FAQs

hotelkit ist eine All-in-One Operations-Plattform, die speziell für die Anforderungen in der Hotellerie entwickelt wurde. Durch die Vernetzung des gesamten Teams auf einer zentralen Plattform verbessert hotelkit nicht nur das Aufgabenmanagement, sondern auch die internen Arbeitsabläufe und Kommunikation. Verschiedene Arbeitsbereiche wie Dienstübergaben, Wissensaufbau, Ideenmanagement und Mitarbeiterverwaltung werden damit digitalisiert und transparent dargestellt.

Für die optimale Nutzung von hotelkit auf einem Smartphone oder Tablet, empfehlen wir die Installation der kostenlosen hotelkit App. Diese findest du im Google Playstore für Android-Geräte und im App Store für iOS-Geräte.  

Für die Verwendung an einem Computer ist keine Installation oder technische Vorbereitung notwendig, da du hotelkit ganz einfach über den Webbrowser erreichst. 

Uns ist der optimale Datenschutz in Bezug auf die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Datensicherheit und Datenschutz das höchste Anliegen – wir vertrauen nur auf Partner, die durch das ISO 27001 Siegel zertifiziert wurden, die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes erfüllen und deren Rechenzentren in der Europäischen Union stehen.

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Wir betreiben Server mit unterschiedlichen Aufgaben in Deutschland und Österreich. Bei der Auswahl der Standorte haben neben der Sicherheit und Zuverlässigkeit der Standorte und Betreiber auch die Anbindung an verschiedene Carrier und Internetanbieter eine große Bedeutung. 

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Organisationen aus dem Gesundheits- und Sozialwesen können ihre Arbeitsprozesse über medikit abwickeln. Mit dem Einsatz von medikit können ambulante oder stationäre Abläufe digitalisiert auf Computer, Tablet und Smartphones optimal dargestellt werden.

Für Branchen außerhalb der Hotellerie, Gesundheits- & Sozialwesens, kann unser teamkit optimal im Arbeitsalltag eingesetzt werden. teamkit verbessert und digitalisiert die Zusammenarbeit jedes Unternehmens jeder Größe! Arbeite mit deinem Team so zusammen, wie du es willst. Egal, ob via PC, Tablet oder Smartphone – teamkit Kommunikation & Zusammenarbeit macht’s möglich. 

hotelkit ist die optimale digitale Plattform für Organisationen aller Größen und Kategorien. Zu unseren Kunden zählen Betriebe mit unter 5 Nutzer*innen, aber auch welche mit über 700 Nutzer*innen. Dank der flexiblen Einstellungsmöglichkeiten können alle Anforderungen individuell erfüllt werden. 

hotelkit ist eine marktführende All-in-One-Lösung, die alle Tools für reibungslose Hotelabläufe auf einer einzigen Plattform bietet. Im Gegensatz zu anderen Anbietern, die oft nur Teilbereiche abdecken, stellt hotelkit sicher, dass alle operativen Prozesse im Hotel über diese eine Plattform abgebildet werden können. 

Vorteile von hotelkit: 

• Vollständige Lösung: Alle notwendigen Funktionen auf einer Plattform, DSGVO konform.
• Branchenführer: Im Einsatz bei führenden Hotels und Ketten weltweit.
• Hohe Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung und anpassbar an spezifische Bedürfnisse von Hotels aller Größen.
• Zentrale Informations- und Kommunikationsdrehscheibe: Integration mit Drittanbietersystemen für eine vereinfachte Nutzung.
• Schnelle Implementierung: Minimaler Vorlauf und umfassende Unterstützung durch Branchenexperten.
• Kostenlose Testphase: 30-tägige Testphase mit umfassender Unterstützung und maßgeschneiderter Einarbeitung.

hotelkit ist speziell auf die Anforderungen der Hotellerie zugeschnitten und bietet eine schnelle Implementierung sowie personalisierten Support von Branchenexperten.

Bewertungen zu hotelkit Collaboration und hotelkit Housekeeping findest du auf dem renommierten Portal Hotel Tech Report.
 
https://hoteltechreport.com/operations/collaboration-tools/hotelkit-collaboration
https://hoteltechreport.com/operations/housekeeping-software/hotelkit-housekeeping

In der 30-tägigen kostenlosen Testphase bekommt dein Team Zugriff auf euer individuelles hotelkit, Online-Schulungen für Administratoren & reguläre Nutzer*innen sowie ein schriftliches Reporting zur bisherigen Nutzung.  

