1. Allgemeines zur Bewerbung
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist zur Erreichung der genannten Zwecke erforderlich und ein wesentlicher Teil vorvertraglicher und gegebenenfalls späterer vertraglicher Pflichten gegenüber hotelkit. Es besteht keine Verpflichtung, uns die personenbezogenen Daten, um die wir dich bitten, zur Verfügung zu stellen. Allerdings kann das Nichtbereitstellen deiner personenbezogenen Daten dazu führen, dass der Bewerbungsprozess nicht begonnen werden kann oder abgebrochen werden muss und deine Bewerbung dann möglicherweise keine weitere Berücksichtigung findet.
1.1. Bewerbung über die Bewerberplattform
Unser Online-Bewerbungsportal wird in technischer Hinsicht von unserem Dienstleister Workwise GmbH, Erbprinzenstraße 27, 76133 Karlsruhe, (nachfolgend „Workwise“) betrieben. Workwise stellt nur Software und Rechenkapazitäten zur Verfügung und nimmt auf das Bewerbungsverfahren im Übrigen keinen Einfluss. Die Bearbeitung der Bewerbungsdaten beruht auf unserem überwiegenden berechtigten Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, welches darin besteht einen effizienten Bewerbungsprozess und eine optimale Stellenbesetzung zu gewährleisten. Die Personalvermittlung nach Auftrag von Stellensuchenden oder Arbeitgebern ist keine Auftragsverarbeitung nach Art 28 DSGVO, sondern die Inanspruchnahme einer fremden Fachleistung eines eigenständig Verantwortlichen. Workwise ist vertraglich dazu verpflichtet, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen den Schutz von deinen personenbezogenen Daten sicherzustellen. So werden Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind.
1.2. Registrierung bei Workwise
Du kannst deine Bewerbung direkt im Portal von Workwise verwalten und so jederzeit auch auf die weiteren Workwise-Dienstleistungen zugreifen. Wenn du die Dienstleistungen von Workwise nutzt, so ist innerhalb dieser Kundenbeziehung Workwise für sämtliche personenbezogenen Datenverarbeitungen verantwortlich. Es gelten dann die Datenschutzbedingungen von Workwise, die du hier findest: Workwise Datenschutz. Auf diese wirst du auch zum Zeitpunkt der Registrierung bei Workwise hingewiesen.
1.3. Bewerbung durch E-Mail-Kontakt
Für deine Bewerbung auf eine von hotelkit ausgeschriebene Stelle ist es nicht notwendig, ein Kundenkonto über Workwise zu erstellen. Die Bewerbung kann gleichermaßen direkt an work@hotelkit.net geschickt werden. Die Verarbeitung der von dir übermittelten personenbezogenen Daten mittels E-Mail erfolgt ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, worin auch die Rechtsgrundlage der Verarbeitung liegt (Anbahnung eines Vertrages, Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Zu diesem Zweck werden auch deine sonstigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die im allgemeinen Bewerbungsprozess auftauchen (bspw. Telefonate oder Video-Call).
2. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich iSd Art 4 Abs 7 DSGVO sind die hotelkit GmbH und die hotelkit Technik UG als gemeinsam Verantwortliche iSd Art 26 DSGVO.
2.1 Kontakt
hotelkit GmbH
Altes Mühlhau, Marie-Andeßner-Platz 1
5020 Salzburg
Telefon: +43 662 238080
E-Mail: info@hotelkit.net
hotelkit Technik UG
Teplitzer Straße 34
01219 Dresden
Telefon: +49 351 3098 4161
E-Mail: office@hotelkit-technik.net
Als gemeinsam Verantwortliche iSd Art 26 DSGVO sind beide Gesellschaften für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich. Betroffene Personen können ihre Rechte sowohl gegenüber hotelkit GmbH als auch gegenüber hotelkit Technik UG geltend machen.
2.2 Kontakt Datenschutzbeauftragter
Alle Anfragen zum Thema Datenschutz richten Sie bitte an unseren Datenschutzbeauftragten, Ing. Mag. Jürgen Hutsteiner, CIPP/E unter: dataprivacy@hotelkit.net
3. Verarbeitete Datenkategorien
Im Rahmen des Auswahlverfahrens können folgende Kategorien von personenbezogenen Daten erhoben oder verarbeitet werden:
- Stammdaten im Bewerbungsprofil (z.B. Vor- und Nachname,, Geschlecht, Nationalität, Geburtstag, Familienstand, Religionszugehörigkeit).
