“Die ersten fünf Minuten einer Schicht sind in unserem Betrieb dafür reserviert, sich über hotelkit auf den Stand der Dinge zu bringen. Das persönliche Gespräch bleibt hierbei aber nicht auf der Strecke.”
Dominik Reischl
Junior Chef
Reischlhof
Während seines zweijährigen Aufenthalts in Österreich konnte Dominik Reischl einen reichen Erfahrungsschatz im Hotelgewerbe sammeln. Zurückgekehrt im familieneigenen 4,5 Sterne Wellnesshotel im Bayerischen Wald, wollte der Junior Chef vor allem eines nicht mehr hinnehmen: Dysfunktionale Kommunikation und die damit einhergehenden Fehlerquellen. Papier musste weg, hotelkit her. Mehr hierzu im Interview.
Herausforderung
Stockender Informationsfluss
Bevor effiziente digitale Kommunikation in unserem Betrieb den Arbeitsalltag eroberte, herrschte dort das, was man auf gut Bayrisch eine „Zettelwirtschaft“ nennt. Das Resultat dieses nicht funktionierenden Informationsflusses war eine hohe Fehleranfälligkeit in unseren alltäglichen Routinen. Oftmals tauchten Fragen auf, etwa ob eine Reparatur erledigt worden ist oder wer sich dieser Sache angenommen hat. Zudem konnte es vorkommen, dass auf Papier festgehaltene Information einfach verschwand, etwa in Schubladen. Bis vor wenigen Jahren, als unser Betrieb noch wesentlich kleiner war, konnten wir die Qualität trotzdem in einem zufriedenstellenden Maß aufrechterhalten. Waren wir damals noch auf „Urlaub am Bauernhof“ spezialisiert, ist es nun das gehobene Segment, in dem wir operieren. Dieser Fehleranfälligkeit wollten wir deshalb ein für alle Mal ein Ende setzen.
Lösung
Mehrwert durch digitale Kommunikation
Klar war für uns, dass wir eine intuitiv anwendbare Software brauchen, hinter der das ganze Team steht. Es hat wenig Sinn, einem großen Team von 145 Mitarbeiter*innen ein Tool aufzudrängen. Es soll ja nicht das Ziel sein, jemanden zu frustrieren, sondern ein Mehrwert für alle kreiert werden. Bei hotelkit wusste ich bereits, was uns erwartet, da ich während meines zweijährigen Aufenthalts in Österreich schon mit der Software gearbeitet hatte. Die Entscheidung für hotelkit zur Ermöglichung digitaler Kommunikation in unserem Betrieb war für mich daher nur naheliegend.
“Es hat wenig Sinn, einem großen Team von 145 Mitarbeiter:innen ein Tool aufzudrängen. Es soll ja nicht das Ziel sein, jemanden zu frustrieren. Aus diesem Grund fiel unsere Entscheidung auf hotelkit”
Dominik Reischl
Junior Chef
Reischlhof
Resultat
Man findet alles Wichtige in hotelkit
Gewandelt hat sich vor allem unsere Art zu kommunizieren. So können unsere Mitarbeiter:innen nun alle wichtigen Informationen, die sie für ihren Dienst benötigen, in hotelkit finden und rasch mit ihren Kolleg*innen Kontakt aufnehmen. Die ersten fünf Minuten einer Schicht sind in unserem Betrieb auch stets dafür reserviert, sich über hotelkit auf den Stand der Dinge zu bringen. Das persönliche Gespräch bleibt hierbei aber nicht auf der Strecke, ganz und gar nicht. Durch hotelkit habe ich nun mehr Zeitressourcen zur Verfügung, um meine Mitarbeiter:innen für einen Plausch aufzusuchen.
Best Practice vom Reischlhof
Aufgaben mit Checklisten, ganz ohne Papier
Checklisten nutzen wir besonders an der Rezeption und im Servicebereich, wiederholende Aufgaben überall dort, wo alltägliche Routinen anfallen. Für unsere Mitarbeiter:innen sind Checklisten ein hervorragender Leitfaden, um die anfallenden ToDos strukturiert abzuarbeiten. Ich als Führungskraft wiederum habe die Transparenz, die mir garantiert, dass auch wirklich alles den Vorgaben entsprechend gemacht wurde. Wir sehen, dass mit der Etablierung digitaler Checklisten ein verändertes Verantwortungsgefühl Einzug gehalten hat. Das Pendant aus Papier wurde in der Vergangenheit nicht selten blind abgehakt, ganz nach dem Motto: Dieses Prozedere ist mir ohnehin bekannt, das muss ich mir nicht noch einmal anschauen. Die Notwendigkeit, aktiv ein Häkchen in der digitalen Checkliste zu setzen, steht offensichtlich in Zusammenhang mit einem bewussteren Erledigen der Aufgabe. Dies wiederum hat zur Folge, dass dort, wo digitale Checklisten in unserem Betrieb eingesetzt werden, kaum noch Fehler geschehen
“Für unsere Mitarbeiter:innen sind Checklisten ein hervorragender Leitfaden, um die anfallenden To-dos strukturiert abzuarbeiten. Ich als Führungskraft wiederum habe die Transparenz, die mir garantiert, dass auch wirklich alles den Vorgaben entsprechend gemacht wurde.”
Dominik Reischl
Junior Chef
Reischlhof
Reparaturen nach Priorität geordnet
Früher war es nicht selten, dass unsere Haustechniker bei Dienstantritt um 7 Uhr mit einem Berg an Zetteln konfrontiert waren. In weiterer Folge galt es erst herauszufinden, was dringend erledigt werden muss und wo man sich mehr Zeit nehmen konnte. Nun finden unsere Mitarbeiter*innen in hotelkit bereits einen vorgefertigten Plan für den Tag vor, da durch die Möglichkeit der Priorisierung von Aufträgen immer klar ist, was Vorrang hat.
Unternehmensnachrichten, ohne schwarzes Brett
News waren für uns nicht nur in der Corona-Zeit ein praktischer Weg, alle Mitarbeiter*innen rasch über Neuigkeiten in Kenntnis zu setzen. Wir nutzen dieses Tool als unsere interne Nachrichtenplattform, auf der wir besondere Ereignisse in unserem Betrieb hervorheben. Das kann etwa ein Bericht über eine Laufveranstaltung sein, an der wir teilgenommen haben, ein Verweis auf eine Erwähnung unseres Hotels in der Zeitung oder eine besonders charmante Bewertung eines Gastes.
Fazit
Was ich an hotelkit besonders schätze, ist die Möglichkeit, die digitale Kommunikation dazu zu nutzen, mit dem ganzen Team rasch Kontakt aufzunehmen. Persönlich bin ich auch ein großer Liebhaber der Merken-Funktion, die garantiert, dass ich nichts vergesse. Die erfreulichste Auswirkung, die die Implementierung jedoch nach sich zog, ist sicherlich die markante Verringerung von Fehlerquellen in unserem Unternehmen.
Es ist wichtig, keine Angst vor der Digitalisierung des Betriebs zu haben. Selbst, wenn sich diese zu Beginn ungewohnt anfühlt. Bereits nach kurzer Zeit stellen sich erste Erfolge ein und wird der Mehrwert des Systems für den Arbeitsalltag spürbar. Die Skepsis mancher Mitarbeiter*innen wird sich spätestens dann in Luft auflösen.