Ihr könnt in diesem Zeitraum euer hotelkit uneingeschränkt nutzen und eure Prozesse direkt darüber laufen lassen. Bei Fragen steht euer hotelkit Onboarding Manager gerne zur Verfügung. 

Unsere Demo-Version wird tatsächlich nur von unserem Team für Demonstrationen verwendet. Darauf können wir leider keinen Zugriff vergeben.

Da für die Testphase ein individuelles hotelkit aufgesetzt wird, können alle Testungen & Erkundungen direkt in diesem Netzwerk gemacht werden. Eine Sandbox wäre damit überflüssig.

Die Preise für hotelkit variieren je nach gewähltem Package und bestehen aus einer einmaligen Setup-Gebühr, die sich nach der Zimmeranzahl im Hotel richtet, sowie einer monatlichen Lizenzgebühr. 

Eine Übersicht zum Pricing und der verschiedenen Packages findest du hier.

Für die Einrichtung des hotelkits fällt eine einmalige Setup-Gebühr an. Diese richtet sich nach dem gewählten Package und der Zimmeranzahl in deinem Hotel. 

Falls nicht anders vereinbart, werden Rechnungen generell per Bankeinzug für ein Jahr im Voraus bezahlt.

Ein Upgrade des gewählten Packages ist jederzeit möglich. Ein Downgrade kann bis zu 10 Werktage vor dem Ende der Vertragslaufzeit beauftragt werden.  

Kontaktiere in beiden Fällen bitte unser Support-Team, um deine Möglichkeiten zu besprechen.   

Sofern nicht anders vereinbart, wird der Vertag auf eine Dauer von 12 Monate abgeschlossen. Dieser verlängert sich automatisch jeweils um weitere 12 Monate, sofern nicht 10 Werktage vor Vertragsablauf schriftlich gekündigt wird.

Schade, wenn hotelkit für dein Hotel nicht mehr die geeignete Lösung ist. Melde dich bitte schriftlich bei unserem Support-Team, um die Kündigung in die Wege zu leiten. 

Deine Daten werden bei uns datenschutzrechtlich 90 Tage archiviert und können bei Bedarf in diesem Zeitraum wiederhergestellt werden. Falls gewünscht, können wir diesen Zeitraum auf Anfrage auch erweitern. 

Die Einträge in den Aufgaben, Reparaturen, Gästewünsche und Beschwerden kannst du direkt in deinem hotelkit als Excel-Datei und Kalendereinträge als PDF-Datei exportieren.  

Mit dem hotelkit Standard und hotelkit Pro Package ist die Export-Funktionen bereits für dich aktiviert. Sollten diese in deinem hotelkit nicht sichtbar sein, kontaktiere bitte unser Support-Team.  

Nachstehend findest du eine Beschreibung, wie beim jeweiligen Tool vorzugehen ist:

Kalendereinträge als PDF exportieren

1. Gehe in den Kalender
2. Klicke dafür auf das Drucker-Symbol im Kalender
3. Wähle den gewünschten Zeitraum
4. Setze den Haken bei “Terminliste”
5. Wähle “Liste” beim Format der Terminliste 
6. Setze alle Haken bei “Inhalte der Listenelemente auswählen”
7. Klicke nun auf “Erstellen” um das PDF zu generieren

Aufgaben, Reparaturen, Gästewünsche & Beschwerden als Excel exportieren 

1. Gehe in das gewünschte Tool (Aufgaben, Reparaturen, Gästewünsche, Beschwerden)
2. Klicke nun auf “Aufgaben/Reparaturen/Gästewünsche/Beschwerden exportieren”
3. Wähle die gewünschten Felder für deinen Export aus
4. Definiere die Zeitspanne
5. Klicke nun auf “Exportieren” um das Excel zu erstellen

Übergaben, News, Handbuch & Ideen exportieren 

Für den Export von Übergaben, News, Handbuch & Ideen nimm bitte mit unserem Support-Team Kontakt auf. Sie können den Export für dich vornehmen.

