Success Story

Ein junges, interaktives Tool für Kommunikation und Wissensmanagement

hotelkit heißt bei den 25hours Hotels TIM (twenty five hours information management) – und ist bei den Mitarbeitern so beliebt, dass es sogar Glückwünsche zum ersten Geburtstag bekommt.

Herausforderung

Zu den 25hours Hotels gehören zwölf Hotels in verschiedenen europäischen Städten. Hier kommt nichts von der Stange: Jedes Hotel wird für den jeweiligen Standort maßgeschneidert und bietet mal cool, mal bunt, mal nostalgisch und mal mondän. Kein Wunder, dass sich hier Gäste wohlfühlen, die den Sinn fürs Besondere mitbringen, getreu dem Slogan der 25hours Hotels: „Real place, real people.“

Die Herausforderungen ergaben sich aus genau dieser Situation. Jedes einzelne Hotel überzeugt durch Persönlichkeit und Individualität. Gleichzeitig sollen prägnante Abläufe soweit standardisiert werden, dass das 25hours Gefühl in jedem Hotel spürbar ist. Essentielle Basics werden vom Head Office aus aufgebaut und für alle Betriebe verfügbar gemacht. Für die häuserübergreifende Kommunikation war man zudem auf der Suche nach einer zentralen und einfachen Plattform.

Oder um es mit den Worten von Managing Director Michael End zu sagen: „Wir sind eine junge Hotelgruppe mit dynamischen Mitarbeitern. Die sind es gewohnt sich einzubringen, zu vernetzen und mobil zu arbeiten. Wir waren daher auf der Suche nach einem internen Kommunikationstool, das uns flexibel macht und uns hilft, Ideen und Innovationen abteilungs- und häuserübergreifend voranzutreiben.“

Jung & dynamisch – das sind wir und das ist auch hotelkit! Es könnte also kaum besser passen.

Ein interaktives Tool für Kommunikation und Wissensmanagement haben die 25hours Hotels in hotelkit gefunden, das bei ihnen TIM heißt.
Michael End Managing Director

Implementierung

Vom ersten Moment an verlief die Testphase enorm strukturiert, denn der Kunde wusste nicht nur genau welche Funktionen er erwartet, sondern auch wie diese eingesetzt werden sollten. Das technische Set-Up erfolgte im Februar 2014 und hotelkit wurde fortan unter dem Namen TIM geführt. Um die Akzeptanz unter den Mitarbeitern von Beginn an zu sichern, entwickelten die 25hours Hotels ein eigenes Logo für TIM und stellten ihm ein Maskottchen an die Seite.

Eine weitere Besonderheit war, dass alle Betriebe gemeinsam mit der Nutzung gestartet sind. Dies bedeutete zwar einen größeren organisatorischen Aufwand zu Beginn, der aber durch die erstklassige Vorbereitung des 25hours Teams in einen intensiven, reibungslosen Start überging. Dabei half auch, dass jedes Hotel einen TIM Verantwortlichen ernannte, der die Implementierung vor Ort betreute.

Der Hauptfokus während der Testphase lag auf der Kommunikation, sowohl hausintern als auch häuserübergreifend. Als mittelfristiges Ziel setzte man sich ein lückenloses Wissensmanagement in TIM zu schaffen, auf welches alle Häuser jederzeit zugreifen können.

Ergebnisse

Den 25hours Hotels ist es eine Herzensangelegenheit, dass ihr Kommunikations- und Wissenstool ebenso gut und jung aussieht wie auch intuitiv funktioniert – für alle Mitarbeiter. Diese Anforderung hat TIM bravourös gemeistert: Innerhalb von nur einem Jahr brachte es der Wissensbereich auf 700 Handbuchartikel, inzwischen sind es rund 2.900. Hier findet sich von Anleitungen & Prozessen der jeweiligen Häuser über Standards der Company bis hin zu bildlichen Anleitungen von Arbeitsprozessen mit Fotos und Videos in den diversen Abteilungen. Das verbindet nicht nur das bestehende Team, sondern erleichtert auch neuen Mitarbeitern den Einstieg. Deshalb gibt es bei den 25hours Hotels auch keine Willkommensmappe im klassischen Sinne. Der Mitarbeiter wird einfach durch TIM geführt, inklusive digitaler Vorstellungsrunde bei den künftigen Kollegen – der perfekte Start, um sich schnell einzuleben und selbständig zu arbeiten.

Jeder Kollege kann sich informieren und einbringen. Aus vielen unserer täglichen internen Abläufe ist TIM nicht mehr wegzudenken.

Ein interaktives Tool für Kommunikation und Wissensmanagement haben die 25hours Hotels in hotelkit gefunden, das bei ihnen TIM heißt.
Maren Woldag Operations Manager

Zudem hinterlegen die Mitarbeiter häuserübergreifend ihre Daily Reports und Management Berichte so, dass alle Kollegen immer auf dem aktuellen Stand sind. Geografische Barrieren sind somit nahezu verschwunden – und der Austausch zwischen den unterschiedlichen Standorten ist äußerst aktiv.

Kein Wunder also, dass sich zum ersten Geburtstag von TIM auch liebevolle Grußworte unter den Einträgen finden. Und TIM ruht nicht, denn seit dem Start wurden weitere Hotels ergänzt und mehr sind aktuell in Planung. Durch die bereits bestehenden Strukturen ist die Implementierung heute viel einfacher und die neuen Kollegen profitieren sofort von dem bereits bestehenden Wissen.

Zu bequem um deinen Browser zu aktualisieren?

Leider ist deine Browserversion zu alt und kann diese Website nicht richtig anzeigen.

Bitte aktualisiere sie oder wechsle zu einem aktuelleren Browser.