“La eficiencia siempre ahorra tiempo y costes. hotelkit Housekeeping ha reducido significativamente la carga de trabajo de nuestra gobernanta, sus ayudantes y el equipo de limpieza. Además, ha minimizado el esfuerzo que dedicábamos a la planificación.”
Frank Ove Wennevik
Director General,
Radisson Blu Hotel Bergen
El Radisson Blu Royal en Bergen digitalizó sus procesos de limpieza en 2019 con hotelkit Housekeeping. Desde entonces, este hotel del grupo Radisson ha conseguido ahorrar un total de 24 horas de trabajo semanales en la limpieza de habitaciones. El director general, Frank Ove Wennevik, nos cuenta los retos a los que se enfrentaba el departamento de pisos antes de implementar hotelkit Housekeeping y cómo esta solución digital ha facilitado su rutina diaria.
Desafío
Adiós al papeleo
En el departamento de pisos, nuestra forma de trabajar y comunicarnos se caracterizaba por el uso constante de grandes cantidades de papel. Diversas listas e informes impresos de habitaciones de estancias y llegadas formaban parte de nuestro trabajo diario. Queríamos cambiar eso. Todo se hacía a mano, lo que era un proceso largo y requería mucho esfuerzo: cuando la gobernanta y sus asistentes llegaban por la mañana, comenzaban de inmediato a clasificar los informes impresos con las habitaciones que había que limpiar ese día. Solo después podían empezar a asignar habitaciones al equipo, procurando que la carga de trabajo y las horas disponibles estuvieran equilibradas. Todo esto solía llevar unas dos horas.
Resultados
Asignación de habitaciones un 75 % más rápida
El proceso de asignación de habitaciones se ha simplificado y acelerado considerablemente gracias a la posibilidad de hacerlo digitalmente con hotelkit Housekeeping. Ahora solo necesitamos entre 30 y 45 minutos para tener listo el plan diario. Además, la gobernanta ya no necesita estar en el hotel: puede hacerlo desde cualquier lugar con un ordenador o portátil. La app de hotelkit también le permite seguir el estado de limpieza e inspección desde donde se encuentre. La distribución de la carga de trabajo también requiere menos esfuerzo, ya que las horas disponibles de cada empleado se pueden introducir en la herramienta de hotelkit. Asignar habitaciones o zonas es tan sencillo como arrastrar y soltar.
El tiempo de inspección de las habitaciones se ha reducido de 7 a 2 horas.
La herramienta de tareas de hotelkit nos encanta. Incluye una checklist con todos nuestros KPIs, ideal para hacer inspecciones rápidas y estructuradas. Esto nos ha permitido reducir en dos horas un proceso que antes llevaba siete horas semanales.
Menos reuniones, más acción
Con hotelkit, hemos configurado todas las tareas en la herramienta, eliminando la necesidad de comunicarlas cada mañana. Acciones recurrentes como cambiar la ropa de cama cada tres días o revisar habitaciones no ocupadas en 10 días aparecen automáticamente para el equipo.
Solicitudes, quejas y reparaciones un 50 % más rápidas
La planificación es más rápida y eficaz. Las solicitudes y quejas de los huéspedes se resuelven mucho más rápido, no necesitáis ni llamadas ni reuniones. Gracias a hotelkit, el tiempo para gestionarlas se ha reducido a la mitad, de tres horas a hora y media. Lo mismo ocurre con los avisos a mantenimiento, que ahora se hacen directamente desde la herramienta de reparaciones.
Smartphones como parte del uniforme
Con la implantación de hotelkit Housekeeping, también adquirimos 23 smartphones para el equipo de limpieza. Cada dispositivo tiene una cuenta genérica, ya que el personal externo cambia de forma habitual. La gobernanta y sus asistentes usan cuentas personalizadas. Por la mañana, el equipo recibe un smartphone junto con su uniforme y ya tiene asignadas sus habitaciones en hotelkit.
Mejor comunicación con recepción
Antes, pisos y recepción se comunicaban a través de llamadas o reuniones, dedicando unas 1,5 horas al día. Sin embargo, los resultados no siempre eran los deseados. El equipo de pisos estaba ocupado limpiando habitaciones y no podía atender de inmediato otras peticiones que llegaban por teléfono. Como consecuencia, muchas veces esas tareas se olvidaban.
Con hotelkit Housekeeping todo esto ha cambiado: la información se introduce y se mantiene en la plataforma. El equipo de limpieza puede consultar la app cuando tiene disponibilidad para ver si hay tareas nuevas. Además, existe una nota específica en hotelkit para la comunicación entre recepción y pisos. Las tareas para cada tipo de habitación también están definidas en la herramienta, por lo que el sistema sabe qué debe hacerse, dónde y cuándo. Esto nos permite alcanzar nuestros estándares de calidad sin tener que organizar constantemente llamadas o reuniones. Actualmente, la comunicación diaria entre ambos departamentos no lleva más de 20 minutos.
Eficiencia ahorra costes
Estoy convencido de que la eficiencia siempre ahorra tiempo y costes. hotelkit Housekeeping ha conseguido reducir notablemente la carga de trabajo de nuestra gobernanta, sus asistentes y el equipo de limpieza externo. Además, ha minimizado el esfuerzo que antes dedicábamos a la planificación.
Equipo entusiasta
Los miembros de nuestro equipo no tardaron en reconocer las numerosas ventajas de esta plataforma. En lugar de recibir una pila de papeles, el equipo de limpieza ahora puede consultar todas sus tareas en la aplicación hotelkit. No solo nuestros empleados más jóvenes valoran la comodidad digital de hotelkit, sino que los miembros más veteranos del equipo también están muy satisfechos con esta herramienta.
