Herausforderung
Das Familotel Allgäuer Berghof ist ein inhabergeführtes 4-Sterne-Superior-Hotel auf 1.200 Meter Höhe, welches sich auf den Urlaub von Familien spezialisiert hat. Dabei setzt die Inhaber-Familie Neusch ihren Fokus auf viele liebevolle Details, welche sowohl Klein als auch Groß einen erholsamen und unkomplizierten Aufenthalt ermöglichen sollen. Der Allgäuer Berghof gilt dabei als eines der besten Kinder- und Familienhotels in Deutschland und hat sich als solches auch über die Grenzen hinaus einen Namen gemacht.
hotelkit ist sehr einfach zu handhaben, bedienerfreundlich und nahezu selbsterklärend.
Die Anforderungen an eine digitale Lösung lagen vor allem in einem verbesserten Wissensmanagement und der klaren Handhabung von Verantwortungen für diverse Aufgaben. Auch wenn man bereits auf gute Kommunikationswege innerhalb und zwischen den Abteilungen zurückgreifen konnte, gab es immer wieder kleinere und gelegentlich größere Missverständnisse. Zudem galt es, die Mitarbeiter aus den Abteilungen Haustechnik und Housekeeping aktiver in die interne Kommunikation einzubinden, um auch dort die Effizienz zu steigern.
Implementierung
Die hotelkit-Testphase erfolgte im Sommer 2013 mit einem sehr schnellen und strukturierten Start. Innerhalb weniger Tage nach dem technischen Set-Up wurden sowohl die Administratoren als auch Mitarbeiter für hotelkit geschult und mit einem gemeinsamen Kick-Off die tägliche Nutzung gestartet.
Bereits in der ersten Phase legte Familie Neusch einen starken Fokus auf das Thema Wissensmanagement. Um eine stabile Basis zu schaffen, stand das hotelkit Team beratend zur Seite und half dem Hotel dabei, eine optimale und intuitive Handbuchstruktur aufzubauen. In Folge wurde die gesamte Basis für die tägliche Arbeit in Form bestehender Standards, SOPs, Prozesse und Beschreibungen der jeweiligen Arbeitsschritte aufgezeichnet und für alle Mitarbeiter nutzbar gemacht. Ab nun war das Wissen, das bereits im Hotel vorhanden war, an einem für alle zugänglichen Ort versammelt.
Ergebnisse
Inhaber Christian Neusch wusste von Anfang an sehr genau, was er sich wünscht und welche Anforderungen er an hotelkit stellt. Aus einem anfangs kritischen Begleiter wurde schnell ein überzeugter Nutzer: „Seit Einführung von hotelkit sind wir vor allem in den Abteilungen Housekeeping und Technik viel schlagkräftiger und effizienter geworden. Wichtige Informationen sind schnell bei der richtigen Person – und es ist ganz leicht nachvollziehbar, wer welche Informationen bereits gelesen oder bearbeitet hat. hotelkit ist sehr einfach zu handhaben, bedienerfreundlich und nahezu selbsterklärend. Und auch wenn man nicht im Betrieb ist, kann man sich über hotelkit schnell eine aktuelle Übersicht schaffen – von überall aus.“
Das Handbuch im Allgäuer Berghof umfasst heute fast 500 Wissensartikel, welche bisher insgesamt etwa 14.000 Mal überarbeitet wurden. Hinzu kommen über 11.000 Aufgaben, was einem Schnitt von 280 Aufgaben pro Monat entspricht. Auch die interne Kommunikation läuft heute nahezu ausschließlich über hotelkit, was sich in den Zahlen widerspiegelt: bis heute wurden in etwa 1.000 Übergaben und 1.020 News erstellt und in allen Bereichen aktiv mit den Teammitgliedern diskutiert.
Mit dem hotelkit Team haben wir unsere Handbuchstruktur von Beginn an optimal aufgebaut und das Wissen wächst täglich.
Dass sich das Potential von hotelkit aber vor allem auch in der täglichen Arbeit belegt, berichtet Frau Neusch Senior: „Bei einem meiner Rundgänge entdeckte ich einen größeren Schaden an einer der Wände im Hausgang. Sofort zückte ich mein Handy, machte ein Foto und schickte dem Haustechniker über die hotelkit App einen Reparatur-Auftrag. Es hat keine zwei Minuten gedauert, da kam bereits unser Haustechniker mit der Wandfarbe um die Ecke, da er im Stockwerk darüber gerade seine Arbeiten erledigt hatte. Man kann sich vorstellen, dass die Überraschung groß war – schließlich hatte ich eben erst den Auftrag weitergegeben. Das hat mir wieder vor Augen geführt, wie viel effizienter wir heute Dank dieser tollen Lösung geworden sind.“
