Storia di successo

Uno strumento giovane e interattivo per la comunicazione e la gestione del know-how

Nei 25hours Hotel, il software per le operazioni e la comunicazione di hotelkit è conosciuto con il nome di TIM (twenty five hours information management). Il sistema è così popolare tra i dipendenti che hanno addirittura festeggiato il suo "compleanno" un anno dopo la sua implementazione.

Le sfide dell’hotel

Il 25hours Hotel ha dodici hotel in otto città. Non c’è nulla di tipico nei 25hours Hotel: tutti gli alberghi si adattano alla loro ubicazione. Qualcuno ha un ambiente più classico, qualcuno più colorato, qualcuno più nostalgico e qualcuno più glamour. Non è quindi una sorpresa che gli ospiti con un desiderio per qualcosa di speciale si sentano a casa. Il motto dei 25hours Hotel non poteva essere più azzeccato: “Luogo vero, persone vere.”

Le loro sfide si presentano proprio in questo caso. Ogni singolo hotel incanta i suoi ospiti con la sua personalità ed individualità. Allo stesso tempo, era necessario standardizzare su vasta scala delle procedure concise, così da creare un ambiente caratteristico dei 25hours hotel che potesse essere sempre riconosciuto dagli ospiti. La sede centrale doveva sviluppare nozioni di base e conoscenze essenziali e renderle disponibili a tutte le sedi. Per fare ciò era necessario trovare una piattaforma centrale semplice da usare e che rendesse possibile la comunicazione tra tutte le sedi.

Per citare le parole del direttore generale Michael End: “Siamo un gruppo alberghiero giovane con dipendenti dinamici abituati a collaborare, relazionarsi e a lavorare in mobilità. Proprio per questo motivo eravamo alla ricerca di uno strumento per la comunicazione interna, che ci rendesse ancora più flessibili e che ci aiutasse a promuovere idee innovative per tutti i reparti e per tutti i nostri hotel.”

La fase d’implementazione

Giovani & dinamici – questo è quello che siamo e questo è quello che è anche hotelkit! Sembra fatto apposta per noi.

Michael End Direttore generale

Fin dall’inizio, la fase di prova con hotelkit è stata davvero ben strutturata. Infatti, i clienti non solo capivano intuitivamente di quali funzioni avevano bisogno, ma anche come dovevano usarle. La configurazione tecnica ha avuto luogo a febbraio del 2014, e da allora hotelkit è stato ribatezzato TIM. Per assicurarci che tutti i membri dello staff familiarizzassero subito con la nuova piattaforma, i 25hours Hotel hanno il proprio logo per TIM, affidandogli anche una piccola mascotte.

I 25hours Hotel sono unici nel loro genere anche perchè hanno implementato TIM contemporaneamente in tutti i loro hotel. Inizialmente ciò ha singificato un maggirore sforzo organizzativo, ma l’eccellente preparazione dello staff dei 25hours hotel ha contribuito ad un inizio intenso ma senza problemi. Di grande aiuto è stata anche la decisione di ogni hotel di nominare un responsabile interno per l’implementazione di TIM.

Al centro dell’attenzione, durante la fase di prova, è stata soprattutto la comunicazione, sia interna che tra hotel. Tutte le sedi dei 25hours Hotel si erano poste l’obiettivo a medio termine di creare loro stessi un sistema completo di gestione del know-how all’interno di TIM e quindi accessibile sempre a tutti gli hotel.

I risultati finali

Per i 25hours Hotel, è importante che lo strumento per comunicazione e la gestione delle nozioni abbia un aspetto giovanile ed interessante e che risulti intuitivo per tutti i suoi dipendenti. TIM ha vinto la sfida su tutti i fronti. In appena un anno, sono stati salvati su TIM 700 articoli nel manuale e questo numero è cresciuto fino a diventare 2.900. TIM contiene manuali d’istruzione e processi per ogni hotel, standard aziendali e persino istruzioni illustrate (complete di foto e video) dei processi lavorativi nei vari reparti. Questo crea non solo una rete di collegamento tra i membri dello staff, ma facilita anche l’orientamento dei nuovi dipendenti. Ecco perchè i 25hours Hotel non offre più un orientamento classico ai nuovi membri del personale. Invece, ai nuovi dipendenti vengono semplicemente mostrati i contenuti di TIM, inclusa un’introduzione digitale dei loro futuri colleghi – il modo migliore di ambientarsi velocemente ed iniziare a lavorare in modo indipendente.

Adesso ogni collega riceve tutte le informazioni ed essere più coinvolto. TIM è parte integrante di molti dei nostri processi interni di tutti i giorni.

Maren Woldag Responsabile operativo

In aggiunta, i dipendenti di tutti gli hotel caricano giornalmente le loro annotazioni e rapporti sulla gestione, così che tutti i colleghi siano sempre aggiornati. In questo modo, le barriere geografiche sono quasi inesistenti – e gli scambi tra le varie sedi risultano molto attivi.

No soprende quindi che il promo “compleanno” di TIM sia stato caratterizzato da diversi post di auguri. TIM continua tuttora a crescere, in quanto molti nuovi hotel sono giò stati integrati ed altri sono in programma. Grazie alle strutture esistenti, oggi l’implementazione è molto semplice ed i nuovi colleghi beneficiano subito delle nozioni salvate nel sistema.

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