- Kontakt- und Adressdaten (Adresse, Land, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
- Angaben zum Gehaltswunsch, Motivation, ggf. Angaben zur Behinderung (nur sofern relevant für die ausgeschriebene Position).
- Bewerbungsunterlagen (darunter fallen z.B. Lebenslauf, Bilder, Anschreiben, Daten zur beruflichen Entwicklung, Qualifikationen und Sprachkenntnisse).
- Ergebnisse von Online-Verfahren wie z.B. Videointerviews.
- Ggf. Referenzen, die uns zur Verfügung stehen
4. Art und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Deine personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses.
- Um dich zu kontaktieren, falls du für eine alternative Stelle in Betracht kommen solltest.
- Sofern du uns deine Einwilligung erteilt hast, um dich nach deiner Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozesses zu befragen.
- Um dich aufgrund deiner Initiativbewerbung zu kontaktieren.
- Um dir entsprechend deiner abgegebenen Einwilligung personalisierte Informationen über offene Stellen bei hotelkit zuzusenden.
- Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
5. Rechtsgrundlagen
Wir erheben und verarbeiten deine personenbezogenen Daten, um ausgeschriebene Stellen anzubieten und das Auswahlverfahren durchführen zu können. Die Angabe von persönlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist dabei freiwillig. Die Angabe personenbezogener Daten ist jedoch für die Bearbeitung deiner Bewerbung oder für den Abschluss eines Arbeitsvertrages mit uns erforderlich.
Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten auf der Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, welches darin besteht, einen effizienten Bewerbungsprozess und eine optimale Stellenbesetzung zu gewährleisten, sowie auf der Grundlage der Notwendigkeit zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Darüber hinaus können personenbezogene Daten auf der Grundlage von Art 6 Abs 1 lit f DSGVO verarbeitet werden, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem allfälligen gerichtlichen Verfahren.
Sollte hotelkit darüber hinaus personenbezogene Daten von dir aufgrund einer erteilten Einwilligungserklärung erhalten und verarbeiten, gilt das Recht, diese Einwilligung ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen (Rechtsgrundlage Art 6 Abs 1 lit a DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf der Einwilligung erfolgten Verarbeitungen bleibt unberührt. Deine Widerrufserklärungen, welche sich auf den Bewerbungsprozess beziehen, sendest du bitte an work@hotelkit.net.
Soweit die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO gestützt wird, kann Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt werden. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeitet werden sollten. Im Falle eines begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
6. Übermittlung deiner personenbezogenen Daten
Sofern dies zu den obengenannten Zwecken erforderlich ist, werden wir deine personenbezogenen Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermitteln:
- von uns eingesetzte IT-Dienstleister;
- mit uns verbundene Unternehmen.
Im Zusammenhang mit Bewerbungen bei hotelkit Technik UG ist zudem zu beachten, dass die hotelkit GmbH als interner Dienstleister für die hotelkit Technik UG als Partnerunternehmen den gesamten Bewerbungsprozess verwaltet.
Ohne Bezug zum Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren findet keine Übermittlung deiner personenbezogenen Daten an Dritte statt. Eine Datenübertragung an Stellen oder Personen außerhalb der EU findet nicht statt und ist nicht geplant. Wir behalten uns im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung vor, Informationen über dich offen zu legen, wenn die Herausgabe von rechtmäßig handelnden Behörden oder Strafverfolgungsorganen von uns verlangt wird. Die Rechtsgrundlage dafür ist Art 6 Z 1 lit c DSGVO.
7. Verwendung und Schutz deiner Bewerbungsdaten
Das Unternehmen hat technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um deine Bewerbungsdaten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen und gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen. Die Übertragung deiner Daten erfolgt verschlüsselt nach dem aktuell anerkannten Stand der Technik. Im Recruiting-Prozess erfolgt ein Zugriff auf die Bewerbungsdaten nur durch diejenigen Personen, die mit dem Recruiting-Prozess betraut sind. Dies sind in diesem Fall die Personalabteilung und die für das Stellenangebot zuständige Führungskraft.
