Información sobre el cliente y sus retos
El Hotel Am Wartturm es un encantador hotel boutique situado en Espira (Alemania). Con 17 habitaciones y siete apartamentos con todos los servicios, el hotel ofrece el ambiente perfecto para quien quiera sentirse como en casa en esta bella ciudad, famosa por su catedral. Christian y Michaela Heck se ocupan personalmente de que sus huéspedes se sientan a gusto y el personal de este acogedor hotel de 3 estrellas también es muy agradable y hospitalario.
Un característica muy particular de los hoteles de gestión privada es que los propietarios suelen ser casi los únicos portadores del conocimiento (protocolos, estándares, etc.) del hotel y, por tanto, normalmente deben estar disponibles en todo momento. Por ello, la familia Heck buscaba una forma de documentar la información de toda la empresa, para conseguir que sus empleados fueran más autónomos y que tuvieran más libertad a la hora de tomar decisiones, siempre basadas además en información fundamentada.
Incluso para nuestro pequeño equipo, hotelkit aporta muchas ventajas en la operativa diaria y se ha convertido en una pieza clave de nuestro negocio. Ahora mismo, no podríamos imaginar nuestra vida sin hotelkit, somos grandes fans.
Pero además, para garantizar que tanto lo que se ve como lo que no se funcionara sin problemas, querían optimizar la gestión de las tareas con una mejor estructura para los procedimientos diarios, así como una comunicación más transparente entre todo el equipo.
Fase de prueba e implementación
Conocieron el software a través de un estudio que examinaba los procesos de digitalización en pequeños hoteles gestionados por sus propietarios. Al principio, a Christian Heck le preocupaba que su empresa, con unos 6 empleados, fuera demasiado pequeña para trabajar con hotelkit. Tras una fase inicial de evaluación, decidieron empezar la fase de prueba a mediados de 2013. El equipo aprovechó esta fase gratuita para poner a prueba hotelkit. El uso del software en el día a día del hotel suponía una prueba inmejorable para comprobar si la digitalización de los procesos de trabajo conllevaría en cambios positivos para todo el equipo.
Resultados
El Hotel Am Wartturm es cliente de hotelkit desde mediados de 2013 y Christian Heck es un fan convencido. «hotelkit se ha convertido en uno de los elementos esenciales de nuestra empresa. Aquí documentamos todos los procesos y nuestros empleados pueden trabajar de forma independiente, lo que, por supuesto, supone un gran alivio para nosotros como propietarios. Ahora estamos mucho más tranquilos cuando estamos en algún evento o cuando nos vamos de vacaciones», explica entusiasmado.
Desde el principio, la familia Heck y su equipo de 6 personas se mostraron convencidos y entusiasmados con las ventajas que les ofrece hotelkit, lo que se refleja en el uso. Así, durante estos años se han realizado más de 16.500 actividades, lo que corresponde a una media de unas doce actividades diarias. El gran activo para la empresa sigue siendo el Manual, que incluye todos la información necesaria para el trabajo diario en el Hotel Am Wartturm en unos 340 artículos y se añaden más o menos 7 artículos al mes. Por supuesto, los artículos existentes se actualizan de manera regular.
La comunicación diaria se lleva a cabo mediante 1.270 notas hasta el momento en el que se realizó este caso de éxito, y la media de 8 novedades al mes ayudan al equipo a estar al tanto de los cambios más importantes. Independientemente de si los empleados tienen días libres o están de vacaciones, cuando vuelven, tienen disponible toda la información importante de forma centralizada. Los eventos y reuniones están claramente estructurados en 6 calendarios para los diferentes departamentos con un total de 390 citas.
Toda la información importante está disponible de forma centralizada, lo que nos ha hecho mucho más rápidos y eficaces.
hotelkit asiste también al hotel de Espira desde el punto de vista operativo.. Hasta este caso de éxito, se habían procesado unas 1.600 tareas en total y desde mediados de 2016, fecha en la que se incorporaron al sistema las listas de comprobación, dispone de checklists repetitivas con diferentes intervalos. Con la herramienta Reparaciones (en uso desde principios de 2015) se habían documentado un total de 90 órdenes de reparación que se solventaron eficazmente. Todo esto y mucho más proporciona a los propietarios una excelente visión de conjunto para futuras inversiones.
«Me encanta trabajar con el equipo de hotelkit», explica Heck. «Siempre están pendientes y atentos a las ideas y a las preguntas más específicas. Nuestra gestora de cuenta conoce bien nuestro negocio y sabe inmediatamente cómo puede ayudar. Es un servicio que rara vez se experimenta en la industria del software».
