Le sfide dell’hotel
Il Filario Hotel & Residences è un albergo di lusso per le vacanze sulle sponde del Lago di Como, in Italia. Con la sua moderna architettura, il design di alta classe e la particolare attenzione al servizio di prim’ordine, questa struttura a 4 stelle spicca di gran lunga tra gli altri alberghi. Anzitutto, la posizione in riva la lago offre agli esigenti ospiti dell’albergo una vista unica del Lario.
Come albergo di lusso dal servizio particolarmente accurato, il Filario dispone solamente di 13 camere, ma di un numero molto più elevato di dipendenti. Per poter offrire agli ospiti solo il meglio, tutti i processi interni e operativi devono svolgersi in modo perfetto. La direzione nella persona di Alessandro Sironi auspicava una soluzione in grado di affrontare agevolmente tutte le sfide di un moderno albergo di lusso.
In particolare, occorreva garantire una comunicazione perfetta tra i singoli reparti, l’espletamento e la corretta documentazione di tutte le mansioni, nonché la documentazione e l’assegnazione interna delle più svariate richieste degli ospiti e di eventuali riparazioni. Oggi è possibile affrontare agevolmente tutte queste sfide grazie ai più moderni processi digitalizzati proposti da hotelkit.
La fase d’implementazione
La semplice analisi in hotelkit delle richieste degli ospiti e delle riparazioni più frequenti, ci consente di ottimizzare ulteriormente i processi e di garantire costantemente un elevato livello di qualità.
La fase di prova gratuita con hotelkit si è svolta da fine marzo a fine aprile 2018. Subito dopo, il Filario Hotel & Residences è diventato cliente ufficiale di hotelkit. Da quel momento è iniziata l’integrazione diretta di tutto il personale in sede: già durante la fase di prova sono stati resi operativi 26 utenti, ciascuno dei quali si è mostrato particolarmente motivato e ha iniziato con interesse a lavorare con il nuovo strumento.
Tra l’altro, questa fase di prova è stata per entrambe le parti una specie di prima assoluta: il Filario è stato il primo albergo in cui la formazione si è svolta completamente in italiano, resa possibile grazie alla splendida collaborazione tra tutti i partecipanti.
Oggi hotelkit viene utilizzato nell’attività stagionale mediamente da 25-30 dipendenti, naturalmente in compagini di volta in volta differenti. Ecco un altro vantaggio di hotelkit: anche i nuovi addetti riescono ad orientarsi rapidamente tra le varie funzioni e strutture e ad avvalersi subito del patrimonio di conoscenze, relative all’albergo, già disponibile e facilmente accessibile.
I risultati finali
L’attività stagionale nel settore alberghiero presenta per sua stessa natura una serie di sfide, ma anche di opportunità. Questa circostanza si è rivelata particolarmente vantaggiosa per l’analisi delle statistiche di hotelkit: in questo modo, durante il periodo di chiusura della struttura, il personale fisso può analizzare in dettaglio ogni aspetto e valutare le statistiche delle riparazioni e delle richieste degli ospiti. A tal proposito hotelkit propone ai suoi clienti ampie possibilità e soluzioni già precedentemente implementate. Ciò consente di individuare con maggiore chiarezza i punti di forza, i potenziali e anche le singole esigenze nei vari settori. Lo strumento di gran lunga più utilizzato dall’albergo di lusso è quello delle Note, seguito da Compiti e da Richieste Ospiti. Solo nel corso della prima stagione sono state documentate già 1.300 note – notevole per una struttura di 13 camere. In totale si tratta mediamente di 150 note al mese, ossia circa 5 al giorno, inoltrate di volta in volta anche alla reception. L’inoltro è stato integrato anche da circa 200 novità e il numero di queste continua a crescere.
Sono stati documentati in hotelkit anche più di 800 compiti, circa 90 al mese, con le ripetizioni più svariate, che supportano il lavoro di tutto lo staff. A ciò, si aggiungono le attività quotidiane come la pulizia della piscina o i compiti settimanali come la pulizia dei vetri. Complessivamente 26 differenti check-list integrano le liste dei compiti. Finora, sono state registrate fino a 448 richieste degli ospiti, in media circa 2 al giorno. Anche le riparazioni vengono regolarmente documentate in hotelkit, fino a oggi ne sono state eseguite circa 300.
Un altro strumento molto apprezzato è quello delle idee, in cui gli addetti del Filario mostrano tutta la loro creatività e discutono, per esempio, dei nuovi menù per gli ospiti. Nel manuale, il personale può riguardare ogni volta gli articoli informativi – attualmente sono disponibili 57 articoli e il loro numero è in aumento. Anche in questo caso l’attività stagionale può essere sfruttata in modo vantaggioso; infatti, proprio nella media stagione, i collaboratori fissi si occupano di redigere nuovi articoli.
