Success Story

Moderne Arbeitsabläufe und vereinfachte Kommunikation im Hotel Josefshof am Rathaus

Das 4-Sterne Stadthotel in Wien gehört zu den langjährigen Kunden von hotelkit. Mit der Software konnte das Team ein modernes Arbeitsumfeld schaffen und die operativen Prozesse optimal strukturieren.

Das Hotel Josefshof am Rathaus nutzt zur Optimierung seiner Arbeitsabläufe hotelkit.

Infos zum Kunden & Herausforderungen

Das Hotel Josefshof am Rathaus befindet sich in bester Lage Wiens, im Herzen der Josefstadt wo auch seit jeher Künstler und Kulturstätten zu Hause sind. Von hier aus gelangt man auch in nur wenigen Schritten in die Innenstadt. Das moderne 4-Sterne-Stadthotel verspricht seinen Gästen die richtige Mischung aus klassischer Wiener Eleganz und einer Wohlfühlatmosphäre, die sich „ein bisschen wie nach Hause kommen“ anfühlt. Durch hotelkit konnten die Arbeitsabläufe im Hotel modernisiert werden.

Die größte Herausforderung, die es in dem 164 Zimmer Hotel zu meistern galt, bezog sich in erster Linie auf die interne Kommunikation. Für Resident Manager Markus Schmid und sein Team stand dabei im Fokus den Informationsaustausch innerhalb und zwischen den diversen Abteilungen zu optimieren und bei täglichen Dienstübergaben keine wichtigen Informationen mehr zu verlieren.

Zugleich sollte auch das Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter modernisiert werden. Dies umfasste beispielsweise die Möglichkeit, täglich wiederholende operative Abläufe für das gesamte Team besser zu strukturieren.

Durch die Vernetzung des gesamten Teams gestaltet sich die Kommunikation im Unternehmen viel einfacher und erleichtert uns die operativen Abläufe in jeder Hinsicht.

Markus Schmid Resident Manager

Implementierungs- & Testphase

Seit Juni 2013 zählt das Hotel Josefshof am Rathaus bereits zum festen Bestandteil der hotelkit-Kunden. Ein Jahr nach Gründung des Unternehmens verfügte die Software über 4 zentrale Tools – Übergaben, News, Ideen und Handbuch. Während der kostenfreien Testphase wurden alle Tools aktiv in den Arbeitsalltag integriert, mit dem klaren Fokus auf die interne Kommunikation.

Das Team rund um Markus Schmid hatte sich zudem das Ziel gesetzt, das stetige Wachstum von hotelkit für sich zu nutzen und Innovationen der Software interessiert zu verfolgen. Mit Unterstützung des hotelkit Teams gelingt es dem Team sehr erfolgreich, kleine wie große Funktions-Neuerungen schnell in den Arbeitsalltag zu integrieren. Heute wird die tägliche Arbeit im Hotel Josefshof am Rathaus deshalb auch von Tools wie Aufgaben, Kalender, Reparaturen, Gästewünsche und Checklisten unterstützt.

Ergebnisse

Das Vorhaben des Hotels ist mehr als geglückt und die Zahlen sprechen für sich: Das Team arbeitet mit 23 Mitarbeitern mit hotelkit und konnte bis heute über 46.000 Aktivitäten verzeichnen. Dies entspricht einem monatlichen Schnitt von rund 835 Aktivitäten. Die laufende Einführung von neuen hotelkit Tools hat zudem zu einer kontinuierlichen Steigerung der Nutzung geführt.

Monatlich werden 127 Übergaben erstellt, was rund 4 Nachrichten pro Tag entspricht. Die tägliche Weitergabe von relevanten Informationen zum Schichtwechsel ist somit auch über mehrere Diensthabende hinweg transparent und Informationen gehen nicht mehr verloren. Mit 9 News pro Monat gelingt es ganz einfach, das ganze Team oder ausgewählte Gruppen schnell auf den neuesten Stand zu bringen.

Digitale Dienstübergaben und laufende Aufgaben gewährleisten, dass nichts mehr vergessen wird. Dies macht die Arbeit im Team viel einfacher und gibt uns mehr Zeit für unsere Gäste.

David Meixner Front Office Manager

Schulungen, technische Termine, Meetings und auch Geburtstage der Mitarbeiter werden in 7 Kalendern geteilt, wodurch die bisher 1.160 Termine einfacher mit dem ganzen Team koordiniert werden konnten.

Operative Abläufe im Hotel Josefshof am Rathaus haben heute mehr Struktur und können papierlos abgearbeitet werden. Das Team hat sechs tägliche, 11 wöchentliche und eine monatliche Aufgabe, die von den zuständigen oder diensthabenden Kollegen kontinuierlich erledigt werden. Auch das Checklisten Tool wird seit Mitte 2017 aktiv eingesetzt – vier wiederholende Checklisten helfen dem Rezeptionsteam bei der täglichen Arbeit.

Seit der Einführung des Reparaturen Tools Mitte 2015 werden täglich knapp sieben Reparaturen in hotelkit dokumentiert – dies entspricht bereits 5.300 erledigten Reparaturen. Das Haustechniker Team kann davon etwa 70% innerhalb von nur einem Tag bewerkstelligen und mit Hilfe von Statistiken die diversen Vorfälle genau analysieren. Seit Ende 2016 werden von den Mitarbeitern monatlich rund 60 Gästewünsche direkt in hotelkit hinterlegt. Die Gästewünsche werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter im Bereich Housekeeping weitergeleitet, welche diese kontinuierlich und zeitnah erledigen.

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