Storia di successo

Presso il SIDE Design Hotel Hamburg la comunicazione interna avviene in tempo reale

Durante la ricerca di uno strumento per migliorare la comunicazione interna, l’hotel di Amburgo ha ottenuto, con hotelkit, molte opportunità aggiuntive per semplificare la quotidiana routine lavorativa.

SIDE

Le sfide dell’hotel

Il SIDE Design Hotel Hamburg è un elegante hotel nel cuore di Amburgo che si è prefisso l’obiettivo di realizzare una simbiosi tra design urbano e ospitalità anseatica. Appartiene al gruppo dei Seaside Hotel ed è membro dei Design Hotel. Qui si incontrano look eccezionale e servizio individuale, inoltre, la posizione centrale del “migliore ristorante di carne della città” dell’hotel e un centro SPA di prima categoria completano l’offerta.

Le sfide del SIDE Hotel riguardavano soprattutto l’ambito della comunicazione. Si necessitava di uno strumento semplice che consentisse di comunicare facilmente e rapidamente con tutti i dipendenti e all’interno dei dipartimenti e che rendesse chiare le responsabilità per tutte le attività coinvolte. L’obiettivo era di evitare la perdita complessiva di informazioni durante i diversi turni lavorativi e di ottimizzare il servizio per gli ospiti.

La fase d’implementazione

Il nostro obiettivo era realizzare una comunicazione interna istantanea, facile e accessibile a tutti i nostri dipendenti. Con hotelkit abbiamo ottenuto molto di più poiché oggi lo strumento ricopre già un gran numero di processi operativi. Inoltre, il team di hotelkit, con i suoi regolari aggiornamenti, ci offre metodi totalmente nuovi per organizzarci autonomamente in modo molto più semplice!

Alex Obertop
Alex Obertop General Manager

Il periodo di prova di hotelkit presso il SIDE Design Hotel è iniziato le prime settimane di maggio e si è concluso agli inizi di giugno 2016 vedendo il coinvolgimento di 50 dipendenti. Il team ha effettuato una rapida partenza e sono state registrate oltre 800 attività su hotelkit ancor prima dell’inizio ufficiale dell’utilizzo.

Dopo due settimane erano già chiaramente visibili i primi risultati nel settore della gestione delle riparazioni e della comunicazione, convincendo così la direzione e il team dell’utilità del software. Pertanto, durante il periodo di prova, è stato deciso di coinvolgere tutti i 100 dipendenti nel lavoro con hotelkit.

I risultati finali

Oggi presso il SIDE Hotel vengono utilizzate, con grande piacere, tutte le funzioni di hotelkit. Mensilmente vengono documentate oltre 500 riparazioni e solo dopo sei mesi è stato possibile ridurre a meno di 24 ore la media totale della durata necessaria per il completamento. Oggi per tutti i colleghi in azienda è diventato semplicissimo supportare il team tecnico nel suo lavoro.

Qui la documentazione delle riparazioni, basata sulle foto che vengono allegate direttamente tramite l’app di hotelkit, si è rivelata estremamente utile. Inoltre, in questo ambito sono disponibili anche le statistiche ai fini della valutazione, le quali contribuiscono alle eventuali decisioni di investimento.

L’obiettivo era innanzitutto l’ottimizzazione della comunicazione complessiva all’interno dell’hotel, ed è stato chiaramente raggiunto. Al tempo stesso siamo anche riusciti a facilitare processi come la gestione delle riparazioni.

Hendrik Maas Executive Chef

Ma anche per quanto riguarda le attività regolari, oggi presso il SIDE non resta più nulla in sospeso. Sono circa 80 le attività che mensilmente si occupano di ricordare al team, ad esempio, di controllare le lampade, stampare i resoconti settimanali, ordinare fiori freschi e gestire le fatturazioni in tutti i dipartimenti.

La comunicazione giornaliera viene rappresentata con oltre 137 note al mese, dove ogni nota viene mediamente commentata più di una volta con aggiunte e domande da parte dei colleghi. Anche gli ordini, gli aspetti contabili, la gestione dei reclami e le varie modifiche interne vengono comunicate tramite hotelkit. A tale scopo, il team produce mensilmente 120 articoli, equivalenti a circa 4 contributi giornalieri. Naturalmente, i destinatari dei diversi articoli e note sono molto diversi; a seconda del dipartimento, dei compiti e delle responsabilità, i dipendenti ricevono informazioni personalizzate che utilizzano nella loro routine giornaliera lavorativa.

Agli inizi del 2018 ci sono stati dei lavori di ristrutturazione all’interno del SIDE. Anche qui hotelkit ha svolto un ruolo importante in quanto l’obiettivo era quello di avviare la comunicazione con società di costruzioni e fornitori direttamente attraverso la popolare soluzione.

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