges Tool, das es mir ermöglicht, Informationen, gezielt an die richtige Person zu übermitteln und Aufgaben strukturiert, konzentriert und im eigenen Tempo abzuarbeiten. Das sorgt für Effizienz und eine spürbare Entlastung der Mitarbeiter*innen.

Sandra Hösl Director of Rooms

Abwicklung von Gästewünschen und –Beschwerden mit den hotelkit Tools

Welche hotelkit Tools sind in eurem Arbeitsalltag am wichtigsten?

Besonders wichtig ist für uns das Tool “Gästewünsche”, das uns die Weitergabe von Anliegen unserer Gäste an das Housekeeping-Team wesentlich erleichtert hat. Daneben nimmt das “Beschwerden” Tool eine bedeutende Stellung in unserem Arbeitsalltag ein. Es hilft uns dabei, Mängel rasch zu dokumentieren, sodass auch die nächste Schicht über einen Vorfall im Bilde ist und weitere Schritte einleiten kann. Denn durch die Möglichkeit, im “Beschwerden” Tool weitere Maßnahmen zu setzen, kann eine Aufgabe für eine andere Abteilung erstellt werden, etwa die Techniker*innen. So wird das Potential des ganzen Teams gebündelt und ein Problem rasch in Zusammenarbeit gelöst.  

Eine Plattform, die Mitarbeiter*innen und Gäste zufriedener macht!

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