“Der Prozess vom Eintreffen eines Reparaturauftrags bis zur Behebung des Schadens ist durch das hotelkit Reparaturen Tool wesentlich verkürzt worden.”
Neeraja Anil
Assistant Maintenance Manager,
Radisson Blu Dubai Deira Creek
Neeraja Anil ist Assistant Maintenance Managerin im Radisson Blu Dubai Deira Creek. Als stellvertretende Abteilungsleiterin kümmert sie sich um alle Prozesse rund um die Bewältigung technischer Problemstellungen. Wie Reparaturaufträge im Haus der Radisson Hotelgruppe mit Hilfe des hotelkit Reparaturen Tools kommuniziert, nachverfolgt und abgewickelt werden, hat uns Neeraja Anil im Interview erläutert.
Herausforderung
Kein adäquates Kommunikationssystem
Besonders fordernd war das Fehlen eines adäquaten Kommunikationssystems. Von der Registrierung eines eingehenden Reparaturauftrags über dessen Protokollierung bis hin zur Nachverfolgung des Arbeitsfortschritts waren wir stets mit großen Kommunikationshürden konfrontiert, deren Überwindung mit erheblichem Arbeitsaufwand in Verbindung stand.
Vor der Einführung von hotelkit kommunizierten unsere Haustechniker*innen und auch die verschiedenen Abteilungen ausschließlich telefonisch miteinander. Das bedeutete für die diensthabenden Personen, dass sie neben all ihren Aufgaben auch ein Auge auf das Telefon bewahren mussten. Daraus ergab sich ein Dilemma: Wurden Anrufe verpasst, ging auch oft der Reparaturauftrag verloren. Einzig Anfragen aus der Housekeeping-Abteilung konnten wir über das PMS nachverfolgen.
Lösung
Wie unterstützt hotelkit das Reparaturen-Management?
Digitale Reparaturerfassung beschleunigt den Prozess
Der Prozess vom Eintreffen eines Reparaturauftrags bis zur Behebung des Schadens ist durch das hotelkit Reparaturen Tool wesentlich verkürzt worden. Vormals wurde der Reparaturauftrag eines Gastes aufgenommen, niedergeschrieben und in weiterer Folge telefonisch an die Techniker*innen weitergeleitet. Es dauerte also seine Zeit bis zur eigentlichen Behebung des Schadens. Diese Zeitspanne hat sich durch die rasche Übermittlung von Reparaturaufträgen im hotelkit Reparaturen Tool merklich verringert. Praktisch ist auch, dass die Dauer einer Reparatur in hotelkit nachvollzogen werden kann. Werden Mängel rascher behoben, hat das natürlich zufriedenere Gäste als Folge.
Fotos unterstützen detaillierte Informationsweitergabe
Nun werden Reparaturanfragen digital im hotelkit Reparaturen Tool vermerkt, beispielsweise von einem Mitarbeiter aus dem Housekeeping, dem während der Reinigung ein Mangel auffällt. Unsere Techniker*innen erhalten daraufhin eine Benachrichtigung in hotelkit, die ihnen Aufschluss über Ort, Art und Dringlichkeit des Schadens gibt. Durch das Hochladen von Bildern kann das Problem von den Auftraggeber*innen detailliert dokumentiert werden. Ohne Verzögerung können sich die Techniker*innen weiterfolgend daran machen, den Schaden zu beheben.
Arbeitsfortschritt wird in Echtzeit mitverfolgt
Ich schätze besonders, den Arbeitsfortschritt bei Reparaturen nachvollziehen zu können. Außerdem finde ich es großartig, dass Reparaturaufträge mit zahlreichen Details, etwa Bildern, ausgeschmückt werden können. Durch die Autovervollständigung bleibt einem auch erspart, mühsam Details wie Orte im Hotel, Zimmer, die zuständige Person oder die Art des Schadens in den Reparaturauftrag einzutragen. Stattdessen muss man bloß aus den vordefinierten Möglichkeiten auswählen. Das ist nicht nur zeitsparend, sondern garantiert darüber hinaus, dass unsere Reparaturaufträge immer nach demselben Schema aufgebaut sind. Das erleichtert uns das Leben in der Technikabteilung sehr.
Statistik gibt Aufschluss über Spitzenzeiten, für bessere Planung
Diese Statistik Funktion nutzen wir vor allem dazu, den Überblick über alle noch ausstehenden Reparaturaufträge zu bewahren. Zukünftig möchten wir über diese auch feststellen, wie viele Reparaturaufträge am Tag respektive zu bestimmten Tageszeiten erstellt und erledigt werden. Dadurch können wir herausfinden, wann im Durchschnitt die meisten Reparaturen anfallen und zu den Spitzenzeiten dementsprechend mehr Personal einsetzen.
Automatische Benachrichtigung für Gerätewartung
Auch hier hilft uns hotelkit dabei, alles zur rechten Zeit zu erledigen. Alle unsere Wartungsaufträge sind als Aufgabe in hotelkit eingestellt. Sobald also eine Wartungsarbeit ansteht, etwa die Kontrolle des Kühlsystems, erhalten unsere Techniker*innen eine Benachrichtigung in hotelkit. Waren die Wartungsarbeiten vor der Implementierung von hotelkit auf unzähligen Papierlisten vermerkt, haben wir jetzt alles kompakt auf einen Blick. Durch die sich automatisch wiederholenden Aufgaben ist darüber hinaus garantiert, dass wir die Kontrollen immer zum vorgesehenen Zeitpunkt durchführen. Das hat unsere tägliche Planung spürbar erleichtert.
Smartphone als Teil der Uniform
Alle unsere Techniker*innen sind mit einem Smartphone ausgestattet, auf dem sie die hotelkit App abrufen können. Sobald ein Auftrag eintrifft, erhalten diese eine Benachrichtigung und es ist stets klar, wer sich der Sache annimmt. Für mich als Managerin ist es natürlich praktisch, den Überblick über alle Reparaturvorgänge zu behalten. Dadurch habe ich die Möglichkeit, Kontakt zu den verantwortlichen Techniker*innen aufzunehmen, falls doch einmal ein Auftrag übersehen wird.
