Storia di successo

Operazioni digitalizzate in un tradizionale hotel di Monaco

L'introduzione di hotelkit ha superato di gran lunga le aspettative dell'Hotel Platzl di creare una piattaforma centrale per i suoi dipendenti. Oggi, hotelkit funge da hub per tutti i tipi di comunicazione interna. Il sistema è diventato l'archivio di informazioni dell'albergo e ha migliorato l'efficienza dei tantissimi processi operazionali dell'hotel.

Le sfide dell’hotel

Un hotel gestito tradizionalmente nel cuore di Monaco con 168 camere – l’Hotel Platzl sta per qualità elevata e tradizione bavarese in una posizione eccellente. 140 membri dello staff si assicurano che i processi quotidiani dell’hotel funzionino senza problemi e che gli ospiti siano soddisfatti del loro soggiorno. Raggiungere questo tipo di efficienza a livelli eccezionali richiede standard precisi, una comunicazione interna efficicace e processi efficienti in tutti i reparti.

Heiko Buchta, il General Manager che ha un background negli hotel di catena classici, ha preso le redini dell’hotel nel 2014. La ricerca di una nuova soluzione digitale è stata mossa dall’inefficienza nelle comunicazioni interne dell’hotel e i suoi processi basati ancora su carta. L’obiettivo era trovare una soluzione operazionale olistica che servisse anche da piattaforma per i dipendenti.

Nel nostro business, l’informazione è la base per fornire un servizio eccellente e personalizzato.

Heiko Buchta
Heiko Buchta General Manager

La fase d’implementazione

L’implementazione di hotelkit è iniziata nel 2015. L’hotel, fidandosi dell’esperienza del team di hotelkit, ha acconsentito a un inizio graduale: i dipendenti del front office, dell’impiantistica, del management & dell’amministrazione hanno implementato per 30 giorni un numero limitato di processi esclusivamente tramite hotelkit. Questi processi includevano note, la newsletter giornaliera contenente informazioni importanti da tutti i reparti e l’intera coordinazione delle segnalazioni dei danni e degli ordini di riparazione dell’hotel.

Dopo due settimane di utilizzo di hotelkit, i risultati positivi hanno convinto appieno lo staff e il team del management. Dopo la fase di prova di 30 giorni, il team ha concordato con Heiko Buchta e ha deciso di implementare hotelkit in maniera definitiva nell’Hotel Platzl, mettendolo a disposizione di tutti. Entro poche settimane, con il supporto del team di hotelkit, il software per le operazioni e la comunicazione in hotel è stato integrato in tutti gli altri reparti e i dipendenti hanno ricevuto una formazione all’uso quotidiano della piattaforma.

I risultati finali

Da allora, la maggior parte delle comunciazioni interne dell’Hotel Platzl è avvenuta su hotelkit. Le informazioni vengono trasmesse digitalmente e una newsletter giornaliera informa i dipendenti sulle novità, gli eventi e i fatti più importanti di tutti i reparti. Le informazioni sono adesso disponibili ai dipendenti in maniera strutturata all’inizio del loro turno.

“Potreste pensare che adesso che abbiamo hotelkit non parliamo più tra di noi! Ma è esattamente l’opposto, perchè risparmiamo tanto tempo nella ricerca delle informazioni. Abbiamo anche notato quanto più rilassato sia tutto lo staff”, afferma Sabine Schneider, Reservations Manager.

Il nostro lavoro è davvero diventato più semplice con hotelkit – tutte le informazioni ed eventi vengono adesso raccolti qui e non c’è niente che i tuoi colleghi non sappiano già.

Jens Zellentin Rooms Division Manager

Molti altri reparti beneficiano ogni giorno della piattafomra. Gli addetti alla manutenzione non accettano nessun ordine di riparazione che non sia stato inserito in hotelkit. In questo modo, hanno una chiara visione di tutti gli ordini aperti e il lavoro dei membri dello staff possono essere meglio coordinati. Ogni mese vengono creati circa 315 rapporti di riparazioni, la maggior parte dai reparti housekeeping, reception, e management. Tutte le infiormazioni relative a questi danni sono disponibili all’hotel per valutazioni.

Dopo la fase di prova hanno iniziato a organizzare le loro conoscenze all’interno di hotelkit. Hanno collaborato con l’università di scienze applicate di Monaco per garantire che tutti gli standard di qualità fossero aggiornati e migliorati. I risultai di questo processo sono stati integrati direttamente nel manuale in hotelkit. Da alllora gli inserimenti sono aumentati fino a includere molti consigli utili da parte di tutti i reparti. Insieme con il Quality & Training Manager, il General Manager ha deciso di far documentare tutte le idee dei dipendenti in hotelkit, tenendoli aggiornati sullo stato di avanzamento e di promuovere la loro implementazione. In media, ognimeso vengono create e discusse 5 idee in hotelkit, di cui il 70% viene implementato con successo.

“La cosa fantastica è che hotelkit non è statico. Il team di hotelkit introduce sempre nuove idee e funzioni per aiutarci a rendere il nostro lavoro pià efficiente attraverso la digitalizzazione.” Heiko Buchta, General Manager dell’Hotel Platzl.

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