Storia di successo

hotelkit prende il posto del legacy software all’InterContinental Vienna

Il management team di questo hotel di lusso di Vienna non era soddisfatto con il legacy software che utilizzavano. Quindi, hanno deciso di implementare una soluzione semplice & intuitiva, hotelkit. Adesso tutto funziona in maniera efficiente e tutti i problemi sono stati risolti grazie alla nuova piattaforma.

Le sfide dell’hotel

L’InterContinental Vienna è un luxury city hotel e fa parte del prestigioso InterContinental Hotel Group. L’hotel ha 458 camere ed offre una vasta gamma di servizi agli ospiti che soggiornano per piacere o per business e ai partecipanti alle conferenze. Con la sua posizione centrale il servizio eccellente e le diverse opzioni di ristorazione, l’hotel riesce a soddisfare le richieste dei suoi esigenti ospiti.

Ecco perchè è ancora più importante che tutti i processi vengano eseguiti con particolare attenzione al dettaglio. Un hotel di lusso di queste dimensioni deve riuscire a gestire, oltre a tutto il resto, infiniti ordini di riparazione e richieste degli ospiti. Con il legacy software che l’hote utilizzava originariamente, non era possibile trovare una soluzione a tutte queste sfide. hotelkit è considerato un software per la gestione delle operazioni alberghiere all’avanguardia ed ha sostituito il sistema esistente con gran successo – tutti i dipendenti hanno a lavroare con hotelkit con grande entusiasmo fin da subito. Grazie all’eccellente supporto fornito dal team di hotelkit, il cambio è avvenuto senza alcun problema.

La fase d’implementazione

L’InterContinental Vienna è cliente di hotelkit da metà settembre 2018. Per via delle particolari circostanze, non c’è mai stato un vero e proprio periodo di prova. Invece, è cominciata subito la fase d’implementazione in cui si è svolta la formazione del reparto amministrativo, così da farli familiarizzare con hotelkit. Ciò ha reso possibile utilizzare fin da subito tutti gli strumenti di hotelkit. 900 ordini di riparazione, 767 richeste ospiti e 266 appuntamenti sono stati creati in hotelkit dal primissimo utilizzo in agosto fino al momento in cui l’hotel è diventato ufficialmente un cliente fisso. I risultati mostrano che hotelkit permette di organizzare subito i processi lavorativi in maniera più efficiente.

Con hotelkit abbiamo trovato la soluzione perfetta – grazie alla semplicità del software, siamo riusciti subito ad adattarci al nuovo sistema. Non vogliamo più lavorare senza hotelkit.

Sandra Hösl
Sandra Hösl Director of Rooms InterContinental Vienna

I risultati finali

Dal primissimo utilizzo sono state registrate più di 16.400 attività in hotelkit, che equivalgono ad una media di 2.990 attività al mese o poco meno di 100 attività al giorno. Questo uso intensivo del sistema è davvero impressionante, persino per un hotel di queste dimensioni. I risultati hanno dimostrato al reparto amministrativo che la decisione di utilizzare hotelkit era decisamente quella giusta!

Lo strumento Riparazioni è stato di gran lunga quello più utilizzato. In totale, sono stati creati 6.530 ordini di riparazione, ossia 1.187 ordini al mese o poco meno di 40 al giorno. Il 79% di questi ordini sono stati completati, in media, entro 2 ore dalla loro pubblicazione.

Le riparazioni sono adesso registrate e completate con un’efficienza mai vista prima – siamo grandi fan di hotelkit e apprezziamo il fatto che il sistema sia così semplice da utilizzare.

Wynnie Villanueva Executive Housekeeper InterContinental Vienna

Richeste Ospiti è il secondo strumento più utilizzato. Ogni mese vengono create circa 992 richeste degli ospiti al mese, corrispondenti a circa 33 al giorno. Il 72% di queste richieste vengono eseguite entro un’ora. Anche gli altri strumenti di hotelkit sono molto popolari tra lo staff: ci sono in tutto 15 calendari per i vari reparti e temi in cui per ora sono stati segnati 2.276 appuntamenti. Inoltre, ogni mese vengono scritte 67 note, 30 compiti e numerose check-list, oltre al manuale che funge da archivio d’informazioni.

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