Le sfide
Il Novotel Breda è un hotel a 4 stelle situato nell’eponima città vicino al confine con il Belgio. L’hotel unisce il comfort tipico del gruppo Accorhotels con il fascino e le caratteristiche tipiche di un city hotel, in un ambiente pittoresco. Sia chi viaggia per lavoro che le famiglie, si sentiranno subito a casa.
Per garantire un corretto funzionamento di tutti i processi, il management dell’hotel stabilisce un numero di obiettivi da raggiungere: la comunicazione interna deve essere migliorata, così come la coordinazione all’interno dello staff. Per raggiungere questi obiettivi, gioca un ruolo importante una piattaforma centralizzata del sapere a cui tutti i dipendenti possono accedere e trovare facilmente il contenuto di cui hanno bisogno. I compiti di routine dovrebbero, infatti, essere gestiti in maniera più efficiente per poter avere più tempo da dedicare agli ospiti.
Implementazione
La decisione di rivolgerci a hotelkit è stata presa ben prima del periodo di prova fatto a marzo del 2017. La facile transizione dall’implementazione all’uso permanente è stata piuttosto veloce: già l’introduzione di hotelkit nella nostra struttura era stata semplice. Per la fase di configurazione, inclusa la formazione a tutti i dipendenti, ci sono voluti solamente 10 giorni. Tutto ciò è stato possibile grazie alla determinazione di hotelkit a mantenere semplice tutto il processo, quindi l’albergo non ha avuto quasi nessun problema durante la fase iniziale (gli hotel possono iniziare il periodo di prova in qualsiasi momento e la configurazione richiede solo un giorno di tempo).
Al Novotel Breda, le funzioni di hotelkit sono state messe a dura prova durante questa prima fase. Tutti gli strumenti sono stati usati intensivamente fin da subito. Compiti ricorrenti e check-list, per esempio, sono stati implementati velocemente, perciò hotelkit è stato incorporato immediatamente nella ruotine quoditiana.
Il nostro staff è entusiasta e lavoro attivamente con hotelkit.
Risultati
Jeroen Schipper ha avuto fin da subito un approccio positivo – e le sue aspettative sono state superate: “avevo sentito parlare della ‘soluzione dall’Austria’ da alcuni colleghi e ho immediatamente pensato che questo prodotto sarebbe stato un buon investimento per il nostro hotel. Devo dire, che il risultato è migliore di quello che ci aspettavamo”, racconta il General Manager. Di grande importanza era che i suoi dipendenti si trovassero a proprio agio con il software: “il nostro staff ne è entusiasta e lavora attivamente con hotelkit. È fantastico vedere quanto la digitalizzazione dei processi standard renda il lavoro più facile e permetta al personale di avere ancora più tempo per gli ospiti.”
L’uso intensivo della piattaforma è visibile anche nelle statistiche. L’hotel sta usando hotelkit da circa 6 mesi, durante questo periodo sono state registrate oltre 3.000 attività, ossia una media di 630 attività al mese e 21 al giorno.
Lo strumento note è usato con particolare frequenza: ogni giorno ne vengono create 3, quindi fino ad ora risulta un totale di 500 note. Tutto lo staff è sempre aggiornato grazie alle 75 novità pubblicate. Anche lo strumento compiti è attivamente utilzzato e ad oggi ne sono assegnati 250. Oltre ai compiti individuali, ci sono compiti ricorrenti (giornalieri, settimanali e mensili) che possono essere gestiti in maniera efficiente su hotelkit. Tra questi, ci sono 15 check-list per diverse scopi. Inoltre, i reparti utilizzano 5 calendari per coordinare avvenimenti, riunioni e 260 eventi programmati. La comunicazione riguardo gli ordini di riparazione è diventata più facile al Novotel Breda, con 50 riparazioni effettuate al mese attraverso hotelkit. Anche il manuale è stato arricchito poco a poco negli ultimi mesi e adesso contiene 261 articoli che interessano diversi reparti.
Articoli, riparazioni, scambio di note, compiti di routine, check-list e molto altro al Novotel Breda viene adesso gestito tramite hotelkit. Il risultato è che il nostro lavoro è diventato più semplice.
