Success Story

Digitalisierte operative Prozesse im Münchner Traditionshaus

Das Vorhaben des Hotel Platzl, eine zentrale Mitarbeiterplattform zu schaffen, wurde mit der Einführung von hotelkit weit übertroffen. Heute fungiert hotelkit als Drehscheibe für jede Art von interner Kommunikation, ist zentrale Wissensbasis geworden und bildet eine Vielzahl operativer Prozesse weitaus effizienter ab.

Herausforderungen

Ein inhabergeführtes Traditionshaus mit 168 Zimmer mitten im Herzen von München – das Hotel Platzl steht für höchste Qualität und bayerische Tradition unter dem Schirm einer hervorragenden Lage. 140 Mitarbeiter sorgen tagtäglich für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Gäste. Um dies auf höchstem Niveau umsetzen zu können, sind starke Standards, eine reibungslose, unternehmensweite Kommunikation sowie schlanke Prozesse in allen Abteilungen erforderlich. Mit Heiko Buchta hat 2014 ein General Manager aus der klassischen Kettenhotellerie das Ruder übernommen. Aufgrund von Ineffizienz, sowohl in der täglichen Kommunikation als auch in der Umsetzung von Prozessen in klassischer Papierform, wurde nach einer neuen Lösung für die Digitalisierung täglicher operativer Prozesse gesucht. Der Anspruch war eine ganzheitliche operative Lösung zu finden, welche gleichzeitig auch als Mitarbeiterplattform fungiert.

Implementierung

Im Juni 2015 startete der Set-Up Prozess von hotelkit. Basierend auf den Erfahrungswerten des hotelkit Teams einigte man sich auf einen Start in kleiner Runde – Mitarbeiter aus den Abteilungen Front Office, Haustechnik, Management & Verwaltung würden 30 Tage einige ausgewählte Prozesse ausschließlich via hotelkit umsetzen. Dazu gehörten die tägliche Dienstübergabe, der tägliche Mitarbeiter-Newsletter mit den wichtigsten Infos aus allen Abteilungen sowie die gesamte Koordination der Schadensfälle und Reparaturen im Haus.


Bereits nach 2 Wochen täglicher Nutzung waren die Ergebnisse überzeugend und die Mitarbeiter sowie das Management begeistert. Nach Ablauf der 30 Tage Testphase entschied sich das Team rund um Heiko Buchta hotelkit dauerhaft im Hotel Platzl mit der gesamten Belegschaft einzusetzen. Mit der Unterstützung des hotelkit Teams wurden innerhalb weniger Wochen nach Testphasenende alle weiteren Abteilungen und Mitarbeiter in die tägliche Nutzung der Hotel Operations & Communication Software integriert.

Informationen sind in unserem Gewerbe die Grundlage für einen perfekten und individuellen Service.

Digitalisierte operative Prozesse sind wichtig, um die Kommunikation in einem Hotel zu optimieren: Im Hotel Platzl nutzt man dazu hotelkit.
Heiko Buchta General Manager

Ergebnisse

Seither läuft jegliche interne Kommunikation im Hotel Platzl via hotelkit. Informationen werden auf digitalem Weg übergeben und mit einem täglichen Newsbeitrag alle Kollegen über die wichtigsten Zahlen & Ereignisse aller Abteilungen informiert. Diese stehen den Mitarbeitern bei Dienstbeginn strukturiert zur Verfügung. „Man könnte annehmen, dass wir, seit wir hotelkit haben, nicht mehr miteinander reden! Genau das Gegenteil ist der Fall, man hat mehr Zeit gewonnen, da man den Infos nicht ständig hinterherlaufen muss. Man merkt auch, dass dies das Team sehr entlastet hat“, so Sabine Schneider, Reservation Manager.

Aber auch viele andere Bereiche profitieren täglich von hotelkit. Vom Haustechniker-Team werden heute keine Schadensfälle mehr behoben, welche nicht vorher in hotelkit dokumentiert wurden. Das Team erhält somit einen perfekten Überblick über alle offenen Aufträge und die Auslastung der Technik Mitarbeiter kann besser koordiniert werden. Dokumentiert werden die rund 315 Schadensfälle pro Monat hauptsächlich von Mitarbeitern aus den Bereichen Housekeeping, Rezeption und Management. Alle Daten rund um die Schadensfälle stehen dem Hotel für Auswertungen zur Verfügung.

Auch mit dem Aufbau des Wissensmanagement Bereichs wurde nach der Testphase gestartet. In einem Projekt mit der FH München wurden alle Qualitätsstandards aktualisiert & verbessert. Diesen Prozess hat man dazu genutzt, die Ergebnisse direkt in das hotelkit Handbuch einzuarbeiten. Heute werden diese Inhalte um viele hilfreiche Informationen aus den diversen Abteilungen erweitert.

Die Arbeit ist wirklich einfacher geworden mit hotelkit – alle Informationen und Ereignisse sind dort gesammelt und in Nullkommanichts kann man die Kollegen über etwas in Kenntnis setzen.

Digitalisierte operative Prozesse sind wichtig, um die Kommunikation in einem Hotel zu optimieren: Im Hotel Platzl nutzt man dazu hotelkit.
Jens Zellentin Rooms Division Manager

Der General Manager hat es sich zusammen mit der Quality & Trainingsmanagerin zur Aufgabe gemacht, die Ideen der Mitarbeiter in hotelkit up-to-date zu halten und die tatsächliche Umsetzung voranzutreiben. Im Durchschnitt werden 5 Ideen pro Monat von verschiedenen Mitarbeitern in hotelkit eingestellt, diskutiert und rund 70% erfolgreich umgesetzt.

„Das Spannende ist, dass hotelkit nicht stehen bleibt. Das hotelkit Team bringt ständig neue Ideen und Tools ein, mit welchen wir unseren Arbeitsalltag auf digitalem Weg noch effizienter gestalten können“ , so Heiko Buchta, General Manager im Hotel Platzl.

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