Die Herausforderungen im Housekeeping-Department
Ben und Ernest kennen einander schon lang. Der eine Executive Housekeeper, der andere Mitarbeiter in der Reinigung, sehen sich einander fast täglich im Hotel. Die beiden sind nicht nur Kollegen, sondern auch Freunde. Doch außerhalb ihrer Dienstzeit greift keiner von ihnen mehr gern zum Telefon: Denn schier endlose Telefonate gehören zu ihrem Arbeitsalltag im Housekeeping. Auch Papier können weder Ben noch Ernest in ihrer Freizeit sehen, ohne dass sie von Übelkeit geplagt werden. Weil unübersichtliche Papier-Checklisten quälen sie tagein, tagaus. Und damit nicht genug: Während die Anforderungen der Gäste in Bezug auf die Reinigung sowie die Hygienestandards immer höher werden, bleiben die Housekeeping-Prozesse ineffizient und statisch. Ernest spurtet jeden Tag die Etagen rauf und runter, denn während der Reinigung überhört er sein Mobiltelefon nur allzu oft. So können ihm zusätzliche Aufträge nur direkt an der Rezeption mitgeteilt werden und er muss wohl oder übel ein weiteres Mal den Weg zum betroffenen Zimmer antreten: Gut für die Beinmuskulatur, schlecht für das Nervenkostüm. Ben wiederum ist oftmals fast am Verzweifeln, denn Planung und Koordination der Mitarbeiter*innen sowie die Kommunikation mit Rezeptions- und Engineering-Team kosten ihn stets eine gefühlte Ewigkeit und viele Nerven. Beide sehnen sie sich nach derselben Sache: Einer smarten Housekeeping Software zur Erleichterung ihres Arbeitsalltags.
hotelkit Housekeeping – die Housekeeping Software zur Erleichterung des Arbeitsalltags
Mit ihrer Sehnsucht nach einer smarten Housekeeping Software für einen strukturierten Arbeitsalltag, geordnet nach Prioritäten, sind Ben und Ernest keineswegs allein: Sie teilen diese mit unzähligen anderen Housekeeping-Teams. Doch auf die Erfindung einer solchen digitalen Lösung müssen sie nicht mehr warten: Mit hotelkit Housekeeping gibt es diese bereits. Herausforderungen wie die oben beschriebenen würden Ben und Ernest mit diesem Tool keine Probleme mehr bereiten:
Effiziente Zimmerzuteilung mit hotelkit Housekeeping
Zeitsparend und effizient erstellt der Executive Housekeeper Ben die Zuteilung für den heutigen Tag und das nicht mehr auf Papier, sondern digital. Alle wichtigen Gästedaten, von Anreise- und Abreisedatum über besondere Präferenzen bis hin zum VIP-Status eines Gastes, werden vom PMS direkt in das hotelkit Housekeeping Tool übermittelt. Basierend auf diesen Informationen kann Ben die zu reinigenden Zimmer den diensthabenden Reinigungsmitarbeiter*innen sowie den für die Inspektion zuständigen Kolleg*innen zuteilen. Dadurch, dass der Executive Housekeeper in hotelkit Housekeeping stets den Überblick darüber bewahrt, wie stark die zeitliche Auslastung seiner Team-Mitglieder ist, können die vorhandenen Ressourcen der Mitarbeiter*innen optimal eingesetzt werden.
Einfacher Prozess für Reinigungsmitarbeiter*innen
Nun erhält Ernest auf seinem Diensthandy in der hotelkit Housekeeping App eine Liste jener Zimmer, die er heute reinigen muss. Den Beginn einer Zimmerreinigung bestätigt er im Tool. Über eine digitale Checkliste kann er genau nachvollziehen, was alles zu tun ist: Denn Routine ist zwar gut, Kontrolle ist aber besser. Nach erfolgter Reinigung bestätigt er dies wiederum im Tool: Der Raumstatus wechselt auf “gereinigt”. Die Person, die für die Inspektion zuständig ist, weiß in diesem Moment, dass sie mit der Kontrolle beginnen kann.
