Informations sur les clients & les défis
Filario Hotel & Residences est un hôtel luxueux situé à quelques pas du lac de Côme en Italie. L’hôtel 4 étoiles se démarque d’autres hôtels par son architecture moderne, design haut de gamme et en mettant l’accent sur un service de haute qualité. Son emplacement directement au bord du lac offre aux hôtes exigeants une vue extraordinaire sur le lac de Côme.
En tant qu’hôtel de luxe mettant l’accent sur la qualité de service apportée aux clients, Filario dispose d’une équipe d’employés relativement grande par rapport aux 16 chambres à disposition. Pour offrir à ses clients un service exceptionnel, il est absolument nécessaire que tous les processus internes ainsi qu’opérationnels fonctionnent parfaitement. Ainsi, l’administration autour d’Alessandro Sironi désirait une solution pouvant aisément relever tous les défis d’un hôtel de luxe moderne. Cette issue devrait permettre, notamment une communication sans problème entre les différents départements, l’exécution du travail sans erreur, le listage des tâches à effectuer et l’attribution interne de différentes requêtes clients et des réparations. Aujourd’hui, grâce à hotelkit tous ces défis peuvent être maîtrisés sans peine en utilisant des processus modernes et digitalisés.
Phase d’implémentation & d’essai
La phase d’essai avec hotelkit était gratuite et s’est déroulée de fin mars à fin avril 2018. Suite à cette phase d’essai, Filario Hotel & Residence est devenu client officiel d’hotelkit. On a mis l’accent sur l’intégration directe de tous les employés de l’hôtel : tout d’abord pendant la phase d’essai, 26 utilisateurs ont été intégrés dans hotelkit et chacun d’entre eux était très motivé et aussi intéressé à travailler avec ce nouvel outil. En plus, cette phase d’essai a constitué une nouveauté pour les deux parties concernées : Filario Hotel & Residences était le premier hôtel où la formation s’est déroulée entièrement en italien et grâce à la super coopération, tout s’est très bien passé pour tous les participants. Aujourd’hui, hotelkit est utilisé par environ 25-30 employés pendant l’activité saisonnière. Il y a, bien sûr, une certaine fluctuation des employés utilisant hotelkit. Un autre avantage d’hotelkit devient donc apparent : les nouveaux employés peuvent se familiariser rapidement avec toutes les fonctions et structures et profiter du savoir-faire de l’hôtel lequel est disponible et facilement accessible.
Nos hôtes exigent un service éminent que nous pouvons garantir grâce aux processus simplifiés et digitalisés d’hotelkit!
Les résultats
Dans l’hôtellerie, l’activité saisonnière entraîne des défis très particuliers, mais aussi d’opportunités. Concernant l’ analyse des statistiques d’hotelkit, cette circonstance s’est avérée être un grand avantage : de cette façon, les employés travaillant toute l’année peuvent se concentrer sur les analyses pendant la fermeture de l’hôtel. Ils peuvent, par exemple évaluer les statistiques de l’ingénierie et les requêtes clients. hotelkit offre à ses clients des possibilités étendues et déjà implémentées. De cette façon, l’efficacité, les potentiels et les besoins individuels dans les différents départements peuvent être reconnus encore plus clairement.
Les consignes sont l’outil le plus utilisé par l’hôtel de luxe, suivi par les tâches et les requêtes clients. Ainsi, 1.300 consignes ont été documentées au cours de la première saison, ce qui est d’autant plus remarquable si on considère que l’hôtel dispose seulement de 16 chambres. La somme correspond en moyenne à 150 consignes par mois, respectivement environ cinq consignes par jour, chacune d’ entre elles est transmise par la réception. Cette transmission a été complétée par environ 200 actus créées constamment.
En outre, 800 tâches avec de différentes répétitions sont déjà intégrées dans hotelkit et soutiennent l’équipe entière dans son travail. Cela équivaut à 90 tâches par mois. Il s’agit, par exemple de tâches quotidiennes, comme le nettoyage de la piscine ou de tâches hebdomadaires, comme polir les verres. En tout il y a 26 listes de vérification qui complètent les listes de travail.
Au total, 448 requêtes clients ont été enregistrées à ce jour, cela correspond à environ 2 par jour. Les réparations ont également été régulièrement documentées dans hotelkit. Dans l’ensemble, environ 300 réparations ont été effectuées jusqu’ à aujourd’hui.
Les propositions d’idées à travers lesquelles les employés de Filario ont fait preuve de leur créativité, par exemple en discutant des nouveaux menus pour le restaurant, sont également appréciées. Dans le manuel, les employés peuvent consulter les articles spécifiques à tout moment, actuellement 57 articles sont disponibles et d’autres sont ajoutés peu à peu.
On peut également bénéficier de l’activité saisonnière car c’est particulièrement en mi-saison que ; les employés travaillant toute l’année s’occupent de la préparation de nouveaux articles spécifiques.
