Success Story

Mit hotelkit werden zahlreiche Hoteleröffnungen der tristar GmbH effizient organisiert

Eine strukturierte Inbetriebnahme jedes neuen Hotels ist eine Voraussetzung für den Erfolg der tristar GmbH. Mit hotelkit hat man also die perfekte Lösung gefunden, um diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten – zugleich bietet hotelkit alle Tools, um die alltägliche häuserübergreifende Kommunikation der Betreibergesellschaft zu vereinfachen.

Hampton by Hilton Außenansicht

Infos zum Kunden & Herausforderungen

Die tristar GmbH betreibt Häuser führender Hotelunternehmen wie IHG, Hilton Worldwide, Accor Hotels oder Marriott International, und befindet sich auf nachhaltigem Wachstumskurs am deutschen und österreichischen Hotelmarkt. Dabei legt man besonderen Wert darauf, den Franchisepartnern ein komplettes Management aus einer Hand zu garantieren – von der Entwicklung bis zum Tagesbetrieb.

Verschiedene, renommierte Markenhotels werden von tristar in ganz Deutschland betrieben, beispielsweise Hampton by Hilton, Hotel Indigo oder Holiday Inn Express. Weitere Hotels in Deutschland und Österreich befinden sich bereits in Bau beziehungsweise in Planung. Die besonderen Herausforderungen liegen genau in diesem Umstand begründet: So wünschte sich die Betreibergesellschaft eine Lösung für die strukturierte Inbetriebnahme neuer Hotels, um einen effizienten wie standardisierten Ablauf zu gewährleisten. Zudem sollte eine häuserübergreifende Kommunikation vom Headquarter zu den einzelnen Betrieben und umgekehrt ermöglicht werden.

Implementierungs- & Testphase

Als Betreibergesellschaft nutzt tristar nicht nur hotelkit in den jeweiligen Hotels, um die interne Kommunikation und Hotel Operations zu verbessern, sondern zusätzlich auch die Multi Property Version von hotelkit. Diese Dachebene ermöglicht eine häuserübergreifende Kommunikation, Kollaboration und Standardisierung sowie einen stetigen Informationsaustausch zwischen den einzelnen Häusern. Alle Mitarbeiter der gesamten Betreibergesellschaft können sich somit untereinander austauschen und auf wichtige Informationen der Gruppe jederzeit zugreifen.

Wir bei der tristar GmbH sind der festen Überzeugung, dass unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das Fundament unseres Erfolgs sind. Um ihnen die tägliche Arbeit effizienter und angenehmer zu machen, haben wir uns gruppenweit für den Einsatz von hotelkit entschieden. Die Möglichkeit, mit unserem gesamten Team hotelübergreifend zu kommunizieren, liefert einen weiteren grandiosen Benefit. Jeder hat die Möglichkeit jederzeit auf alle Informationen zuzugreifen. Der Support von hotelkit ist vorbildlich – die Integration schnell und einfach. Das gesamte Team der tristar liebt hotelkit!

Hoteleröffnungen sind immer mit einem großen organisatorischen Aufwand verbunden. Die tristar-GmbH schwört dabei auf die Software hotelkit.
Christian Stein-Kalesky Director Human Relations tristar GmbH

In der ersten Jahreshälfte 2018 wurde die tristar GmbH offiziell hotelkit Kunde, wobei zeitgleich alle Mitarbeiter der beiden Headquarter (AT & DE) in hotelkit eingeschult wurden.

Insgesamt kamen dann 11 Hotelbetriebe in 2018 hinzu, wobei teilweise die Schulungen der hotelkit Administratoren für mehrere Betriebe gleichzeitig stattfanden, so konnte auch tristar Ressourcen schonen und mehrere Hotels zur selben Zeit an den Start mit hotelkit gehen lassen. Noch im Januar 2019 wurden drei neue Häuser geschult – weitere kommen laufend hinzu. Heute zählt man insgesamt 370 aktivierte hotelkit Nutzer, welche einerseits innerhalb der Hotelbetriebe auf eine effiziente Weise zusammenarbeiten und andererseits über die Dachebene, welche 14 Hotelbetriebe vereint, häuserübergreifend kommunizieren können. In 2020 werden noch 14 weitere neue Hotelbetriebe hinzu kommen.

Dabei war man bei tristar von Anfang an hoch motiviert: Die Arbeit mit hotelkit soll nicht nur überall etabliert, sondern auch stetig weiterentwickelt werden. So gibt es durchschnittlich im Monat eine Mitarbeiterschulung, die für neue Betriebe geplant ist, aber auch bestehende Betriebe können ihre Mitarbeiter daran beteiligen.

Ergebnisse

Die strukturierte Inbetriebnahme hat bei tristar in allen Häusern höchste Priorität: Alle General Manager der einzelnen Hotels bekommen bereits vor der Hoteleröffnung einen hotelkit-Account auf der Dachebene, um Aufgaben bereits vor der jeweiligen Hoteleröffnung erledigen zu können. Auch sonst kümmert man sich um eine zentrale Steuerung: Viele Aufgaben der General Manager laufen fortwährend über die Dachebene, darunter beispielsweise wöchentliche To-Do’s des Human Relations-Teams. Reportings werden von den General Managern via der Dachebene an das Headquarter versandt und wichtiger noch, die vertrauliche Kommunikation zwischen HR und den einzelnen Mitarbeitern läuft über hotelkit.

Ebenfalls wichtig: Das Newstool von hotelkit wird genutzt, um neue Mitarbeiter vorzustellen oder beispielsweise Corporate Benefits zu kommunizieren. So können geografische Barrieren überwunden werden und die verschiedenen Teams zusammenwachsen.

Das Handbuch wiederum informiert über wichtige Details, die alle betreffen. Beispielsweise werden hier Übernachtungsraten in den jeweiligen Häusern für Friends & Family hinterlegt.

Vor allem ermöglicht die Multi Property Version von hotelkit, dass die tägliche Zusammenarbeit der Hotelmitarbeiter entsprechend den von der tristar GmbH definierten Standards erfolgt.

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