Das Vertragsverhältnis kann jährlich unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 10 Werktagen zum Ende eines Vertragsjahres gekündigt werden.

Der Ablauf der hotelkit Collaboration Implementierung sieht so aus:

1. Unterzeichnung des Angebotes
2. Erfassung der Stammdaten (inkl. Mitarbeiter- und Orteliste) des Betriebs
3. Online-Schulung der Administratoren
4. Online-Schulung der regulären Nutzer*innen
5. Start der 30-tägigen kostenlosen Testphase
6. Feedback zur Nutzung
7. Nach Ablauf der 30 Tage -> Dürfen wir euch als Fixkunden aufnehmen? Ja!

hotelkit Collaboration kann nach der Zusage ohne Unterbrechung weitergenutzt werden. Für  

Fragen steht das Support-Team gerne weiterhin zur Verfügung. 

Der Ablauf der hotelkit Housekeeping Implementierung sieht so aus:

1. Unterzeichnung des Angebotes
2. Erfassung aller technischen Details & Arbeitsabläufe im Housekeeping
3. Einrichtung der Schnittstelle zwischen hotelkit und dem PMS
4. Zertifizierungstermin für das Fine-tuning der Schnittstelle 
5. Einschulung des Executive Housekeepings 
6. Einschulung des Housekeeping Teams
7. Start der 30-tägigen kostenlosen Testphase
8. Feedback zur Nutzung
9. Nach Ablauf der 30 Tage -> Dürfen wir euch als Fixkunden aufnehmen? Ja!

hotelkit Housekeeping kann nach der Zusage ohne Unterbrechung weitergenutzt werden. Für Fragen steht das Support-Team gerne weiterhin zur Verfügung. 

Gemeinsam legen wir einen an eure Bedürfnisse angepassten Onboarding Zeitplan fest. In der Regel finden die Schulungen ca. 2-3 Wochen nach der Entscheidung zur hotelkit Testphase statt. Danach erhält dein Team auch direkt Zugriff und kann mit der hotelkit Nutzung starten.  

Die Dauer hängt davon ab, ob Inhalte (Dokumentationen, SOPs, Anleitungen etc.) bereits in anderen Formaten niedergeschrieben wurden. Diese können ganz einfach mit wenigen Klicks per copy & paste in hotelkit kopiert werden. 

Die Einrichtung des Handbuchs in hotelkit kann als passende Gelegenheit genutzt werden, um Inhalte auf ihre Aktualität zu überprüfen.  

Alles in allem ist das Handbuch ein Bereich, der laufend wächst und aktualisiert wird und somit nie ganz fertig ist. 

Grundsätzlich erfolgen alle Schulungen online, da wir so die höchste Flexibilität bei der Terminvereinbarung anbieten können. Sollte dennoch eine Schulung vor Ort erwünscht sein, können wir gerne ein Angebot dafür erstellen.

hotelkit ist in aktuell in 32 Sprachen verfügbar. Jede*r Nutzer*in hat die Möglichkeit, die Systemsprache für den eigenen Account individuell einzustellen.  

Mit Hilfe des integrierten Google Translators können auch selbst geschriebene Texte mit einem Klick in die eingestellte Systemsprache übersetzt werden. 

Ja, da hotelkit eine cloudbasierte Lösung ist, kann die Plattform mit von überall, mit einer Internetverbindung, erreicht werden. 

Über den Internetbrowser kann hotelkit mit allen Geräten benutzt werden.  

Speziell für die Verwendung von Tablets oder Smartphones empfehlen wir jedoch, die kostenlose hotelkit-App zu verwenden. Die App ist für alle aktuellen Versionen von iOS und Android über den App Store bzw. Google Play verfügbar und kann schnell und einfach auf dem Gerät installiert werden.  

Nein, es ist nicht notwendig, dass jeder Mitarbeitende ein eigenes Diensthandy erhält. Personen, welche täglich am Computer arbeiten, können direkt über den Webbrowser an ihrem Arbeitsplatz auf hotelkit zugreifen.  

Für Abteilungen, welche nicht regelmäßig Zugang zu Computer haben (zB Küche, Service…) können zB auch Workstations mit Computer oder Tablet/Smartphone für das jeweilige Team zur Verfügung gestellt werden. 

