Storie di successo

Un manuale digitale & un sistema di comunicazione moderno: l’entusiasmo per hotelkit

Uno scambio facile e giornaliero di informazioni, un archivio di informazioni disponibile per tutti i reparti e un team entusiasta di hotelkit facilitano l'inizio della stagione nell’hotel a 5 stelle.

Le sfide dell’hotel

L’Hotel Granbaita è un hotel per sport e benessere della elevata categoria superiore a 5 stelle a Selva di Val Gardena in Trentino Alto Adige. Gli ospiti delle 65 camere e suite della struttura possono vivere qui l’innovazione in armonia con la natura. La posizione idilliaca al centro del paese, con vista spettacolare a 360 gradi sulle Dolomiti, all’interno del Patrimonio Mondiale naturale dell’UNESCO, entusiasma gli ospiti.

Inoltre, questo Leading Mountain Resort conquista tutti con l’aria mite di montagna e un’ampia gamma di attività sportive e ricreative, tra cui l’area wellness privata con luce, calore e acqua. Le sfide giornaliere dell’Hotel Gran Baita riguardano anche il lavoro stagionale. Anche dopo lunghe pause, infatti, tutti i processi devono essere riavviati nuovamente e devono funzionare senza problemi.

Un’ulteriore richiesta dello Junior Chef e Chief Marketing Officer, Marco Perathoner, era quella di avere una modalità di comunicazione centralizzata e di rendere i processi giornalieri trasparenti e comprensibili a tutti i dipendenti. I compiti di routine devono essere definiti in modo chiaro e, quando necessario, i responsabili devono essere informati in tempo. Anche per quel che riguarda le riparazioni, c’era il forte desiderio di avere delle soluzioni veloci ed efficienti.

La fase d’implementazione

Chi utilizza hotelkit scoprirà rapidamente quanto possano essere facili la comunicazione e la gestione del know-how in un hotel.

Granbaita Marco
Marco Perathone Management & Chief Marketing Officer

La fase di prova con hotelkit è avvenuta nel febbraio 2015 e ha coinvolto 16 dipendenti. Marco Perathoner, Junior Chef, è venuto a conoscenza di hotelkit tramite dei colleghi entusiasti e, già prima della prova, era certo della sua utilità. Nonostante una buona preparazione, all’inizio c’era scetticismo tra lo staff e anche per i proprietari, la famiglia Perathoner – Puntscher.

L’ottima assistenza del team di hotelkit durante l’implementazione e i risultati inequivocabili, infine, hanno convinto tutti. Nel frattempo, l’hotel in Val Gardena utilizza hotelkit già da un anno e mezzo, e ormai difficilmente si può immaginare il lavoro quotidiano senza di esso.

I risultati finali

A volte si vede solo in un secondo momento quanto fosse faticoso il lavoro quotidiano senza il supporto digitale: “si pensa sempre che si possano scambiare facilmente tutte le informazioni a voce”, così spiega Marco Perathoner. “Chi lavora con hotelkit si accorge però all’improvviso che non è così – è un vero sollievo averlo scoperto!“.

Per noi dipendenti, hotelkit è il punto di riferimento per domande e qualsiasi tipo di informazione. Questo rende il lavoro molto più facile.

Granbaita Benjamin
Brunner Benjamin Maître d’Hotel & Sommelier

Dall’introduzione di hotelkit, sono state registrate oltre 5.100 attività. In media si tratta di 22 attività al giorno durante 8 mesi di lavoro stagionale. Gli strumenti più utilizzati sono Note e Riparazioni. Il team della reception scrive ogni giorno delle note per aggiornare tutti i colleghi sugli avvenimenti. Marco Perathoner utilizza la bacheca digitale per informare i suoi dipendenti sugli sviluppi e i cambiamenti più importanti.

Più della metà delle 500 riparazioni documentate fino ad oggi sono state sbrigate entro otto ore. Gli ospiti dell’hotel apprezzano molto questo servizio. Molte altre riparazioni vengono invece documentate per essere effettuate durante la pausa stagionale e quindi non rischiano di finire nel dimenticatoio. Il manuale viene costantemente aggiornato e oggigiorno comprende circa 100 articoli per tutti i reparti. Da quando è stato introdotto lo strumento Check-list di hotelkit, il front office e il servizio di manutenzione dell’Hotel Granbaita lavorano con più check-list a ripetizione giornaliera. La coordinazione dei trasferimenti degli ospiti avviene tramite vari calendari e i dipendenti possono recuperare le informazioni più importanti in qualsiasi momento.

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