Success Story

Reibungslose Arbeitsabläufe durch strukturiertes Aufgabenmanagement im Radisson Manchester

E-Mails, Telefonate, Nachrichten auf Zettelchen – als Operations Manager zweier Radisson Hotels in Manchester kennt Martynas Rutkauskas die Herausforderung, Informationen an sein ganzes Team heranzutragen, nur allzu gut. Mit hotelkit erfolgt die Kommunikation nun zentral über eine digitale Plattform. Wie das den Arbeitsalltag veränderte und die Produktivität erhöht, beschreibt er uns im Interview.

reibungslose Arbeitsprozesse hotelkit

Als Operations Manager des Radisson Blu Hotel Manchester Airport und des Park Inn by Radisson Manchester City Centre muss Martynas Rutkauskas nicht nur Aufgaben an die Teams delegieren, sondern auch den Überblick über den Fortschritt der Arbeitsprozesse in beiden Hotels bewahren. Wie hotelkit ihm diese Aufgabe erleichterte, beschreibt er im Interview:

Die Herausforderung: Fehlende Informationstransparenz

Wo hattet ihr vor der Digitalisierung eurer Arbeitsprozesse mit Herausforderungen zu kämpfen?

Wir waren durchaus gefordert mit der großen Menge an Informationen, die täglich über unterschiedlichste Kommunikationskanäle zwischen unseren Abteilungen ausgetauscht wurden: E-Mails, Whatsapp-Nachrichten, auf Papier Geschriebenes – wir kommunizierten auf vielen Ebenen. Es war also gelinde gesagt nicht einfach, hier den Durchblick zu bewahren. Das kostete Zeit, in weiterer Folge wurden unsere Arbeitsprozesse verzögert. Hinzu kam, dass wir 2021 mit einem weiteren Radisson Hotel zu einem Cluster mit einem gemeinsamen General Manager zusammengelegt wurden. Die Kommunikation zwischen den beiden Standorten gestaltete sich jedoch nicht gerade einfach. Hierzu fehlte uns damals ein gemeinsames Kommunikationsmedium, das alle Informationen auf einer zentralen Stelle verfügbar und damit auch für jene Mitarbeiter*innen zugänglich macht, die sich im Moment nicht im Hotel befinden.

Digitales Aufgabenmanagement, höhere Produktivität

Wie hat die Digitalisierung eurer Arbeitsprozesse die Zusammenarbeit im Hotel und Ihre Tätigkeit als Operations Manager verändert?

Um es auf den Punkt zu bringen: Seit wir unsere Arbeitsprozesse digitalisiert haben, sind wir produktiver geworden.

Operations Manager Radisson Blu Hotel Manchester Airport
Martynas Rutkauskas Operations Manager

Aus dem simplen Grund, weil wir alle Informationen, die für unseren Arbeitsalltag relevant sind, nun an einer zentralen Stelle finden und keine E-Mails, Telefonate, Zettelchen oder Whatsapp-Nachrichten mehr für den internen Austausch benötigen. Als zuständiger Operations Manager für das Radisson Blu Hotel Manchester Airport und das Park Inn by Radisson Manchester City Centre bin ich nicht mehr dazu gezwungen, unterschiedlichste Kommunikationsmedien einzusetzen oder vor Ort zu sein, um zu delegieren oder den Fortschritt von Arbeitsprozessen nachzuverfolgen: Hierzu reicht mir nun hotelkit.

Welches hotelkit Tool verwenden Sie als Operations Manager am meisten?

Ich persönlich bin ein großer Liebhaber von digitalen Aufgaben mit Checklisten. ToDo-Listen mochte ich schon immer. hotelkit gibt mir die Flexibilität, die Auflistung meiner täglichen, wöchentlichen und langfristigen Vorhaben laufend anzugleichen. Wann immer ich ein Gespräch über interessante Verbesserungsmaßnahmen in unserem Hotel habe, erstelle ich quasi im selben Moment eine Aufgabe in hotelkit und füge sie meiner persönlichen ToDo-Liste hinzu. Gleichermaßen verfahre ich, wenn mir beim Abendessen ein guter Gedanke kommt. So geht kein Einfall verloren und ich bewahre den Überblick über alles, was ich in unserem Betrieb umsetzen möchte.

Am Morgen gehe ich dazu über, die Aufgaben von meiner persönlichen Liste in hotelkit auf die Master-Listen der verschiedenen Abteilungen zu übertragen. Das geht schnell.

Noch bevor ich in der Früh das Hotel betrete, sehen meine Abteilungsleiter*innen, was heute am Programm steht, geordnet nach Priorität.

