Storie di successo

Comunicazione & innovazione in tutte le sedi

Con hotelkit, i Living Hotels del Gruppo Derag hanno trovato lo strumento perfetto per la comunicazione e la promozione di nuove idee tra tutti gli hotel.

Le sfide dell’hotel

I Living Hotels comprendono 17 hotel in otto città diversa della Germania e dell’Austria. Il target di questi hotel sono clienti che necessitano di un lungo soggiorno e che vogliono vivere e lavorare in tranquilittà quando sono lontani da casa, in un ambiente elegante in cui tutti i bisogni possono essere soddifatti. I Living Hotels offrono sia appartamenti e camere di hotel con tutti i comfort per soggiorni brevi e lunghi – dove ci si sente esattamente come a casa propria.

hotelkit non solo semplifica le routine quiotidiane in ognuno dei nostri hotel, ma ci permette anche di comunicare in maniera efficiente tra le strutture.

Lorenz ter Veen COO

Una delle sfide da affrontare era riuscire a migliorare la comunicazione tra gli hotel cercando di mantenere il carattere individuale di ogni di loro. Un aspetto importante da implementare non era solo un sistema di comunicazione trasparente, ma anche la digitalizzazione e standardizzazione dei processi. Sia i servizi ai clienti che le infrastrutture, ad esempio, dovevano raggiungere uno standard uniforme.

La fase d’implementazione

I Living Hotels sono stati tra i primi clienti di hotelkit e hanno attivamente contribuito allo sviluppo della soluzione multi-property fornendo costantemente dei feedback. La configurazione tecnica è avvenuta nel 2012 ed ha coinvolto 14 hotel fino poi ad espandersi ai 17 Living Hotels esistenti oggi. I dipedenti hanno ricevuto la formazione all’uso della piattaforma nel periodo di prova durato solamente 25 giorni e tutti gli hotel hanno iniziato contemporaneamente ad utilizzare hotelkit.

Importante durante la fase d’implementazione di hotelkit è stata la creazione di diversi livelli gestionali: ogni hotel doveva poter lavorare con il software per rendere i processi lavorativi interni più efficienti. Allo stesso tempo, è stato creato un livello a catena per connettere i diversi hotel gli uni con gli altri, così che il lavoro pottesse essere effettuato da tutte le proprietà.

Usando il livello a catena, ogni dipendente ha accesso al manuale centrale Derag, che viene gestito dalla sede centrale – ogni cambiamento viene autoamticamente sincronizzato nell’hotelkit di ogni singolo hotel. In questo livello i dipendenti possono scambiare idee, dare feedback, porre domande o discutere diverse tematiche gli uni con gli altri. La sede centrale può facilmente distribuire informazioni a specifici gruppi, come i direttori dei singoli hotel, o a tutti i dipendenti. Sono circa 500 i membri dello staff che lavorano con hotelkit.

I risultati finali

L’obiettivo di migliorare la comunicazione interna e di standardizzare i processi lavorativi non solo è stato pienamente raggiunto, ma in molte aree è stato addirittura superato: in aggiunta, hotelkit è diventato un social network molto usato dallo staff.

Solamente nel livello a catena sono stati creati 1.800 articoli, quindi tutti gli hotel hanno già un archivio d’informazioni enorme con un totale di 9.500 articoli. La comunciazione funzioan perfettamente sia internamente che tra i vari Living Hotels e ogni giorno vengono create 65 note e notizie. Ogni mese vengono scritti dallo staff circa 3.260 commenti su un’ampia varietà di temi.

Oggi, hotelkit ha dimostrato di essere uno strumento eccellente d’innovazione: in media, vengono postate 3 nuove idee al mese. Queste idee vengono poi commentate da tutti i membri del personale – ciò viene continuamente fatto da oltre sei anni. Dai sondaggi alle discussioni sul design delle cartoline di Natale e regali per gli ospiti, chiunque voglia partecipare può essere coinvolti nella presa di decisioni.

Le innovazioni sono avanzate ancora più velocemente con l’aiuto di hotelkit, e tutti i membri dello staff possono partecipare alle discussioni.

Hermann Arlt General Manager Living Hotel am Deutschen Museum

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