“Effizienz spart immer Zeit und Kosten. hotelkit Housekeeping hat die Housekeeping Managerin, ihre Stellvertreter und unser Reinigungsteam spürbar entlastet und den Planungsaufwand minimiert.”
Frank Ove Wennevik
General Manager,
Radisson Blu Hotel Bergen
2019 digitalisierte das Radisson Blu Royal in Bergen seine Reinigungsprozesse mit hotelkit Housekeeping. Insgesamt 24 Stunden pro Woche erspart sich das Haus der Radisson Gruppe seither in der Zimmerreinigung. General Manager Frank Ove Wennevik spricht mit uns über die vormaligen Herausforderungen der Housekeeping-Abteilung und beschreibt, wo hotelkit Housekeeping den Arbeitsalltag spürbar erleichterte:
Herausforderung
Weg vom papierbasierten Arbeiten
Unsere Art und Weise der Zusammenarbeit und des Austauschs im Housekeeping war durch den Einsatz erheblicher Mengen Papier gekennzeichnet. Diverse Listen und ausgedruckte Meldungen von Bleibe- und Ankunft-Zimmern waren unsere unliebsamen Begleiter im Arbeitsalltag. Das wollten wir ändern. Alles erfolgte mühselig per Hand: Die Housekeeping Managerin und ihre Assistent*innen trafen morgens im Hotel ein und machten sich zuallererst daran, die ausgedruckten Meldungen der Zimmer zu sortieren, bei denen an diesem Tag eine Reinigung anstand. Erst dann konnten sie damit fortfahren, diese den Housekeeping-Mitarbeiter*innen zuzuweisen, sodass am Ende Arbeitslast und zur Verfügung stehende Arbeitszeit bei allen übereinstimmten. All das nahm in der Vergangenheit bis zu zwei Stunden in Anspruch.
Resultat
Zimmerzuweisung um 75% beschleunigt
Die digitale Zimmerzuweisung mit dem hotelkit Housekeeping Tool hat diesen Prozess erheblich vereinfacht und beschleunigt. Inzwischen benötigen wir nur mehr 30 bis 45 Minuten, bis der Plan für den Tag steht. Die Housekeeping-Managerin muss dafür auch nicht mehr unbedingt ins Hotel kommen. Sie kann dies bequem immer und überall erledigen, wo ihr ein PC oder Laptop zur Verfügung steht. Ebenso leicht ist es für sie, den Status des Reinigungs- und Inspektionsprozesses ortsunabhängig mitzuverfolgen, etwa in der hotelkit App auf dem Smartphone. Auch die Verteilung der Arbeitslast steht in keiner Relation zum einstigen Aufwand, da im Housekeeping Tool eingestellt werden kann, wie viele Arbeitsressourcen pro Mitarbeiter*in zu Verfügung stehen. Die Zuteilung von Zimmern oder ganzen Sektionen erfolgt weiterfolgend fast spielerisch per Drag & Drop.
Zimmerkontrolle von 7 auf 2 Stunden verkürzt
Die Housekeeping-Managerin und ich schätzen auch das hotelkit Aufgaben Tool. Dort steht uns eine Checkliste mit allen unseren KPIs zur Verfügung, die wir für eine rasche und strukturierte Zimmerkontrolle nutzen. Dadurch konnten wir diesen Prozess, der vormals sieben Stunden wöchentlich in Anspruch nahm, um zwei Stunden verkürzen.
Digital Tasks Reduce Meetings
Natürlich spart uns das Housekeeping Tool immer dann Zeit, wenn wir dort Dinge einstellen können, die wir früher in Meetings an das Reinigungs-Team kommunizieren hätten müssen. Notwendigkeiten, wie der Wechsel der Bettwäsche nach drei Tagen oder eine Auffrischung der Reinigung, wenn ein Zimmer zehn Tage nicht belegt war, sind in unserem Housekeeping Tool gespeichert und scheinen deshalb auch automatisch zu gegebener Zeit als Aufgabe bei unserem Reinigungs-Team auf. Wir müssen weniger bedenken und sind schneller in der Planung.