Operations Manager Radisson Blu Hotel Manchester Airport
Martynas Rutkauskas Operations Manager

Um unnötige Ablenkungen zu vermeiden, sieht jede Abteilung nur ihre eigene Aufgabenliste. Nun setzen meine Teams mit der Umsetzung fort, während die Abteilungsleiter*innen und ich den Arbeitsfortschritt in Echtzeit in hotelkit mitverfolgen können. Sollte es Komplikationen geben, teilen uns die Mitarbeiter*innen das über einen Kommentar im betreffenden Eintrag mit – keine E-Mails, keine Whatsapp-Nachrichten, keine Telefonate. Selbst wenn wir nicht vor Ort im Hotel sind, können wir umgehend reagieren, da wir über die hotelkit App immer mit dem Team verbunden sind.

Sie kreieren und übermitteln also die täglichen Aufgaben an Ihr Team. Was aber, wenn eine Abteilung von sich aus ein Vorhaben umsetzen will?

Hierfür gibt es eine eigene Liste in unserem hotelkit, in der jede Abteilung die Möglichkeit hat, ihre Wünsche in Form einer Aufgabe festzuhalten. Wenn das Food & Beverage-Team beispielsweise neues Zubehör benötigt, trägt es das genau dort ein. Ich wiederum verschiebe diese Aufgabe dann zum passenden Zeitpunkt auf die Liste der hierfür zuständigen Abteilung, die die Anfrage weiterfolgend prüft und sich um die Anschaffung kümmert.

Checklisten für Rundgänge

Was sind Beispiele für wiederholende Aufgaben und Checklisten, die ihr im Radisson Manchester für alltägliche Routinen in hotelkit übermittelt?

Ein prominentes Beispiel wäre der tägliche Sicherheitsrundgang, den eine externe Firma für uns durchführt. Die Route ist inzwischen mit 56 NFC-Tags versehen, die vor Ort mit dem Smartphone gescannt werden müssen. Bei jedem Scan erscheint eine hotelkit-Checkliste, die aufzeigt, was an dieser Stelle zu kontrollieren ist. Besteht ein Problem – z.B. ein blockierter Notausgang – und ein Punkt kann nicht abgehakt werden, kann sogleich eine Aufgabe in hotelkit kreiert werden, um dieses an die zuständigen Mitarbeiter*innen weiter zu melden. Für uns ergeben sich hieraus zwei Vorteile:

Wir erhalten eine verlässliche Dokumentation unseres Sicherheitsrundganges, die wir bei Kontrollen den Behörden vorlegen können. Darüber hinaus ist garantiert, dass Mängel rasch behoben werden.

Operations Manager Radisson Blu Hotel Manchester Airport
Martynas Rutkauskas Operations Manager

Zudem nutzen wir wiederholende Aufgaben mit Checklisten für unsere Früh- und Spätschicht an der Rezeption. So ist für unsere Mitarbeiter*innen strukturiert dargelegt, was alles zu beachten ist. Auch der Rundgang des Manager on Duty ist in Form einer Checkliste abgebildet, hier wurden ebenfalls NFC-Tags an allen kritischen Kontrollpunkten angebracht. Selbst neue Mitarbeiter*innen wissen durch diese logische Darstellung immer, was alles zu erledigen ist.

Digitales Handbuch mit allen arbeitsrelevanten Informationen

hotelkit verfügt auch über ein digitales Handbuch. Welche Informationen sind dort bei euch zu finden?

Die Abteilungen finden dort unsere SOPs, Anleitungen und Sicherheitsdokumente. Auch die Gefährdungsbeurteilung, die wir jährlich aktualisieren und von den Mitarbeiter*innen abzeichnen lassen müssen, ist im digitalen Handbuch als Vorlage gespeichert. Anhand des Verlaufs, der zeigt, wann und von wem eine Datei zuletzt bearbeitet wurde, können wir belegen, dass wir die obligaten Überarbeitungen jährlich durchführen. Wir müssen diese vielen Seiten also nicht mehr ausdrucken, können die Änderungen bequem online vornehmen und die Mitarbeiter*innen über eine Aufgabe darum bitten, das Dokument zu unterschreiben und die unterzeichnete Gefährdungsbeurteilung wieder in hotelkit hochzuladen.

Leistungsstärkere Teams

Fachkräftemangel ist ein Thema, mit dem immer mehr Hotelbetriebe zu kämpfen haben. Wie hilft euch hotelkit dabei, besser damit umzugehen?

Die Steigerung unserer Produktivität hilft uns natürlich dabei: Unsere Mitarbeiter*innen gewinnen durch verkürzte Arbeitsprozesse Zeit, kleine Teams bewältigen mehr. Außerdem finden neue Kolleg*innen durch hotelkit schneller in ihren Aufgabenbereich, denn alle wichtigen Informationen, die sie für ihre Tätigkeit benötigen, sind dort kompakt aufbereitet. Zudem motiviert die Nutzung des Systems einfach, denn man merkt, wie der Arbeitsalltag leichter und leichter wird.

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