Histoire d'un succès

hotelkit fait une partie intégrante d’une équipe hôtelière de 6 membres

hotelkit fait une partie intégrale d'une équipe hôtelière de six membres. Le charmant boutique-hôtel Am Wartturm, situé en Allemagne, était l'un des premiers clients d’hotelkit. Pour le propriétaire de l'hôtel, Christian Heck et son équipe, Chaque outil du logiciel est devenu désormais indispensable au quotidien – cela n’est pas étonnant qu’ils accueillent les dernières nouveautés avec enthousiasme !

Les défis

Le boutique-hôtel Am Wartturm est un hôtel charmant situé dans la belle ville de Speyer. Il dispose de 17 chambres et sept appartements avec services et offre une ambiance parfaite pour ceux qui recherchent une atmosphère familiale. Les propriétaires de l’hôtel, Christian et Michaela Heck, veillent personnellement à ce que leurs invités soient bien traités et tous les membres du personnel de cette hôtel de 3 étoiles démontrent une véritable passion pour l’hospitalité.

Dans les hôtels gérés de façon privée, la plupart du temps, les propriétaires sont également ceux qui en savent le plus sur ces derniers. En général, ils doivent donc être joignable en tout temps. Pour relever ce défi propre à ce type d’hôtel, la famille Heck était à la recherche d’une méthode de documentation des connaissances au sujet de l’entreprise promouvant l’autonomie des employés et leur conférant ainsi une plus grande liberté de décision. Pour s’assurer que tout puisse bien fonctionner, on a souhaité optimiser la gestion des tâches avec une meilleure structure pour les procédures quotidiens, ainsi qu’en facilitant la communication au sein de l’équipe.

Même dans une équipe aussi petite que la nôtre, hotelkit apporte de nombreux avantages dans le travail opérationnel au quotidien et ainsi il est devenu un élément central. Aujourd’hui, nous ne pouvons plus nous en passer et nous en sommes des grands enthousiastes du logiciel.

Christian Heck Propriétaire

Phase d’essai & d’implémentation

Christian Heck a découvert le logiciel grâce à une étude scientifique qui a étudié les processus de numérisation dans les petits hôtels privés et gérés par les propriétaires. Au départ, Christian Heck redoutait que son entreprise avec près de six employés soit trop petite pour travailler avec hotelkit. Après une évaluation initiale, il s’est décidé pour une phase d’essai. L’équipe a profité de cette phase gratuite pour tester hotelkit sous tous les angles. L’utilisation au quotidien de ce logiciel par les employés devaient montrer si la numérisation des processus bde travail a ensuivit des changements positifs pour l’ensemble de l’équipe.

Résultats

L’hôtel Am Wartturm est désormais client d’hotelkit depuis juin 2013 et Christian Heck est véritablement un enthousiast de ce produit.
«hotelkit est au cœur de notre entreprise. Tous nos processus sont présent dans le système, ce qui permet à nos employés de travailler de manière autonome et nous libère, nous les propriétaires, de façon énorme. Nous avons beaucoup plus de temps libres et nous nous sentons beaucoup plus à l’aise quand nous partons en vacances ou sortons pour des événements», explique-t-il avec éloquence. Dès le départ, la famille Heck et l’équipe de près de 6 personnes ont accueillies, avec joie l’utilisation d’hotelkit. Ainsi,
au fil des ans, plus de 16 500 tâches ont été exécutées, ce qui correspond à environ douze par jour. Le manuel, qui rassemble près de 340 articles, dispose tout le savoir nécessaire pour le travail quotidien de l’hôtel Am Wartturm. Il est enrichi chaque mois d’environ sept articles et la connaissance existante est toujours mise à jour.

Jusqu’à présent, 1 270 consignes ont assuré la communication quotidienne et huit actus par mois aident l’équipe à être au courant de tout changement. Indépendamment si les membres du personnel sont en congé ou en vacances, à leurs retours, toutes les informations importantes sont à leur disposition de manière centralisée. Les réunions et les événements sont coordonnés dans six calendriers pour les différents départements, avec en tout 390 rendez-vous.

Daily communication takes place via handovers, of which there have been 1,270 so far. Each month, eight news articles help to keep the team up to date about major changes. Even if a team member has the day off or is on vacation, all important information is available in a central location when they return. Events and meetings for the different departments are clearly coordinated across six calendars with a total of 390 entries.

Toutes les informations importantes sont centralisées et cela nous permet d’être plus rapides et plus efficaces.

Jenny Grießhaber Hôtesse du bien-être

hotelkit soutient également l’équipe de Speyer au niveau opérationnel. Jusqu’à présent, près de 1 600 tâches ont été traitées dans l’ensemble. Avec l’introduction de l’outil listes de vérifications, six listes de vérification se répétant sont prêtes à différents intervalles. Grâce au nouvel outil de réparation (utilisé depuis 2015), près de 90 cas d’endommagement ont été documentés et résoluts. Cela permet aux propriétaires d’avoir un très bon aperçu des investissements à venir.

«J’adore travailler avec l’équipe d’hotelkit», explique Monsieur Heck. «En plus des logiciels innovants, j’y trouve toujours une oreille attentive pour mes idées et mes questions très personnelles. La responsable de notre compte connait notre entreprise et sait immédiatement comment elle peut nous aider. C’est un service de plus en plus rare dans la branche logicielle!»

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