Caso de éxito

Digitalización de procesos y comunicación transparente en el Novotel Breda

El hotel urbano holandés estaba ya muy motivado durante la fase de prueba y ahora trabaja intensamente con todas las herramientas de hotelkit. Las tareas rutinarias se han vuelto más fáciles e incluso se superaron las expectativas del equipo.

Retos

El Novotel Breda es un hotel de 4 estrellas situado en la ciudad holandesa del mismo nombre, cerca de la frontera belga. Combina el confort del grupo Accor con el encanto personal de un hotel urbano en un entorno idílico. Tanto los viajeros de negocios como las familias se sienten rápidamente como en casa.

Para que todo funcionase bien entre bastidores, la dirección se había fijado varios objetivos: debía mejorarse la comunicación interna, así como la coordinación de las respectivas reuniones en el equipo. En el futuro, todos los empleados deberían poder acceder fácilmente a contenidos importantes y relevantes a través de una plataforma central de conocimiento. Las tareas rutinarias deberían procesarse de forma más eficiente para así tener más tiempo para el huésped.

Fase de prueba e implementación

La decisión de contratar hotelkit ya se había tomado antes de finalizar la fase de prueba, que tuvo lugar en marzo de 2017. La fluidez de la transición desde su implantación al uso regular se hizo patente muy pronto, ya que incluso la configuración de hotelkit y la formación de todos los empleados se realizaron en un periodo de tan solo diez días laborables. hotelkit siempre quiere que este proceso inicial sea sencillo y sin complicaciones, de modo que los hoteles no tengan que hacer ningún esfuerzo. De hecho, es muy importante, que son los hoteles los que marcan el ritmo.

En el Novotel Breda se probaron todas las funciones de hotelkit durante la fase de prueba y todas las herramientas se utilizaron intensamente y muy bien desde el principio. Entre otras cosas, las tareas recurrentes y las listas de comprobación se implementaron rápidamente, lo que hizo que hotelkit se incorporara inmediatamente a las rutinas de trabajo diarias.

Nuestro equipo está entusiasmado y trabaja de manera muy activa con hotelkit.

Jeroen Schipper Director general

Resultados

Jeroen Schipper se mostró muy positivo desde el principio, pero sus expectativas se vieron incluso superadas: “Había oído hablar de la “solución austriaca” a mis compañeros e inmediatamente tuve la sensación de que funcionaría bien en nuestro hotel. ¡Los resultados son incluso mejores de lo que esperábamos!”, explica el Director general del hotel. Para él era importante que la solución también fuera bien recibida por los empleados: “Nuestro equipo está entusiasmado y trabaja muy activamente con hotelkit. Es un placer ver cómo la digitalización de los procedimientos estándar facilita nuestro trabajo y ahora los empleados tienen tiempo de prestar aún más atención a nuestros huéspedes”.

Este uso intensivo también también se refleja en las cifras. En un periodo de 6 meses, ya se habían registrado más de 3.000 actividades, lo que supondría una media de unas 630 actividades al mes o 21 actividades al día.

Las Notas se utilizaban con especial frecuencia, ya que se creaban unas tres al día, lo que equivale un total de 500 notas hasta el momento en el que se escribió este caso de éxito. El equipo siempre está informado de todo con 75 novedades. Pero la herramienta Tareas también fue muy bien acogida y ya llevaban realizadas más de 250 tareas. Aparte de las tareas puntuales, hay tareas repetitivas diarias, semanales y mensuales, que se procesan en hotelkit de manera eficaz. Estas tareas también incluyen listas de comprobación con diferentes propósitos. Además, los departamentos cuentan con el apoyo de 5 calendarios en los que se coordinan eventos, reuniones y vacaciones, con 260 citas diferentes. La comunicación en torno a las reparaciones también se ha facilitado en el Novotel Breda y se procesan en hotelkit unas 50 nuevas órdenes de reparación cada mes. El Manual también se va alimentando poco a poco y ya incluye 261 artículos de estándares, protocolos e instrucciones para los diferentes departamentos.

Agendar citas, crear órdenes de reparación, notas diarias, tareas rutinarias, listas de comprobación y mucho más… ahora en el Novotel Breda todo lo hacemos a través de hotelkit y nuestro trabajo resulta mucho más fácil.

Mark Nieuwendijk Jefe de recepción

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