Up2Date mit hotelkit – Summer Edition 2025

1. Erinnerung für Artikelüberprüfungen

Im Hotelalltag ändert sich vieles schnell: neue SOPs, Richtlinien oder Standards. Diese Inhalte im Handbuch manuell zu verfolgen? Keine gute Idee. Mit der neuen Funktion Automatische Erinnerung für Artikelüberprüfungen kannst du ganz einfach festlegen, dass Artikelverantwortliche regelmäßig an die Überprüfung und Aktualisierung erinnert werden. 

• Keine veralteten Artikel mehr 
• Bleib compliant und up to date 
• Alle im Team arbeiten mit dem gleichen Wissensstand  

So funktioniert’s:

Lege fest, wie oft der Artikel überprüft werden soll, und weise eine verantwortliche Person zu. hotelkit kümmert sich um den Rest. Die Prüfer:innen werden automatisch erinnert. Admins sehen auf einen Blick, wann ein Artikel zuletzt überarbeitet wurde – und was geändert wurde. Einfach und stressfrei!

2. Aktive Lesebestätigung 

Von neuen Sicherheitsrichtlinien bis zu HR-Updates: Sicherzustellen, dass wirklich alle Mitarbeitenden wichtige Infos gelesen und verstanden haben, ist nicht leicht – vor allem, wenn du mehrere Standorte hast. Und alles manuell abzuwickeln? Heißt: ausdrucken, einsammeln, nachfassen … Das kostet Zeit, Nerven und Papier. Mit der aktiven Lesebestätigung im Handbuch kannst du genau das digital und einfach abbilden: 

• Empfänger:innen bestätigen mit einem Klick 

• Wichtige Inhalte werden zuverlässig gelesen 

• Kein Papier, keine Unterschriften, keine Nachverfolgung  

So funktioniert’s:

Aktiviere die Lesebestätigung für einen Artikel. Alle ausgewählten Empfänger:innen bekommen eine Benachrichtigung. Mit nur einem Klick können sie die Bestätigung abgeben. hotelkit zeigt dir auf einen Blick, wer schon gelesen hat – ganz ohne Papierkram.

3. Desktop-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen kennst du wahrscheinlich schon vom Smartphone aber was ist, wenn du am Laptop arbeitest? 
Mit den neuen Desktop-Benachrichtigungen bekommst du wichtige Updates jetzt direkt auf deinen Bildschirm. Egal ob eine neue Aufgabe, ein Reparatur-Update oder eine offene Übergabe auf dich wartet – du verpasst nichts mehr, auch wenn du gerade in einem anderen Tab oder Programm arbeitest. 

So funktioniert’s:

Damit Desktop-Benachrichtigungen angezeigt werden, müssen sie an drei Stellen aktiviert werden:

• Browser-Einstellungen – Aktiviere Benachrichtigungen in Chrome, Edge, Firefox oder Safari 

• Geräte-/Systemeinstellungen – Erlaube Benachrichtigungen vom Browser in den Systemeinstellungen deines Rechners 
• Plattform-Einstellungen – Klicke dich durch folgenden Pfad: Profilbild (oben rechts) → Benachrichtigungseinstellungen → Desktop-Benachrichtigungen anzeigen → Ein   

Sobald alle drei Schritte erledigt sind: 
Du arbeitest gerade an der Rezeption, Ding!  eine neue Gästeanfrage kommt rein. 
Ein Pop-up erscheint direkt auf deinem Desktop. Kein Wechsel ins System nötig, kein Neuladen. 

Mehr Infos zur Aktivierung findest du in unserem helpkit.

4. Verbesserte Passwort-Sicherheit

Datensicherheit hat bei uns höchste Priorität. Deshalb haben wir zwei wichtige Änderungen an den Passworteinstellungen vorgenommen: 

• Entfernt: Passwort-Ablaufdatum – keine erzwungenen, regelmäßigen Änderungen mehr 

• Neu: Neue Passwörter müssen mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. @, #, $)  

So funktioniert’s:

Studien zeigen, regelmäßige Passwortwechsel führen oft zu schwachen Passwörtern. Deshalb gibt’s ab sofort kein Passwort-Ablaufdatum mehr. 

Außerdem gilt jetzt: Wenn du ein neues Passwort erstellst oder dein aktuelles änderst, muss es mindestens ein Sonderzeichen enthalten. Bestehende Passwörter bleiben gültig, du musst also nichts tun, solange du dein Passwort nicht änderst. 

5. Neue Statusoptionen für Ideen

Ideen brauchen Zeit und es ist nicht immer klar, in welchem Stadium sie gerade sind. Mit zwei neuen Statusoptionen im Ideen-Tool kannst du den Fortschritt jetzt noch besser nachverfolgen und Entscheidungen transparenter machen. 

Ab sofort stehen dir zwei neue Status zur Verfügung: 

• Wartet auf Freigabe: die Idee ist startklar, braucht aber noch das „Go“ vom Management 
• In Umsetzung: die Idee wurde umgesetzt, wird aber auf Basis von Feedback weiter verbessert 

So funktioniert’s:

Du schlägst vor, personalisierte Begrüßungsdrinks anzubieten. Das Team findet die Idee super – aber der GM muss sie noch absegnen? Markiere sie als „Wartet auf Freigabe“.

Oder: Du nutzt seit ein paar Wochen eine digitale Housekeeping-Checkliste. Nach dem ersten Feedback passt du Schritte und Struktur an. Zeit, den Status auf „In Überarbeitung“ zu setzen. 
Alle neuen Funktionen findest du im Update-Bereich in hotelkit  

hotelkit in 3 Minuten erklärt

Du willst wissen, was hotelkit alles kann? Oder du brauchst ein kurzes Intro für Kolleg:innen, Partner:innen oder neue Teammitglieder? In unserem neuen 3-Minuten-Video zeigen wir dir, wie hotelkit Hotelabläufe vereinfacht, Teams verbindet und den Arbeitsalltag effizienter macht. 

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Wir waren viel unterwegs!

In den letzten Monaten war unser Sales-Team auf über 14 Branchenevents vertreten, von Deutschland bis Singapur, den USA bis in die Alpen. Und so geht es für uns weiter:

• Housekeeping Convention, Düsseldorf | 28.–29. August 
• #HSMAday 2025, Köln | 15.–16. September 
• SmartTravel Roadshow, Málaga | 24. September 

Lernen mit Wirkung

Unsere Webinare helfen dir, das Beste aus hotelkit rauszuholen. Egal ob du neu dabei bist, Abläufe optimieren willst oder tiefere Insights brauchst. 

• Basic-Trainings für Einsteiger:innen 

• Abteilungsspezifische Sessions
• Expert:innen-Webinare mit Best Practices 
   

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