8. Aufbewahrungsfrist
Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die Dauer des Bewerbungsverfahrens. Danach bleiben die Daten für 6 Monate gespeichert. Falls du eine ausdrückliche Einwilligung abgegeben hast, bewahren wir deine personenbezogenen Daten bis zum Widerruf deiner Einwilligung auf. Deine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Durch einen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Für den Fall, dass deine Bewerbung für weitere Stellen innerhalb der hotelkit GmbH oder Partnerunternehmen in Frage kommen, erfolgt eine weitergehende Nutzung der Daten nur dann, wenn hierzu deine Einwilligung ausdrücklich erteilt wurde. Wenn deine Bewerbung erfolgreich ist, speichern wir entsprechende persönliche Daten während der gesamten Dauer des Arbeitsverhältnisses gemäß der Datenschutzerklärung für Mitarbeitende, die wir dir vor Beginn des Dienstverhältnisses zukommen lassen.
Hiervon unabhängig speichern wir deine Daten solange (i) gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder (ii) etwaige rechtliche Ansprüche noch nicht verjährt sind, für deren Geltendmachung oder deren Abwehr die personenbezogenen Daten benötigt werden.
9. Deine Rechte als von der Datenverarbeitung Betroffener
Nach den anwendbaren Gesetzen hast du verschiedene Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten. Zur Geltendmachung dieser Rechte, richte deine Anfrage bitte per E-Mail an info@hotelkit.net oder per Post unter eindeutiger Identifizierung deiner Person an die in Punkt 2.1 genannte Adresse.
Nachfolgend findest du eine Übersicht über deine Rechte.
9.1 Recht auf Bestätigung und Auskunft
Du hast jederzeit das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob dich betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so hast du das Recht, von uns eine unentgeltliche Auskunft über die zu dir gespeicherten personenbezogenen Daten nebst einer Kopie dieser Daten zu verlangen. Diese Information beinhaltet unter anderem den Verarbeitungszweck, die Kategorien der personenbezogenen Daten sowie die Empfänger.
9.2 Recht auf Berichtigung
Du hast das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung dich betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hast du das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen. Wir werden dieser Forderung, sofern dieser keine berechtigten Interessen unsererseits oder gesetzliche Pflichten entgegenstehen, fristgerecht nachkommen und deine personenbezogenen Daten korrigieren, ergänzen oder abändern.
9.3 Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Du hast gemäß Art 17 Abs 1 DSGVO das Recht, von uns zu verlangen, dass dich betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, wenn einer der Gründe des Art 17 DSGVO vorliegt.
9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Du hast das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen von Art 18 DSGVO gegeben ist.
9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit
Du hast das Recht, die dich betreffenden personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und du hast das Recht, dass diese Daten direkt von uns zu einem anderen Verantwortlichen übertragen werden.
9.6 Widerspruchsrecht
Du hast das Recht der Verarbeitung deiner Daten zu widersprechen, wenn die Verarbeitung Zwecken des Direktmarketings dient oder zu einem anderen Zweck aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO verarbeitet wird. Soweit wir deine Daten zu berechtigten Zwecken verarbeiten, hast du das Recht dieser Verarbeitung zu widersprechen, wenn sich aus deiner besonderen Situation Gründe dafür ergeben.
9.7 Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
Du hast das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit schriftlich per Mail an info@hotelkit.net zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
9.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Du hast das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist.
10. Fragen und Hilfestellungen
Hast du technische Probleme beim Versenden der Online-Bewerbung? Hast du inhaltliche Fragen zur Bewerbung auf eine angebotene Stelle? Hast du generelle Fragen oder Anregungen zur Online-Bewerbung? Oder hast du weiterführende datenschutzrechtliche Fragen? Dann schreib uns an: info@hotelkit.net - wir werden mit dir Kontakt aufnehmen, um dein Problem schnellstmöglich zu beheben oder deine Fragen zügig zu klären.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art 22 DSGVO
Eine automatisierte Entscheidungsfindung auf der Grundlage der erhobenen personenbezogenen Daten findet nicht statt.
12. Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, jederzeit Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorzunehmen. Die Datenschutzerklärung wird regelmäßig aktualisiert und alle Änderungen werden auf der Website veröffentlicht.