50% schnelleres Erledigen von Gästewünschen, Beschwerden und Reparaturen
Auch Gästewünsche und Beschwerden können wir mit den hotelkit Tools schneller behandeln und müssen hierfür nicht lange Telefonate oder persönliche Zusammentreffen abhalten: Die hierfür in Anspruch genommene Zeit hat sich mit hotelkit von drei auf eineinhalb Stunden halbiert. Ähnlich verhält es sich mit der Kommunikation von Schäden über das Reparaturen Tool, durch das unsere Kommunikation mit der Technikabteilung wesentlich effizienter geworden ist.
Smartphones als Teil der Uniform
Mit der Einführung von hotelkit Housekeeping schafften wir auch 23 Smartphones für unser Reinigungs-Team an. Jedes dieser Geräte verfügt über einen generischen hotelkit-Useraccount, da das Personal der externen Reinigungsfirma gelegentlich wechselt. Unsere Housekeeping-Managerin und ihre Stellvertreter*innen verfügen natürlich über einen personalisierten hotelkit-Zugang. Die Housekeeping-Mitarbeiter*innen treffen also morgens im Hotel ein, erhalten von uns ein Smartphone als Teil der Uniform und finden dort bereits im Housekeeping Tool ihre Aufträge für den Arbeitstag.
Effektivere Kommunikation zwischen Housekeeping und Frontoffice
In der Vergangenheit tauschten sich Housekeeping und Frontoffice in Telefonaten und Meetings aus: Darin investierten wir täglich bis zu eineinhalb Stunden. Das Resultat war jedoch häufig ein unbefriedigendes. Oftmals waren die Housekeeping-Mitarbeiter*innen mit der Reinigung beschäftigt und konnten Aufträgen, die ihnen von der Rezeption telefonisch mitgeteilt wurden, nicht sofort nachkommen. Wie das eben so ist, wenn Menschen viel zu tun haben, gerieten solche Ansuchen in weiterer Folge manchmal in Vergessenheit.
hotelkit Housekeeping bewahrt uns vor diesem Szenario, denn alle Informationen, die auf der Plattform eingegeben werden, bleiben auch dort. Die Housekeeping-Mitarbeiter*innen können also, wann immer sie Zeit dazu haben, in der hotelkit App nachsehen, ob es Neuigkeiten für sie gibt. Für den Austausch von Frontoffice und Housekeeping gibt es in hotelkit eine eigene Übergabe, in der Updates kommuniziert werden. Außerdem sind die Aufgaben für die verschiedenen Zimmertypen in hotelkit Housekeeping festgelegt. Das System weiß dadurch, was wann wo zu tun ist. So können wir die Qualitätsstandards, die wir uns im Housekeeping erwarten, erreichen, ohne den vormaligen organisatorischen Aufwand mit all den Telefonaten und physischen Zusammentreffen zu betreiben. Mittlerweile benötigen wir für die Kommunikation zwischen Housekeeping und Frontoffice im Durchschnitt nur mehr 20 Minuten pro Tag.
Effizient spart Kosten
Ich denke, Effizienz spart immer Zeit und Kosten. hotelkit Housekeeping hat die Housekeeping- Managerin, ihre Stellvertreter und unser externes Reinigungs-Team spürbar entlastet und den Planungsaufwand minimiert. Besonders in Zeiten des Personalmangels ist digitale Unterstützung wie diese Gold wert.
Begeistertes Team
Es dauerte nicht lange, bis unsere Mitarbeiter*innen die vielen Vorteile der Plattform zu schätzen gelernt hatten. Anstatt einen Berg Zettel in die Hand gedrückt zu bekommen, kann das Housekeeping-Team nun alle Arbeitsaufträge am Smartphone einsehen. Nicht nur die Jüngeren unter den Mitarbeiter*innen schätzen diesen digitalen Komfort, auch ältere Team-Mitglieder sind zufriedene Nutzer*innen.
