Success Story

Digitale „Wissenszentrale“ & moderne Kommunikation: hotelkit-Begeisterung im Hotel Gran Baita

Ein müheloser Informationsaustausch im täglichen Alltag, transparent gestaltetes Wissen für alle Abteilungen und ein hotelkit begeistertes Team erleichtern dem 5 Sterne Hotel den Start in die Saison.

Hotel Granbaita Dolomites Außenansicht

Herausforderung

Das Hotel Gran Baita ist ein Sport- und Wellnesshotel der gehobenen 5-Sterne Superior Kategorie im italienischen Wolkenstein in Gröden, Südtirol. Die Gäste der 65 Zimmer und Suiten des Hauses können hier Innovation im Einklang mit der Natur erleben. Die idyllische Lage im Dorfzentrum mit spektakulärem Rundumblick auf die Dolomiten im UNESCO Weltnaturerbe begeistern die Gäste. Darüber hinaus punktet das Leading Mountain Resort mit milder Bergluft und einem umfangreichen Sport- und Freizeitangebot inklusive hauseigenem Wellnessbereich mit viel Licht, Wärme und Wasser.

Die Herausforderungen in der täglichen Arbeit liegen beim Gran Baita Hotel unter anderem im Saisonbetrieb. Auch nach längeren Pausen müssen alle Prozesse wieder neu anlaufen und reibungslos funktionieren. Ein weiteres Anliegen von Junior Chef und Chief Marketing Officer Marco Perathoner war es, eine zentrale Kommunikationsmöglichkeit für alle Mitarbeiter zu schaffen sowie die tägliche Prozesse transparent und für alle verständlich zu machen. Routine-Aufgaben für jeden Tag sollten klar festgehalten werden und bei Fälligkeit die zuständigen Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden. Auch beim Umgang mit Reparaturen war der Wunsch nach einer schnellen und effizienten Lösung groß.

Wer hotelkit nutzt wird schnell feststellen, wie einfach Kommunikation und Wissensmanagement in einem Hotel eigentlich sein kann.

Moderne Kommunikation läuft im Hotel Gran Baita erfolgreich über die Software hotelkit.
Marco Perathoner Management & Chief Marketing Officer

Implementierung & Testphase

Die Testphase mit hotelkit verlief im Februar 2015 mit insgesamt 16 Mitarbeitern. Juniorchef Marco Perathoner hatte durch begeisterte Kollegen von hotelkit erfahren und war bereits vor der Einführung von der Sinnhaftigkeit überzeugt. Trotz guter Vorbereitung begegnete man allerdings anfänglicher Skepsis im Team sowie bei den Inhabern, Herrn & Frau Perathoner Senior. Perfekte Betreuung durch das hotelkit Team während der Implementierung und die gemeinsam erzielten und sehr eindeutigen Ergebnisse überzeugten schließlich alle. Inzwischen hat das Hotel in Val Gardena hotelkit bereits über anderthalb Jahre im Einsatz und man kann sich die tägliche Arbeit kaum mehr ohne vorstellen.

Ergebnisse

Manchmal sieht man erst im Rückblick, wie mühselig und kleinteilig die tägliche Arbeit ohne eine digitale Lösung aussah: „Man nimmt an, dass man alle Informationen im Team problemlos mündlich austauschen kann.“ so Marco Perathoner. „Wer mit hotelkit arbeitet, stellt jedoch plötzlich fest, dass dem nicht so ist –denn es ist eine wahre Erleichterung!“

Entsprechend begeistert zeigte sich das gesamte Team von den Funktionen und Tools, die bei der täglichen Dienstübergabe ebenso wie bei Fragen, Entscheidungen und Feedback helfen. Das Fazit fällt in jedem Fall eindeutig aus, denn hotelkit ist zur Wissenszentrale im Hotel Gran Baita geworden.

Für uns Mitarbeiter ist hotelkit die zentrale Anlaufstelle für Fragen und jegliche Information. Dies erleichtert die Arbeit ungemein.

Moderne Kommunikation läuft im Hotel Gran Baita erfolgreich über die Software hotelkit.
Benjamin Brunner Maître d’Hotel & Sommelier

Seit dem Start von hotelkit, konnten bereits über 5.100 Aktivitäten verzeichnet werden. Im Schnitt sind dies 22 Aktivitäten pro Tag bei 8-monatigen Saisonbetrieb. Am häufigsten im Einsatz sind dabei die Tools Übergaben und Reparaturen. Das Rezeptionsteam schreibt täglich drei Dienstübergaben, um alle Kollegen über anfallende Geschehnisse zu informieren. Marco Perathoner hingegen nutzt das digitale Schwarze Brett, um seine Mitarbeiter über wichtige Entwicklungen und Änderungen zu informieren.

Mehr als die Hälfte der bis heute 500 dokumentierten Reparaturen können binnen acht Stunden erledigt werden. Diesen Service wissen die Gäste des Hotels sehr zu schätzen. Viele andere Reparaturen werden hingegen für die Saisonpause dokumentiert und geraten dadurch nicht in Vergessenheit. Das Handbuch wird stetig befüllt, es umfasst heute rund 100 Wissensartikel für alle Abteilungen. Seit der Einführung des neuen hotelkit Tools Checklisten wird im Hotel Gran Baita mit mehreren sich täglich wiederholenden Checklisten im Front Office und der Haustechnik gearbeitet. Die Koordination von Gäste-Transfers verläuft heute über diverse Kalender und Mitarbeiter können auf wichtige Informationen jederzeit zugreifen.

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