Einfacher Prozess für die Inspektion
Ebenso einfach wie für das Reinigungs-Team macht es die Housekeeping Software für die mit der Inspektion betrauten Mitarbeiter*innen. Irma ist heute an der Reihe. Sie erhält im hotelkit Housekeeping-Tool die Liste mit den Zimmern, die sie inspizieren muss. Den Beginn der Inspektion bestätigt sie im Tool. Ebenso wie Ernest bei der Reinigung kann auch sie ihre Aufgabe anhand einer digitalen Checkliste strukturiert abarbeiten. Nach erfolgter Inspektion markiert sie das Zimmer als “gereinigt/inspiziert”.
2-Wege-Schnittstelle zum PMS garantiert Transparenz
Durch eine 2-Wege-Schnittstelle werden Reinigungs- und Zimmerstatus auch im PMS in Echtzeit aktualisiert. Dadurch sind sowohl das Housekeeping-Team als auch die Rezeptionist*innen immer über den Fortschritt der Reinigung im Bilde. Zu den hotelkit Schnittstellen-Partnern zählen beliebte PMS-Anbieter wie Protel, Oracle, Hospitality Suite 8, Opera, Mews und viele mehr.
Einbindung externer Reinigungsfirmen
Ben weiß, dass die Arbeitslast in der Hochsaison für sein Team nicht zu stemmen ist. Deshalb konnte er die Hoteldirektorin Mathilde dazu überreden, die Reinigungsfirma seines Freundes Fritz in dieser Zeit zu engagieren. Wie gut, dass auch externe Mitarbeiter*innen in hotelkit Housekeeping eingebunden werden können. Nun profitieren auch Fritz und sein Team von der smarten Housekeeping Software und dank der digitalen Checklisten werden die Standards des Hotels auch von den externen Kolleg*innen eingehalten.
So kommst du zum hotelkit Housekeeping Tool
Das hotelkit Housekeeping Tool kann entweder alleine oder gemeinsam mit der hotelkit Collaboration Lösung erworben werden. Die Implementierung erfolgt dabei in vier Schritten:
- Die Schnittstelle zwischen dem PMS des Hotels und hotelkit wird implementiert
- Individualisierte Konfiguration des HSK Tools durch das hotelkit Support-Team anhand des vom Hotel zuvor ausgefüllten Fragebogens
- Online-Einschulung I: Einschulung der Administrator*innen durch das hotelkit Customer Success Team
- Online-Einschulung II: Einweisung zukünftiger Nutzer*innen in alle wichtigen Funktionen durch das hotelkit Customer Success Team
Das hotelkit Housekeeping Tool ist in vielen Sprachen verfügbar, die jeder User/jede Userin individuell für sich einstellen kann. Wichtig ist, dass alle Housekeeping-Mitarbeiter*innen zum Zeitpunkt ihres Dienstes Zugang zu einem Smartphone oder Tablet haben. Die monatliche Lizenzgebühr resultiert aus einer Preisstaffelung nach Zimmeranzahl (kontaktiere das hotelkit Team für genauere Informationen).
Fazit: Die Vorteile von hotelkit Housekeeping
- Papierloses Arbeiten
- Smarte Aufgaben-Zuteilung
- Weniger Telefonate & kürzere Wege
- Verbesserte Qualitätsstandards durch digitale Checklisten
- Geringere Personalkosten durch optimale Nutzung vorhandener Ressourcen
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
- Weniger Stress
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Über den Autor
Michael Santner
Berichte von verarmten Dichtern während seines Studiums bewogen ihn dazu, seiner Passion an einem festen Arbeitsplatz nachzugehen. Im Marketing von hotelkit kümmert er sich darum, die Ideen seiner Kolleg*innen in spannende Geschichten zu verpacken.
