Histoire d'un succès

Un outil moderne et interactif pour la communication et la gestion de connaissances

hotelkit s’appelle TIM (twenty five hours information management) auprès des hôtels 25hours – et les employés l’aiment tellement qu’ils ont tenu à lui souhaiter un joyeux premier anniversaire.

Défis

Les hôtels 25hours comptent douze établissements. Ici, rien n’est prévu en série : chaque hôtel est conçu sur mesure pour la ville en question et propose une atmosphère tantôt cool, tantôt colorée, tantôt nostalgique et tantôt mondaine. Il n’est donc pas surprenant que les hôtes qui souhaitent une expérience vraiment unique s’y sentent bien, tout comme le promet le slogan des hôtels 25hours: « Real place, real people ».

Les défis découlent en fait précisément de cette situation. Chaque hôtel se démarque grâce à son cachet et à son individualité. Toutefois, il est nécessaire de standardiser les processus de base au maximum, afin que l’atmosphère spécifique des hôtels 25hours se retrouve dans chaque établissement. Les éléments fondamentaux et incontournables sont conçus par la direction et mis à la disposition de tous les établissements. En ce qui concerne la communication commune à tous les hôtels, nous étions également à la recherche d’une plateforme centrale et simple.

Pour l’expliquer avec les mots du directeur de l’exploitation Michael End : « Nous sommes une jeune chaîne d’hôtels avec des employés dynamiques. Ils ont l’habitude de s’investir, d’élargir leur réseau et de travailler de façon mobile. C’est pourquoi nous étions à la recherche d’un outil de communication interne nous rendant flexibles et nous aidant à mettre en place des idées et des innovations communes aux différents services et établissements. »

Phase de mise en place et de test

Jeunes et dynamiques, voilà ce qui nous caractérise, mais cela décrit également hotelkit ! Nous ne pourrions pas rêver mieux.

Michael End Directeur général

La phase de test a été très structurée dès le départ, étant donné que le client savait non seulement de quelles fonctionnalités il avait besoin, mais aussi comment elles devaient être approchées. La mise en place technique a été effective en février 2014 et hotelkit a ensuite été utilisé sous le nom de
TIM. Afin d’assurer dès le départ que les employés acceptent bien TIM, les hôtels 25hours lui ont crée son propre logo ainsi qu’une petite mascotte.

L’une des particularités était que tous les services ont commencé d’utiliser le programme TIM simultanément. Certes, cela sous-entendait des effortsconsidérables d’un point de vue organisationnel, mais grâce à la remarquable préparation de l’équipe de 25hours, la mise en route a été intensive mais
impeccable. Ici, il a été très utile de nommer dans chaque hôtel un responsable de TIM qui a assuré la supervision de la mise en œuvre sur place. Durant la phase de test, l’accent a été mis sur la communication, aussi bien en interne dans l’établissement qu’à l’externe, entre les établissements. L’objectif à moyen terme était de parvenir à une gestion des connaissances sans lacune de TIM et d’en faire ensuite profiter tous les établissements.

Résultats

Il est particulièrement important pour les hôtels 25hours que leur outil de communication et de connaissances jouisse d’une image jeune et moderne , et qu’il fonctionne de façon intuitive, et ce pour tous les employés. TIM a su relever ce défi avec brio : en seulement un an, il a amené le domaine de connaissances à 700 articles de manuel, qui depuis sont au nombre de 2 900. On y trouve tout, des présentations et procédures pour les différents établissements jusqu’à des instructions illustrées des méthodes de travail avec des photos et des vidéos des différents services, en passant par les normes de l’entreprise. Non seulement ces éléments permettent de créer du lien au sein de l’équipe en place, mais également de faciliter l’arrivée des nouveaux employés. C’est pourquoi il n’existe pas de kit de bienvenue classique dans les hôtels 25hours. L’employé passe tout simplement par TIM, ce qui inclut un tour de présentation numérique des futurs collègues – c’est le démarrage parfait pour s’intégrer rapidement et pouvoir travailler en toute autonomie.

Tous les collaborateurs peuvent s’informer et contribuer. TIM est devenu incontournable pour la pluspart de nos processus internes quotidiens.

Maren Woldag Chef de l’exploitation

Par ailleurs, les employés rédigent chaque jour leur rapport quotidien dans tous les établissements, ainsi que des synthèses de gestion afin que tous soient toujours à la page. Les barrières géographiques ont donc presque disparu et les différents établissements échangent constamment.

Avec tous ces éléments, il n’est pas étonnant que les rapports incluent d’adorables souhaits d’anniversaire pour TIM. Toutefois, TIM ne se repose pas, car en effet, deux nouveaux hôtels sont venus s’ajouter à nos établissements depuis le départ, et cinq autres sont prévus. Grâce aux structures déjà en place, la mise
en marche est actuellement beaucoup plus simple qu’auparavant et les nouveaux employés profitent immédiatement des connaissances déjà acquises.

Vous êtes trop fatigué pour mettre à jour votre navigateur ?

Malheureusement, la version de votre navigateur est trop ancienne et ne peut pas afficher ce site web correctement.

Veuillez le mettre à jour ou passer à un autre plus récent.