Wir empfehlen jedoch, dass vor allem Mitarbeitende, welche viel im Gebäude unterwegs sind (zB Housekeeping, Haustechnik…) Smartphones oder Tablets für ihren Arbeitsalltag zur Verfügung zu stellen. 

Unabhängig der vom Arbeitgeber angebotenen Ausstattung hat jede*r User*in technisch die Möglichkeit, sich die hotelkit-App auf dem privaten Smartphone oder Tablet zu installieren. 

Durch diverse Einstellungsmöglichkeiten (IP-Sperre und Gerätemanager) lässt sich auch einfach eine Trennung zwischen beruflichem und privatem Gebrauch einrichten. 

Ja, jeder Mitarbeitende erhält eigene Zugangsdaten. Für die lückenlose Kommunikation ist es wichtig, dass jeder Mitarbeitende sich mit seinem eigenen Account regelmäßig einloggt. Bei geteilten Accounts kann nicht sichergestellt werden, dass alle Infos bei allen Teammitgliedern ankommen und von wem Kommentare & Erledigungen stammen.

Nein, hotelkit ist ein cloudbasiertes System und nur online verfügbar.

Dies hängt vom gewählten Package ab:   

Bei den Packages “hotelkit Collaboration Standard” und “hotelkit Collaboration Pro” können die Systemfarbe und das Logo individuell angepasst werden.  

Mit dem Package “hotelkit Collaboration Basic” ist eine Individualisierung jedoch nicht möglich. 

Eine genaue Zeiteinschätzung können wir leider nicht treffen, da der zeitliche Aufwand von der jeweiligen Abteilung und der Position im Unternehmen abhängt.  

Wir empfehlen grundsätzlich aber mehrmals täglich für wenige Minuten die aktuellen Benachrichtigungen zu überprüfen, um während des Dienstes stets auf dem Laufenden zu bleiben. 

Ja, Administratoren können die Berechtigungen je nach Bedarf jederzeit anpassen.

Ja, in folgenden Tools kann nachvollzogen werden, wer den Eintrag wann gelesen hat: Übergaben, News, Ideen & Handbuch. Es gibt in dieser Lesebestätigung auch die Möglichkeit Nutzer*innen, welche den Eintrag noch nicht gelesen haben, erneut zu erinnern.

hotelkit ist eine Mitarbeiter-Software, die das Team bei der internen Kommunikation und allen Erledigungen unterstützt. Es werden damit hotelinterne Prozesse abgewickelt. 

Ein PMS ist ein Reservierungssystem und fokussiert sich auf die Planung der Gäste und Reservierungen. 

Mit hotelkit Housekeeping werden alle reservierungsrelevanten Infos in hotelkit eingespielt, wodurch in Echtzeit der Reservierungs- und Zimmerstatus angezeigt werden können.  

Durch diese Integration mit dem PMS kann somit die tägliche Reinigungsplanung und persönliche Reinigungsliste direkt in hotelkit abgearbeitet werden und es ist kein Wechsel zwischen System oder Papierlisten notwendig.

Es werden laufend neue Integrationen mit PMS-Anbietern fertig gestellt. Eine aktuelle Übersicht findest du hier.

Nach Unterzeichnung des Angebotes, wird die Schnittstelle von uns und dem PMS-Anbieter aktiviert. Sobald Integration aktiv ist, nehmen wir gemeinsam mit dem Housekeeping Manager die Konfiguration aller Einstellungen vor.

Eine aktuelle Übersicht findest du hier auf dieser Seite.

Ob und welche Kosten anfallen, ist von der jeweiligen Integration abhängig. Für alle Integrationen (außer PMS-Integrationen) falls von unserer Seite aber maximal €199,- an.  

Zusätzlich können vom Integrationspartner Gebühren anfallen, dazu können wir jedoch keine Aussage treffen.  

Ein Browser ist ein Programm auf deinem Computer oder Smartphone, mit dem du Webseiten im Internet anschauen und durchsuchen kannst.

Eine Cloud ist wie ein riesiger virtueller Speicherplatz im Internet, wo du Dateien aufbewahren und von überall darauf zugreifen kannst, solange du eine Internetverbindung hast.

Software ist ein Programm, das deinem Computer, Tablet oder Handy Anweisungen gibt, was es tun soll.