Was mit sieben Zimmern Ende der 60er-Jahre begann, ist heute ein 170 Zimmer umfassendes 5-Sterne-Luxus-Resort mit ausgedehntem Wellness-Bereich, Driving Range, zahlreichen Tennisplätzen, Reitstallungen und vielem mehr. Nachhaltigkeit und Naturverbundenheit haben dabei für die Betreiberfamilie, deren Haus auf eine 400-jährige Geschichte zurückblickt, höchsten Stellenwert. So erfolgt etwa die Heizung des Spa-Bereichs ressourcenschonend mit eigenem Wasser und Biomasse. Dass die Verwaltung eines so weitläufigen Resorts mit rund 300 Mitarbeiter*innen und verschiedensten Abteilungen durchaus eine Herausforderung ist, versteht sich eigentlich von selbst. Elisabeth Hauser-Benz, Leiterin der Verwaltung und der Abteilung Human Ressources im Stanglwirt, berichtet, wie hotelkit seit 2018 für effiziente Kommunikationswege und reibungslose Prozesse sorgt.
Was waren die großen Herausforderungen in Ihrem Hotel, bevor Sie mit hotelkit gearbeitet haben?
Unser Haus vereint eine Vielzahl an Abteilungen unter einem Dach. So gibt es etwa auch einen Reitstall oder eine Tischlerei. Diese vielen Stellen immer am neuesten Stand zu halten, war eine sehr schwierige Aufgabe. Zugleich ist dies jedoch eine wesentliche Voraussetzung für einen funktionierenden Gästeservice. Vor der Implementierung von hotelkit waren mehrmaliges Nachtelefonieren und lange Kommunikationswege die Regel. Diese Komplikationen sind nun Geschichte.
Warum haben Sie sich für die Implementierung von hotelkit entschieden?
Auf unserer Suche nach dem passenden Intranet zur Digitalisierung unserer Prozesse begegnete uns eine Reihe von Produkten, die jedoch keinen maßgeschneiderten Lösungsansatz für die Probleme eines Hotels anboten. Von hotelkit waren wir von Anfang an überzeugt, nicht zuletzt deshalb, weil CEO und Mitgründer Marius Donhauser auch selbst Hotelier ist und die Probleme des Alltags im Hotel kennt. Diese Expertise spiegelt sich in jedem Feature der Software wieder: Ein Produkt, perfekt auf die Branche zugeschnitten.
Man merkt bei allen Features von hotelkit, dass CEO Marius Donhauser die Probleme eines Hotels kennt. Ein Produkt, perfekt auf die Branche zugeschnitten.
Wie verlief die Implementierungsphase?
Wir bildeten eine Taskforce, die sich gezielt mit der Implementierung des Systems beschäftigte. In einem ersten Schritt befassten sich alle Mitglieder dieser Arbeitsgruppe intensiv mit hotelkit, um ein besseres Verständnis für die Software zu bekommen. Danach wurden die einzelnen Abteilungen geschult. Wir nutzen hotelkit nun bereits seit drei Jahren und sind nach wie vor begeistert. Interessant finde ich besonders, wie sich die individuelle Nutzung der Features im Laufe der Zeit verändert. Jeder hat am Anfang seine Lieblings-Tools, die er besonders intensiv verwendet. Nach und nach erschließt man sich jedoch auch andere Funktionen und lernt, das System dadurch noch effizienter zu nutzen.
Was hat sich in Ihrem Betrieb durch den Einsatz von hotelkit verändert?
Im Stanglwirt findet eine breite Palette an Events statt, von kleinen Meetings über Hochzeiten bis hin zu großen Tagungen. Natürlich sind in diese Veranstaltungen immer mehrere unserer Abteilungen involviert und müssen dementsprechend mit den nötigen Informationen versorgt werden. Dies zu organisieren, war in der Vergangenheit sehr aufwendig. Dadurch, dass wir nun alle Veranstaltungen in hotelkit vermerken, ist jeder auf dem neuesten Stand, auch jene, die nicht direkt involviert sind.
Generell ist einer der größten Vorzüge von hotelkit, dass wir die Mitarbeiter*innen bequem und verlässlich über eine Plattform erreichen können. So können wir unser großes Team zusammenhalten und bleiben auch in außergewöhnlichen Zeiten wie der Pandemie miteinander in Kontakt.
Ein herausragender Vorteil von hotelkit ist natürlich die digitale Abwicklung der Prozesse. Übergaben, Listen, Protokolle – Vieles wurde bei uns vor der Implementierung von hotelkit noch ausgedruckt. Zudem bietet uns der hotelkit Kalender einen transparenten Überblick über alle kommenden Veranstaltungen, aber auch einen Rückblick auf alles, was in der Vergangenheit in unserem Haus stattfand.
Das Tool Übergaben wird im Hause Stanglwirt sehr intensiv genutzt – Was wird darüber alles abgewickelt?
Wir nutzen das Tool nicht nur für die klassischen Dienstübergaben, sondern auch für die abteilungsübergreifende Kommunikation. Das liegt natürlich wiederum an der Vielschichtigkeit unseres Hauses, in dem der Informationsfluss zwischen verschiedenen Stellen ein Muss ist. So übermitteln wir mit dem Übergabe-Tool beispielsweise Informationen zu den Bedürfnissen von Gästen in andere Abteilungen. Interne Mails werden dadurch hinfällig.
Auch Reparaturen ist ein häufig verwendetes Tool – Inwiefern hat es die Prozesse in diesem Bereich erleichtert?
Hier gab es in der Vergangenheit nicht selten Komplikationen: Techniker*innen mussten Wege oft zweimal gehen, weil der Schaden nicht nachvollziehbar dokumentiert wurde und zunächst festgestellt werden musste, was zu tun ist. Dieses Problem gibt es durch die Transparenz im Reparaturen-Tool nicht mehr. Hier kann der Schaden durch Anhänge wie Fotos oder Videos genau veranschaulicht werden. Auch die Möglichkeit zu priorisieren und damit festzulegen, was sofort erledigt werden muss und was noch Zeit hat, wird von den Mitarbeiter*innen sehr geschätzt. Dadurch weiß man, welche ToDos in Ruhe abgearbeitet werden können und wo schneller gehandelt werden muss.
Vor der Implementierung von hotelkit mussten Techniker*innen nicht selten Wege zweimal gehen, weil der Schaden nicht ordentlich dokumentiert war. Dieses Problem ist nun Geschichte.
Was sind Ihrer Meinung nach die größten Vorteile von hotelkit? Haben Sie ein Lieblings-Tool mit dem Sie besonders gerne arbeiten?
Ich bin ein großer Fan der Kollaborationsplattform als Ganzes. Besonders schätze ich, dass sich das System stetig weiterentwickelt. Man entdeckt immer wieder neue Möglichkeiten, die Software noch effizienter zu nutzen. Natürlich gibt es Tools, die ich sehr häufig verwende, beispielsweise das Handbuch als Nachschlagewerk oder News für die Kommunikation mit dem gesamten Team. Mich freut, dass unsere Mitarbeiter*innen selbst mit Ideen auf mich zukommen, wie wir das Programm noch effizienter nutzen können.
Wie würden Sie hotelkit in drei Worten beschreiben?
Effizient – praktisch – innovativ
Über den Autor
Michael Santner
Berichte von verarmten Dichtern während seines Studiums bewogen ihn dazu, seiner Passion an einem festen Arbeitsplatz nachzugehen. Im Marketing von hotelkit kümmert er sich darum, die Ideen seiner Kolleg*innen in spannende Geschichten zu verpacken.
